購買設備管理辦法總則目的為加強公司購買設備的管理，規(guī)范設備采購行為，確保所購設備符合公司生產經營需要，提高設備使用效益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內所有設備的購買活動，包括生產設備、辦公設備、研發(fā)設備等各類設備的采購。基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產、經營、研發(fā)等實際需求，合理確定設備采購計劃，避免盲目采購。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性能穩(wěn)定、技術先進的設備，確保設備能夠滿足公司業(yè)務要求。3.性價比最優(yōu)原則：在保證設備質量和性能的前提下，綜合考慮價格、售后服務等因素，力求采購到性價比最優(yōu)的設備。4.合規(guī)合法原則：設備采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。職責分工需求部門1.根據(jù)本部門業(yè)務需求，提出設備采購申請，詳細說明設備的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術參數(shù)、用途等要求。2.參與設備采購的技術談判、評標等工作，提供技術支持和意見。3.負責設備到貨后的驗收、安裝調試、培訓等工作，并及時反饋設備使用過程中出現(xiàn)的問題。采購部門1.負責制定設備采購計劃，根據(jù)需求部門的申請，結合公司庫存情況和資金狀況，合理安排采購時間和采購數(shù)量。2.組織實施設備采購工作，包括供應商選擇、采購合同簽訂、采購款項支付等。3.協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如與供應商的溝通協(xié)調、合同執(zhí)行過程中的糾紛處理等。財務部門1.負責審核設備采購預算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、結算方式等進行把關。3.負責辦理設備采購款項的支付手續(xù)，對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和管理。審計部門1.對設備采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否合規(guī)、合法，采購資金的使用是否合理。2.參與重大設備采購項目的開標、評標等活動，確保采購過程的公正性和透明度。技術部門1.為設備采購提供技術支持，協(xié)助需求部門制定設備技術要求和技術參數(shù)。2.對采購設備的技術性能進行評估和審核，確保設備符合公司技術發(fā)展需求。3.參與設備到貨后的驗收工作，對設備的技術指標進行測試和驗證。設備采購流程采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，填寫《設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購理由、預計使用時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至采購部門。2.采購部門收到《設備采購申請表》后，對申請內容進行初步審核，審核通過后提交至財務部門審核預算。預算審核1.財務部門根據(jù)公司預算管理制度，對設備采購預算進行審核。如預算金額超出公司預算范圍，需經公司相關領導審批后調整預算。2.財務部門審核通過后，將預算審核結果反饋至采購部門。采購計劃制定1.采購部門根據(jù)需求部門的申請和財務部門的預算審核結果，結合公司庫存情況和資金狀況，制定設備采購計劃。采購計劃應明確設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購責任人等信息。2.采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司主管領導審批。供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商數(shù)據(jù)庫等。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業(yè)績情況、售后服務能力等。3.組織相關部門對符合資格要求的供應商進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、技術研發(fā)能力、售后服務水平等情況。4.根據(jù)考察結果，綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇不少于三家的供應商作為候選供應商。5.采購部門向候選供應商發(fā)出《詢價通知書》，要求其提供設備的報價單、技術方案、售后服務承諾等資料。6.采購部門對候選供應商的報價和資料進行整理和分析，組織相關部門進行商務談判和技術談判，確定最終的供應商。采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂《設備采購合同》，合同應明確設備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.《設備采購合同》經采購部門負責人審核后，報公司主管領導審批。審批通過后，由采購部門負責與供應商簽訂合同。采購款項支付1.設備到貨驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定，填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、驗收報告等相關資料，提交至財務部門審核。2.財務部門對《付款申請單》及相關資料進行審核，審核通過后報公司主管領導審批。3.公司主管領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項。設備驗收1.設備到貨前，采購部門應通知需求部門、技術部門等相關人員做好驗收準備工作。2.設備到貨后，由需求部門組織技術部門、采購部門等相關人員按照合同要求和驗收標準進行驗收。驗收內容包括設備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、技術性能、隨機附件等。3.驗收合格后，驗收人員在《設備驗收報告》上簽字確認。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或更換設備。如供應商未能按時解決問題，采購部門有權按照合同約定扣除相應款項或追究其違約責任。設備采購風險管理市場風險1.密切關注設備市場動態(tài)，及時了解設備價格波動情況，合理安排采購時間，避免因市場價格上漲導致采購成本增加。2.與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更有利的采購價格和條款。質量風險1.在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對設備質量的檢驗和驗收工作，確保所購設備符合質量要求。2.要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾，對設備質量問題及時進行處理。供應商風險1.加強對供應商的資格審查和管理，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商具備良好的信譽和履約能力。2.建立供應商備份機制，避免因單一供應商出現(xiàn)問題而影響公司設備采購和生產經營。合同風險1.采購合同應明確雙方的權利和義務，條款清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。2.在簽訂合同前，應組織相關部門對合同進行審核，確保合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.審計部門定期對設備采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否合規(guī)、合法，采購資金的使用是否合理。2.公司內部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對設備采購過程中違規(guī)行為的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵?？己嗽u價1.建立設備采購考核評價機制，對采購部門、需求部門等相關部門在設備采購過程中的工作表現(xiàn)進行考核評價。2.考核評價指標包括采購計劃完成率、設備質量合格率、采購成本控制情況、合同執(zhí)行情況、售后服務滿意