購買設(shè)施管理辦法一、總則（一）目的為加強公司購買設(shè)施的管理，規(guī)范購買行為，確保所購設(shè)施符合公司需求，保障設(shè)施的質(zhì)量和使用安全，提高資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門購買各類設(shè)施的活動，包括但不限于辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、運輸工具、信息化設(shè)備等。（三）基本原則1.合法性原則：購買設(shè)施的行為必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保交易活動合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求，科學(xué)合理地確定設(shè)施的種類、規(guī)格和數(shù)量，避免盲目采購。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務(wù)良好的設(shè)施，確保設(shè)施能夠滿足公司長期使用要求。4.效益原則：在滿足公司需求的前提下，充分考慮設(shè)施的性價比，優(yōu)化采購成本，提高資金使用效益。5.公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、詢價、談判、合同簽訂等。2.收集市場信息，了解設(shè)施的價格、質(zhì)量、性能等情況，為公司采購決策提供參考。3.協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的關(guān)系，處理采購過程中的相關(guān)問題，確保采購任務(wù)順利完成。（二）使用部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出設(shè)施購買申請，明確設(shè)施的規(guī)格、型號、數(shù)量等具體要求。2.參與采購過程中的技術(shù)談判和驗收工作，對設(shè)施的技術(shù)性能和適用性進行評估。3.負責設(shè)施的日常使用和維護管理，及時反饋設(shè)施使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）財務(wù)部門1.負責審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購款項的支付，確保資金支付的合規(guī)性。3.對采購成本進行核算和分析，為公司采購決策提供財務(wù)支持。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.對采購項目的經(jīng)濟效益進行評價，提出審計意見和建議，促進公司采購管理水平的提高。（五）其他部門根據(jù)各自職責，配合采購部門、使用部門做好設(shè)施購買的相關(guān)工作，如協(xié)助進行市場調(diào)研、提供技術(shù)支持等。三、購買流程（一）需求申請1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《設(shè)施購買申請表》，詳細說明設(shè)施的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對申請內(nèi)容的真實性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算審批1.財務(wù)部門收到《設(shè)施購買申請表》后，對申請項目進行預(yù)算審核，評估其是否在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)或符合預(yù)算調(diào)整規(guī)定。2.對于超出預(yù)算的申請項目，財務(wù)部門應(yīng)提出調(diào)整預(yù)算的建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準調(diào)整預(yù)算后，方可進入下一流程。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)批準的《設(shè)施購買申請表》，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購責任人等。2.采購部門按照采購計劃開展采購活動，選擇合適的供應(yīng)商。對于公開招標采購方式，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的招標程序進行操作；對于邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等其他采購方式，也應(yīng)嚴格遵循相應(yīng)的程序和要求。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行充分溝通，獲取詳細的產(chǎn)品信息和報價，進行比較和篩選，確定最終供應(yīng)商。4.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)施規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門、審計部門進行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、公平合理。（四）到貨驗收1.設(shè)施到貨前，采購部門應(yīng)及時通知使用部門做好驗收準備工作。2.使用部門組織相關(guān)人員組成驗收小組，按照采購合同和相關(guān)標準對設(shè)施進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)施的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。3.對于大型、復(fù)雜或關(guān)鍵設(shè)施，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收工作。驗收過程中，應(yīng)做好記錄，形成驗收報告。4.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，驗收小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。如供應(yīng)商未能按時解決問題，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如扣除貨款、追究違約責任等。（五）付款結(jié)算1.驗收合格后，使用部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫《設(shè)施驗收合格單》，并提交采購部門。2.采購部門根據(jù)《設(shè)施驗收合格單》和采購合同，辦理付款申請手續(xù)，提交財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門對付款申請進行審核，核對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款金額準確無誤、支付方式合規(guī)。審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的設(shè)施采購項目。2.招標程序：采購部門發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標。對報名供應(yīng)商進行資格審查，確定合格投標人名單。向合格投標人發(fā)售招標文件，組織開標、評標、定標等活動。發(fā)布中標公告，與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的設(shè)施采購項目；或采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.邀請程序：采購部門根據(jù)項目特點和供應(yīng)商信息，選擇若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標邀請書。組織被邀請供應(yīng)商進行投標，按照公開招標的程序進行開標、評標、定標。確定中標供應(yīng)商，簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的設(shè)施采購項目。2.談判程序：采購部門成立談判小組，制定談判文件。發(fā)布談判公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。與供應(yīng)商進行談判，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件和技術(shù)方案。談判小組對供應(yīng)商的報價和技術(shù)方案進行評審，與供應(yīng)商進行多輪談判，確定成交供應(yīng)商。簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的設(shè)施采購項目。2.采購程序：采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)。提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后實施單一來源采購。與唯一供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格、交貨時間等條款，簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、售后服務(wù)能力等方面。2.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。3.對供應(yīng)商信息進行審核和評估，選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商作為合作對象。對于新供應(yīng)商，應(yīng)進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和管理水平。（二）供應(yīng)商評價1.建立供應(yīng)商評價體系，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面進行評價。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。2.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會；對于不合格供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。3.采購部門應(yīng)定期向供應(yīng)商反饋評價結(jié)果，要求供應(yīng)商針對存在的問題進行改進，不斷提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和合作水平。（三）供應(yīng)商合作與溝通1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2.加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于重大采購項目，可建立供應(yīng)商項目小組，加強雙方的協(xié)作與配合。3.鼓勵供應(yīng)商參與公司的采購管理工作，聽取供應(yīng)商的意見和建議，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略，提高采購工作的效率和質(zhì)量。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對公司購買設(shè)施的活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.財務(wù)部門對采購款項的支付進行審核和監(jiān)督，確保資金支付的準確性和合規(guī)性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對于舉報內(nèi)容，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，嚴肅處理違規(guī)人員。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部