采購贈品管理辦法總則目的為加強公司采購贈品的管理，規(guī)范采購贈品的獲取、使用、處置等行為，提高贈品的使用效率，維護公司的合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司的實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在采購活動中獲得的各類贈品的管理。定義本辦法所稱采購贈品，是指公司在采購商品或服務過程中，供應商根據(jù)采購合同或協(xié)議額外提供的物品、服務或其他利益。贈品的形式包括但不限于實物商品、代金券、優(yōu)惠券、免費服務、積分等。管理原則1.合法合規(guī)原則：采購贈品的獲取、使用和處置必須符合國家法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定。2.統(tǒng)一管理原則：采購贈品實行統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理。3.效益最大化原則：充分發(fā)揮采購贈品的使用價值，提高公司的經(jīng)濟效益和社會效益。4.公開透明原則：采購贈品的管理過程應公開透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。管理職責采購部門1.在采購活動中，負責與供應商明確贈品的相關事宜，包括贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間和方式等，并將贈品信息準確記錄在采購合同或協(xié)議中。2.及時將采購贈品的相關信息傳遞給贈品管理部門，并協(xié)助贈品管理部門做好贈品的接收和驗收工作。3.對供應商提供贈品的質(zhì)量和交付情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保贈品符合合同約定。贈品管理部門1.負責制定和完善采購贈品的管理制度和流程，并組織實施。2.對采購贈品進行統(tǒng)一登記、分類、保管和發(fā)放，建立贈品管理臺賬，確保贈品的數(shù)量、質(zhì)量和流向清晰可查。3.定期對采購贈品進行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理贈品管理中存在的問題。4.負責協(xié)調(diào)各部門之間的贈品使用需求，合理調(diào)配贈品資源，提高贈品的使用效率。5.對采購贈品的處置進行審核和監(jiān)督，確保贈品的處置符合公司的規(guī)定和要求。使用部門1.根據(jù)工作需要，向贈品管理部門提出贈品使用申請，并說明使用目的、數(shù)量和時間等。2.按照公司的規(guī)定和要求使用采購贈品，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借或變賣贈品。3.對使用的采購贈品進行妥善保管，確保贈品的安全和完好。4.及時向贈品管理部門反饋贈品的使用情況和存在的問題。財務部門1.負責對采購贈品的價值進行評估和核算，并按照公司的財務制度進行賬務處理。2.對采購贈品的采購成本和使用效益進行分析和評價，為公司的決策提供參考依據(jù)。3.監(jiān)督采購贈品的資金使用情況，確保贈品的采購和使用符合公司的財務規(guī)定。采購贈品的獲取采購合同約定在采購合同或協(xié)議中，采購部門應明確要求供應商提供贈品的相關條款，包括贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間和方式等。贈品的價值應合理、公平，不得低于市場同類產(chǎn)品或服務的價格。供應商主動提供如供應商主動提出提供贈品，采購部門應及時與供應商溝通，了解贈品的相關情況，并將贈品信息反饋給贈品管理部門。在確認贈品符合公司的要求和規(guī)定后，采購部門應與供應商簽訂補充協(xié)議，明確贈品的相關事宜。贈品驗收采購贈品到貨后，采購部門和贈品管理部門應共同組織驗收。驗收內(nèi)容包括贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與合同約定一致。如發(fā)現(xiàn)贈品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決。采購贈品的登記與保管登記贈品管理部門在收到采購贈品后，應及時進行登記，登記內(nèi)容包括贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價值、來源、接收時間等。同時，應建立贈品管理臺賬，對贈品的出入庫情況進行詳細記錄。分類保管采購贈品應根據(jù)其性質(zhì)、用途和價值等進行分類保管。對于易損壞、易變質(zhì)的贈品，應采取特殊的保管措施，確保贈品的質(zhì)量和安全。定期盤點贈品管理部門應定期對采購贈品進行盤點，盤點周期一般為每季度一次。盤點結(jié)果應與贈品管理臺賬進行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行處理。采購贈品的使用使用申請使用部門需要使用采購贈品時，應提前向贈品管理部門提出使用申請。申請內(nèi)容包括使用目的、數(shù)量、時間等，并說明使用贈品的合理性和必要性。審批流程贈品管理部門收到使用申請后，應根據(jù)公司的規(guī)定和實際情況進行審核。對于符合要求的申請，應及時批準；對于不符合要求的申請，應說明理由并退回申請。使用監(jiān)督使用部門在使用采購贈品時，應嚴格按照公司的規(guī)定和要求進行操作。贈品管理部門應定期對贈品的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保贈品的使用符合規(guī)定。采購贈品的處置處置方式采購贈品的處置方式包括但不限于以下幾種：1.發(fā)放給員工：作為員工福利或獎勵發(fā)放給員工。2.對外捐贈：將贈品捐贈給慈善機構(gòu)或其他社會公益組織。3.變賣：對于閑置或過期的贈品，可以進行變賣處理。4.報廢：對于無法使用或已損壞的贈品，應進行報廢處理。處置審批采購贈品的處置應按照公司的規(guī)定和程序進行審批。處置申請應包括處置方式、處置原因、處置數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)相關部門和領導批準后方可實施。處置收入管理對于變賣采購贈品取得的收入，應按照公司的財務制度進行管理，及時入賬并上繳公司財務部門。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對采購贈品的管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括贈品的獲取、登記、保管、使用和處置等環(huán)節(jié)。審計結(jié)果應及時反饋給公司管理層，并提出改進建議。外部監(jiān)督公司應接受外部審計、稅務等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供有關資料和信息