酒店物品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店物品管理，保障酒店運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，提高物品使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店內(nèi)所有部門及各類物品，包括但不限于客房用品、餐飲器具、辦公用品、工程物資等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：酒店設(shè)立專門的物品管理部門，對(duì)各類物品進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放和核算。2.合理配置原則：根據(jù)酒店各部門的實(shí)際需求，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)和閑置。3.成本控制原則：在保證物品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本、庫(kù)存成本和使用成本。4.責(zé)任追究原則：明確各部門及人員在物品管理中的職責(zé)，對(duì)因管理不善造成的損失進(jìn)行責(zé)任追究。二、管理職責(zé)（一）物品管理部門職責(zé)1.制定和完善酒店物品管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)酒店各類物品的采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行。3.建立物品庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)掌握物品庫(kù)存動(dòng)態(tài)，進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)和核算。4.組織物品的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放工作，確保物品質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。5.定期對(duì)酒店物品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出優(yōu)化建議，降低物品損耗。6.協(xié)調(diào)各部門之間的物品調(diào)配，提高物品使用效率。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)本部門實(shí)際需求，提前向物品管理部門提交物品申購(gòu)計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物品的驗(yàn)收、保管和使用，合理使用物品，避免浪費(fèi)和損壞。3.定期對(duì)本部門物品使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)反饋物品短缺、損壞等情況。4.配合物品管理部門做好物品清查、盤點(diǎn)等工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核物品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，監(jiān)督物品采購(gòu)資金的使用。2.參與物品采購(gòu)合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.定期對(duì)酒店物品成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)酒店物品采購(gòu)、庫(kù)存管理、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫(kù)存情況，每月[具體時(shí)間]前向物品管理部門提交次月物品申購(gòu)計(jì)劃。申購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等。2.物品管理部門收到申購(gòu)計(jì)劃后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫(kù)存狀況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品清單、采購(gòu)時(shí)間安排、預(yù)算金額等。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明緊急原因和預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)物品管理部門審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.物品管理部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。2.采購(gòu)人員應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于新供應(yīng)商，需進(jìn)行實(shí)地考察和資質(zhì)審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可納入合格供應(yīng)商名錄。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對(duì)于延遲交貨或質(zhì)量不符合要求的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知物品管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存分類1.酒店物品庫(kù)存分為原材料庫(kù)存、低值易耗品庫(kù)存、固定資產(chǎn)庫(kù)存等。2.原材料庫(kù)存主要包括食品、飲料、洗滌用品、辦公用品等日常經(jīng)營(yíng)所需的物品。3.低值易耗品庫(kù)存指價(jià)值較低、使用期限較短的物品，如客房一次性用品、清潔工具、餐具等。4.固定資產(chǎn)庫(kù)存指單位價(jià)值較高、使用期限較長(zhǎng)的資產(chǎn)，如家具、設(shè)備、電器等。（二）庫(kù)存存儲(chǔ)1.設(shè)立專門的倉(cāng)庫(kù)用于物品存儲(chǔ)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.按照物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。3.對(duì)貴重物品、易燃易爆物品等應(yīng)實(shí)行專人專庫(kù)管理，嚴(yán)格遵守相關(guān)安全規(guī)定。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.物品管理部門應(yīng)定期組織庫(kù)存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體時(shí)間]。盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、范圍、時(shí)間等。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)查明原因，填寫《庫(kù)存盤點(diǎn)表》，并提出處理意見(jiàn)。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，物品管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)酒店管理層。對(duì)于盤虧的物品，應(yīng)根據(jù)責(zé)任追究原則，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）庫(kù)存控制1.物品管理部門應(yīng)根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定合理的庫(kù)存限額。對(duì)于超出庫(kù)存限額的物品，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，減少庫(kù)存積壓。2.定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行清理，對(duì)于長(zhǎng)期積壓、損壞、過(guò)期等物品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如報(bào)廢、折價(jià)銷售等。3.建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于最低庫(kù)存限額時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息，提醒物品管理部門及時(shí)采購(gòu)。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交物品管理部門。2.物品管理部門審核《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，按照庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫《物品發(fā)放登記表》，記錄領(lǐng)用部門、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。3.對(duì)于貴重物品、限量物品等，應(yīng)實(shí)行審批制度，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放。（二）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)使用部門的實(shí)際需求進(jìn)行發(fā)放，不得超量領(lǐng)用。2.先進(jìn)先出原則：按照物品入庫(kù)時(shí)間先后順序進(jìn)行發(fā)放，避免物品積壓過(guò)期。3.以舊換新原則：對(duì)于部分可回收利用的物品，如餐具、布草等，實(shí)行以舊換新制度，減少浪費(fèi)。六、使用管理（一）使用培訓(xùn)1.物品管理部門應(yīng)定期組織對(duì)使用部門人員進(jìn)行物品使用培訓(xùn)，使其熟悉物品的性能、特點(diǎn)、使用方法和注意事項(xiàng)。2.對(duì)于新入職員工或新使用的物品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，確保其正確使用物品。（二）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門物品使用情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.物品管理部門應(yīng)不定期對(duì)酒店各部門物品使用情況進(jìn)行抽查，對(duì)于浪費(fèi)、損壞物品等行為進(jìn)行制止和糾正，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）損壞賠償1.因個(gè)人原因造成物品損壞的，由責(zé)任人按照物品的原價(jià)或折舊后的價(jià)格進(jìn)行賠償。2.對(duì)于正常使用過(guò)程中發(fā)生的物品自然損耗，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《物品損耗申請(qǐng)表》，經(jīng)物品管理部門審核后進(jìn)行處理。七、核算與分析（一）成本核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全酒店物品成本核算制度，對(duì)物品采購(gòu)成本、庫(kù)存成本、使用成本等進(jìn)行詳細(xì)核算。2.采購(gòu)成本包括購(gòu)買物品的價(jià)款、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。庫(kù)存成本包括庫(kù)存占用資金的利息、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、損耗等。使用成本包括物品在使用過(guò)程中的消耗、維修費(fèi)用等。（二）數(shù)據(jù)分析1.物品管理部門應(yīng)定期對(duì)酒店物品管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購(gòu)數(shù)量、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、使用頻率、成本費(fèi)用等指標(biāo)。2.通過(guò)數(shù)據(jù)分析，找出物品管理中存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，如采購(gòu)價(jià)格偏高、庫(kù)存積壓、浪費(fèi)嚴(yán)重等，并提出針對(duì)性的改進(jìn)措施。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物品成本核算和數(shù)據(jù)分析結(jié)果，為酒店管理層提供決策支持，優(yōu)化物品管理策略，降低運(yùn)營(yíng)成本。八、信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立酒店物品管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物品采購(gòu)、庫(kù)存、發(fā)放、核算等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物品管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備采購(gòu)訂單管理、庫(kù)存管理、領(lǐng)用申請(qǐng)審批、報(bào)表生成等功能，提高管理效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)物品管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入和更新。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)于