運(yùn)城檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)運(yùn)城地區(qū)各類檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，更好地服務(wù)于地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于運(yùn)城地區(qū)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各類檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。（四）管理職責(zé)1.檔案行政管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)本地區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和行政執(zhí)法檢查。制定檔案管理的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。2.各單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。建立健全檔案管理制度，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集本單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括收文、發(fā)文、會議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表等。2.科技檔案涵蓋科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案等?？蒲许?xiàng)目檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究實(shí)驗(yàn)、成果鑒定等過程中形成的文件材料；產(chǎn)品檔案包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料；基建檔案包括工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件。3.人事檔案收集員工的履歷、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇、職務(wù)任免等方面的材料。4.會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料。5.聲像檔案如照片、錄音、錄像等，記錄單位重要活動、會議、事件等具有歷史價值的資料。6.電子檔案包括電子文件、數(shù)據(jù)庫、電子圖表等，與紙質(zhì)檔案具有同等效力。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.對重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得隨意涂改、剪裁。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類。例如，文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等；科技檔案可按項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和平整。4.編目編制檔案目錄，包括題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，應(yīng)符合檔案保管要求，具有足夠的承載能力和穩(wěn)定性。2.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，如滅火器、消防栓等。3.采用防蟲、防霉、防鼠等措施，如放置驅(qū)蟲藥、防霉劑、鼠夾等。（三）檔案存放1.按照檔案的分類、編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于定期鑒定和處置。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案保管期限1.永久保管反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)定期保管。（五）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行。2.鑒定時應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值。對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷毀。（六）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計(jì)報表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本單位批準(zhǔn)，可以查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要，依法查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以便跟蹤管理。五、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。（四）安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保電子檔案的安全。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本地區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位內(nèi)部應(yīng)建立檔案管理工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。檔案行政管理部門每年至少組織一次全面檢查，各單位應(yīng)定期開展自查。2.實(shí)地檢查與書面檢查相結(jié)合。通過實(shí)地查看檔案庫房、查閱檔案資料、聽取匯報等方式進(jìn)行檢查。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)單位限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，由檔案行政管理部門或所在單位給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽(yù)稱號、獎金、晉升等。（二）處罰1.對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：未按規(guī)