談判采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司談判采購活動(dòng)，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司涉及的各類物資、服務(wù)的談判采購活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：談判采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公正透明。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的降低和采購效益的最大化。4.誠實(shí)守信原則：公司與供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定。二、談判采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目的談判采購方案、供應(yīng)商選擇、合同簽訂等進(jìn)行審議和決策。采購決策委員會(huì)成員包括公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為談判采購的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施談判采購活動(dòng)，包括制定采購計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、組織談判、簽訂合同等工作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確各人員的職責(zé)分工。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物資或服務(wù)的采購需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和談判工作。2.財(cái)務(wù)部門：參與采購預(yù)算的編制和審核，負(fù)責(zé)采購資金的安排和支付審核，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.法務(wù)部門：為談判采購活動(dòng)提供法律支持，審核采購合同等法律文件，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。三、談判采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交給采購部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）采購計(jì)劃制定采購部門收到采購申請表后，對需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購方式、采購時(shí)間安排、采購金額等內(nèi)容，并報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。（三）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、行業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)公告、供應(yīng)商推薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和篩選，建立供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估：采購部門會(huì)同相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？梢圆捎脤?shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品檢驗(yàn)、業(yè)績評價(jià)等方式進(jìn)行評估。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，采購部門從合格供應(yīng)商中選擇若干家作為談判對象。選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)綜合考慮各方面因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求，且具有良好的合作潛力。（四）談判準(zhǔn)備1.組建談判小組：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和復(fù)雜程度，組建談判小組。談判小組由采購人員、需求部門代表、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等組成，人數(shù)一般為三人以上單數(shù)。談判小組應(yīng)明確各成員的職責(zé)分工。2.資料準(zhǔn)備：談判小組收集與采購項(xiàng)目相關(guān)的資料，包括采購需求文件、供應(yīng)商信息、市場價(jià)格行情、同類項(xiàng)目采購案例等，為談判提供充分的依據(jù)。3.談判方案制定：談判小組根據(jù)采購項(xiàng)目的情況，制定談判方案。談判方案應(yīng)明確談判目標(biāo)、談判策略、談判議程、談判要點(diǎn)等內(nèi)容。談判目標(biāo)應(yīng)包括價(jià)格目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、交貨期目標(biāo)、售后服務(wù)目標(biāo)等。（五）談判實(shí)施1.首次談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行首次談判，介紹采購項(xiàng)目的基本情況和要求，聽取供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和方案。在談判過程中，談判小組應(yīng)保持公正、客觀的態(tài)度，認(rèn)真傾聽供應(yīng)商的意見和建議，對供應(yīng)商提出的問題進(jìn)行及時(shí)解答。2.報(bào)價(jià)與還價(jià)：供應(yīng)商提交報(bào)價(jià)后，談判小組對報(bào)價(jià)進(jìn)行分析和比較，與供應(yīng)商進(jìn)行還價(jià)。在還價(jià)過程中，談判小組應(yīng)根據(jù)市場價(jià)格行情、采購成本等因素，合理確定還價(jià)幅度，爭取降低采購價(jià)格。3.商務(wù)條款談判：除價(jià)格外，談判小組還應(yīng)與供應(yīng)商就商務(wù)條款進(jìn)行談判，如交貨期、付款方式、售后服務(wù)等。商務(wù)條款的談判應(yīng)確保符合公司的利益和要求，同時(shí)也要考慮供應(yīng)商的合理訴求，達(dá)成雙方都能接受的條款。4.技術(shù)條款談判：對于涉及技術(shù)要求的采購項(xiàng)目，談判小組應(yīng)與供應(yīng)商的技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)條款談判。技術(shù)條款的談判應(yīng)確保采購物資或服務(wù)的技術(shù)性能符合公司的要求，同時(shí)也要關(guān)注技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)支持等方面的內(nèi)容。5.多輪談判：根據(jù)談判情況，談判小組可能需要與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判。在多輪談判過程中，談判小組應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整談判策略，爭取達(dá)成最優(yōu)的談判結(jié)果。（六）合同簽訂1.合同起草：談判達(dá)成一致后，采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，語言準(zhǔn)確、規(guī)范。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、條款合理性等方面。相關(guān)部門應(yīng)提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改和完善。3.合同簽訂：采購合同審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方已對合同條款達(dá)成一致，并在合同上加蓋雙方公章或合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（七）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門應(yīng)制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收流程等內(nèi)容。2.到貨驗(yàn)收：采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門會(huì)同質(zhì)量部門等相關(guān)部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于需要進(jìn)行性能測試或試用的物資或服務(wù)，應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行測試或試用。3.驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收完成后，質(zhì)量部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)明確驗(yàn)收結(jié)果，如驗(yàn)收合格或驗(yàn)收不合格。對于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，應(yīng)注明不合格原因，并提出處理意見。采購部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告進(jìn)行相應(yīng)的處理，如要求供應(yīng)商換貨、補(bǔ)貨、退款等。（八）付款管理1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請表，詳細(xì)說明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門。付款申請表應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請表后，對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核結(jié)果辦理付款手續(xù)。3.付款方式：公司的付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同的約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于金額較大的采購項(xiàng)目，可以采用分期付款的方式。四、談判采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：包括供應(yīng)商資質(zhì)不足、信譽(yù)不佳、生產(chǎn)能力受限、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨期延遲等風(fēng)險(xiǎn)。2.市場風(fēng)險(xiǎn)：如市場價(jià)格波動(dòng)、原材料供應(yīng)緊張、市場競爭激烈等風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：包括合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛、合同變更頻繁等風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：如采購活動(dòng)違反法律法規(guī)、合同糾紛引發(fā)法律訴訟等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、供應(yīng)商情況等因素，對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個(gè)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評估：評估風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，對公司采購活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)狀況等方面的影響程度，分為嚴(yán)重、較大、一般三個(gè)等級。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)L制：將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和風(fēng)險(xiǎn)影響程度進(jìn)行組合，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，直觀展示各類風(fēng)險(xiǎn)的等級和分布情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)供應(yīng)商評估和管理，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價(jià)；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任；要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ＷC金，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.市場風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購時(shí)間和采購數(shù)量；與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同應(yīng)對市場風(fēng)險(xiǎn)；開展市場調(diào)研，尋找替代供應(yīng)商，增加采購渠道的多樣性。3.合同風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)合同起草和審核工作，確保合同條款明確、完整、合理；在合同履行過程中，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，及時(shí)解決合同糾紛；建立合同變更管理制度，規(guī)范合同變更流程，避免合同變更隨意性。4.法律風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)法律知識(shí)培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識(shí)；在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的要求，確保采購行為合法合規(guī)；聘請專業(yè)的法律顧問，為采購活動(dòng)提供法律支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門監(jiān)督：審計(jì)部門定期對公司的談判采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門監(jiān)督：紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的腐敗問題，維護(hù)公司的利益和形象。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制：采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和合作的重要依據(jù)。2.供應(yīng)商投訴處理：建立供應(yīng)商投訴渠道，及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和建議。對于供應(yīng)商反映的問題，采購部門應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。（三）考核1.采購部門考核：制定采購部門考核指標(biāo)體系，對采購部門的工作業(yè)績、采購成本控制、采購質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理等方面進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果與采購部門的績效獎(jiǎng)金、人