費(fèi)用跟單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司費(fèi)用管理，規(guī)范費(fèi)用跟單工作流程，確保費(fèi)用支出的合理性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及費(fèi)用支出的部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于采購(gòu)費(fèi)用、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)等各類(lèi)費(fèi)用的跟單管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：費(fèi)用跟單工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保費(fèi)用支出合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄和跟蹤費(fèi)用發(fā)生的全過(guò)程，保證費(fèi)用數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.及時(shí)性原則：及時(shí)處理費(fèi)用跟單業(yè)務(wù)，避免因延誤導(dǎo)致費(fèi)用核算不準(zhǔn)確或影響業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)費(fèi)用跟單人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。二、費(fèi)用跟單職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.費(fèi)用申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明費(fèi)用支出的事由、金額、預(yù)計(jì)支付時(shí)間等信息，并提交相關(guān)審批人審核。2.費(fèi)用發(fā)生跟蹤：負(fù)責(zé)跟蹤費(fèi)用實(shí)際發(fā)生情況，確保費(fèi)用支出按照申請(qǐng)用途和預(yù)算執(zhí)行，及時(shí)反饋費(fèi)用發(fā)生過(guò)程中的異常情況。3.原始憑證提供：在費(fèi)用發(fā)生后，及時(shí)收集、整理相關(guān)原始憑證，并保證憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.費(fèi)用審核：對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的費(fèi)用申請(qǐng)表及原始憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性以及是否符合公司預(yù)算安排。2.費(fèi)用核算：根據(jù)審核通過(guò)的費(fèi)用申請(qǐng)和原始憑證，及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用核算，準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生情況，并編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。3.費(fèi)用支付：按照公司資金管理制度和審批流程，辦理費(fèi)用支付手續(xù)，確保費(fèi)用及時(shí)、準(zhǔn)確支付給供應(yīng)商或相關(guān)人員。4.費(fèi)用分析與監(jiān)控：定期對(duì)公司費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析，監(jiān)控費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用管理中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。（三）審批部門(mén)1.審批權(quán)限：根據(jù)公司授權(quán)，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的費(fèi)用申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保費(fèi)用支出符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。2.審批責(zé)任：審批人對(duì)費(fèi)用申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性負(fù)責(zé)，如因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致公司損失，將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、費(fèi)用申請(qǐng)與審批流程（一）費(fèi)用申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，在公司規(guī)定的費(fèi)用申請(qǐng)系統(tǒng)中填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)注明費(fèi)用所屬項(xiàng)目、事由、金額、支付方式、預(yù)計(jì)支付時(shí)間等信息，并上傳相關(guān)附件（如合同、發(fā)票等）。2.費(fèi)用申請(qǐng)表應(yīng)按照公司費(fèi)用分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)確歸類(lèi)，確保費(fèi)用核算清晰。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人收到費(fèi)用申請(qǐng)表后，對(duì)費(fèi)用支出的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查費(fèi)用是否與業(yè)務(wù)目標(biāo)相符，是否在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如審核通過(guò)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在費(fèi)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息，直至審核通過(guò)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的費(fèi)用申請(qǐng)表后，對(duì)費(fèi)用的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括但不限于：費(fèi)用是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求；原始憑證是否真實(shí)、合法、有效；費(fèi)用金額計(jì)算是否準(zhǔn)確；是否超預(yù)算等。3.如財(cái)務(wù)部門(mén)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行整改。整改完成后，重新提交審核。（四）審批人審批1.根據(jù)公司費(fèi)用審批權(quán)限規(guī)定，費(fèi)用申請(qǐng)表依次提交至相應(yīng)審批人進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查費(fèi)用申請(qǐng)，做出同意或不同意的審批意見(jiàn)。如審批通過(guò)，在費(fèi)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；如不同意，應(yīng)說(shuō)明理由并退回費(fèi)用申請(qǐng)。（五）特殊費(fèi)用審批對(duì)于超出公司常規(guī)審批權(quán)限或涉及重大金額的費(fèi)用申請(qǐng)，需按照公司特殊事項(xiàng)審批流程進(jìn)行額外審批，可能涉及更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)的審議。四、費(fèi)用發(fā)生跟蹤與控制（一）業(yè)務(wù)部門(mén)跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)在費(fèi)用發(fā)生過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注費(fèi)用支出情況，確保費(fèi)用按照申請(qǐng)用途和預(yù)算執(zhí)行。2.如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出可能超出預(yù)算或出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整或糾正。3.定期對(duì)費(fèi)用發(fā)生情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，形成費(fèi)用跟蹤報(bào)告，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)和相關(guān)管理層。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)費(fèi)用核算系統(tǒng)和財(cái)務(wù)報(bào)表，實(shí)時(shí)監(jiān)控費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用偏差。2.對(duì)于費(fèi)用超支或異常波動(dòng)的情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，了解原因，并提出預(yù)警和控制建議。3.根據(jù)費(fèi)用監(jiān)控情況，定期編制費(fèi)用監(jiān)控報(bào)告，向管理層匯報(bào)費(fèi)用管理狀況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）預(yù)算調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他合理原因?qū)е沦M(fèi)用預(yù)算不足，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等信息，并按照費(fèi)用申請(qǐng)與審批流程進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的預(yù)算調(diào)整，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新預(yù)算數(shù)據(jù)，并在后續(xù)費(fèi)用管理中嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。五、原始憑證管理（一）原始憑證要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)在費(fèi)用發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)原始憑證，確保憑證內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。2.原始憑證應(yīng)包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、合同、審批單、報(bào)銷(xiāo)清單等，且必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。3.發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如有），發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、稅號(hào)、商品或服務(wù)名稱(chēng)、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息，且發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。（二）原始憑證粘貼與整理1.業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人應(yīng)將原始憑證按照費(fèi)用類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同類(lèi)費(fèi)用的憑證集中粘貼。2.原始憑證應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的粘貼單進(jìn)行粘貼，粘貼時(shí)應(yīng)注意整齊、牢固，不得覆蓋憑證內(nèi)容，便于財(cái)務(wù)部門(mén)審核和查閱。3.在粘貼單上應(yīng)注明費(fèi)用所屬項(xiàng)目、事由、金額、憑證張數(shù)等信息，并由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。（三）原始憑證傳遞1.業(yè)務(wù)部門(mén)整理好原始憑證后，應(yīng)及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到原始憑證后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)憑證的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通解決。3.對(duì)于不符合要求的原始憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)充或更換，直至符合報(bào)銷(xiāo)條件。六、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)與支付（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在費(fèi)用發(fā)生后，應(yīng)在規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)期限內(nèi)，將填寫(xiě)完整、審批通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單及原始憑證提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的格式填寫(xiě)，包括報(bào)銷(xiāo)人姓名、部門(mén)、費(fèi)用所屬項(xiàng)目、事由、金額、報(bào)銷(xiāo)日期等信息，并由報(bào)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單及原始憑證進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)處理。（二）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，辦理費(fèi)用支付手續(xù)。2.費(fèi)用支付方式應(yīng)根據(jù)公司資金管理制度和實(shí)際情況選擇，包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等。3.對(duì)于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保收款賬戶(hù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤，支付金額與報(bào)銷(xiāo)金額一致。4.在費(fèi)用支付完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記相關(guān)賬簿，并更新費(fèi)用支付狀態(tài)。（三）支付異常處理1.如在費(fèi)用支付過(guò)程中出現(xiàn)支付失敗、退票等異常情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)銀行溝通，查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于因供應(yīng)商信息錯(cuò)誤、賬戶(hù)凍結(jié)等原因?qū)е轮Ц妒〉那闆r，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供正確的供應(yīng)商信息或協(xié)助解決賬戶(hù)問(wèn)題，確保費(fèi)用能夠順利支付。3.對(duì)于因銀行系統(tǒng)故障、節(jié)假日等原因?qū)е碌闹Ц堆舆t，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員說(shuō)明情況，并跟蹤支付進(jìn)展，確保費(fèi)用及時(shí)支付到位。七、費(fèi)用核算與報(bào)表編制（一）費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.費(fèi)用核算應(yīng)根據(jù)費(fèi)用的性質(zhì)、用途、發(fā)生時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)歸集，確保費(fèi)用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可比性。3.在費(fèi)用核算過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行賬務(wù)處理，對(duì)于跨期費(fèi)用應(yīng)進(jìn)行合理分?jǐn)?。（二）?bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期編制費(fèi)用相關(guān)報(bào)表，如費(fèi)用明細(xì)表、費(fèi)用匯總表、費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況表等。2.費(fèi)用報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司費(fèi)用支出情況，數(shù)據(jù)來(lái)源應(yīng)與費(fèi)用核算數(shù)據(jù)一致。3.報(bào)表編制完成后，應(yīng)及時(shí)提交給管理層和相關(guān)部門(mén)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）財(cái)務(wù)分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)公司費(fèi)用支出情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，分析內(nèi)容包括費(fèi)用構(gòu)成、費(fèi)用變動(dòng)趨勢(shì)、費(fèi)用與業(yè)務(wù)指標(biāo)的關(guān)系等。2.通過(guò)財(cái)務(wù)分析，找出費(fèi)用管理中存在的問(wèn)題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)措施和建議，為公司優(yōu)化費(fèi)用管理提供參考依據(jù)。3.財(cái)務(wù)分析報(bào)告應(yīng)采用圖表、數(shù)據(jù)等形式進(jìn)行直觀展示，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，分析結(jié)論準(zhǔn)確可靠。八、費(fèi)用審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用申請(qǐng)、審批、報(bào)銷(xiāo)、支付等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計(jì)內(nèi)容包括但不限于費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性，預(yù)算執(zhí)行情況，原始憑證管理等。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.公司按照法律法規(guī)要求，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)表和費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)獨(dú)立、客觀、公正地對(duì)公司費(fèi)用管理進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。3.公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)工作，提供相關(guān)資料和信息，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）日常監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用管理的監(jiān)督，定期對(duì)費(fèi)