貨款結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司貨款結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保公司資金安全，提高資金使用效率，保障公司經(jīng)濟(jì)利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應(yīng)商、客戶之間的貨款結(jié)算業(yè)務(wù)，包括但不限于采購貨款、銷售貨款、服務(wù)費(fèi)用等的結(jié)算。（三）基本原則1.合法性原則：貨款結(jié)算應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保結(jié)算行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致的結(jié)算糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。3.及時(shí)性原則：按照合同約定及時(shí)辦理貨款結(jié)算，不得拖延，以維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。4.安全性原則：保障結(jié)算資金的安全，防止資金被挪用、侵占等情況發(fā)生。二、結(jié)算流程（一）采購貨款結(jié)算流程1.采購訂單簽訂：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、結(jié)算方式等條款。2.到貨驗(yàn)收：采購的商品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.發(fā)票開具與傳遞：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具發(fā)票，并將發(fā)票傳遞給采購部門。采購部門應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息與采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否一致。4.結(jié)算申請(qǐng)：采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票后，根據(jù)合同約定的結(jié)算方式，填寫貨款結(jié)算申請(qǐng)表，附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。5.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購部門提交的結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，以及結(jié)算金額與合同約定是否一致。審核無誤后，在結(jié)算申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。6.付款審批：財(cái)務(wù)部門將審核通過的結(jié)算申請(qǐng)?zhí)峤唤o公司管理層進(jìn)行付款審批。付款審批應(yīng)根據(jù)公司的資金狀況、預(yù)算安排等因素進(jìn)行，確保付款的合理性和必要性。7.款項(xiàng)支付：經(jīng)公司管理層審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式及時(shí)支付貨款。支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。（二）銷售貨款結(jié)算流程1.銷售合同簽訂：銷售部門與客戶簽訂銷售合同，明確銷售商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、結(jié)算方式等條款。2.發(fā)貨與交付：銷售部門按照合同約定組織發(fā)貨，并在貨物交付給客戶后，取得客戶的簽收單。3.發(fā)票開具：銷售部門根據(jù)合同約定開具發(fā)票，并將發(fā)票傳遞給客戶。發(fā)票開具應(yīng)確保信息準(zhǔn)確無誤。4.結(jié)算跟蹤：銷售部門應(yīng)定期跟蹤客戶的付款情況，及時(shí)與客戶溝通，提醒客戶按時(shí)付款。5.結(jié)算申請(qǐng)：銷售部門在客戶付款后，填寫貨款結(jié)算申請(qǐng)表，附上銷售合同、簽收單、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。6.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)銷售部門提交的結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，以及結(jié)算金額與合同約定是否一致。審核無誤后，在結(jié)算申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。7.收款確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門收到客戶支付的貨款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收款確認(rèn)，并更新客戶的應(yīng)收賬款信息。（三）其他費(fèi)用結(jié)算流程1.費(fèi)用發(fā)生：相關(guān)部門或人員發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等憑證。2.部門審批：費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)先提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，以及費(fèi)用支出是否符合公司的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。審核無誤后，在費(fèi)用報(bào)銷單上簽字確認(rèn)。4.付款審批：財(cái)務(wù)部門將審核通過的費(fèi)用報(bào)銷單提交給公司管理層進(jìn)行付款審批。付款審批應(yīng)根據(jù)公司的資金狀況、預(yù)算安排等因素進(jìn)行，確保付款的合理性和必要性。5.款項(xiàng)支付：經(jīng)公司管理層審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的方式及時(shí)支付費(fèi)用。三、結(jié)算方式（一）現(xiàn)金結(jié)算1.適用范圍：一般適用于金額較小、交易頻繁的業(yè)務(wù)，但應(yīng)嚴(yán)格控制現(xiàn)金結(jié)算的范圍和額度，確保資金安全。2.結(jié)算流程：業(yè)務(wù)人員收取現(xiàn)金后，應(yīng)及時(shí)填寫現(xiàn)金收款憑證，并將現(xiàn)金和收款憑證一并交給出納人員。出納人員應(yīng)核對(duì)現(xiàn)金金額與收款憑證是否一致，無誤后進(jìn)行收款登記，并開具收款收據(jù)給業(yè)務(wù)人員。（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.適用范圍：適用于各種金額的貨款結(jié)算，是公司主要的結(jié)算方式之一。2.結(jié)算流程：付款方：根據(jù)合同約定，填寫銀行轉(zhuǎn)賬付款憑證，注明收款方名稱、賬號(hào)、開戶行、付款金額等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，通過銀行系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬操作。收款方：收到銀行轉(zhuǎn)賬款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)收款金額與合同約定是否一致，并向付款方提供收款確認(rèn)信息。（三）支票結(jié)算1.適用范圍：適用于同城交易的貨款結(jié)算。2.結(jié)算流程：付款方：根據(jù)合同約定，開具支票給收款方，并在支票上注明收款方名稱、金額、用途等信息。支票應(yīng)妥善保管，防止丟失或被盜用。收款方：收到支票后，應(yīng)及時(shí)到銀行辦理入賬手續(xù)。在支票背面背書，并填寫進(jìn)賬單，將支票和進(jìn)賬單一并提交給開戶銀行。銀行審核無誤后，將款項(xiàng)入賬到收款方賬戶。（四）匯票結(jié)算1.適用范圍：適用于異地交易的貨款結(jié)算，特別是金額較大的業(yè)務(wù)。2.結(jié)算流程：付款方：根據(jù)合同約定，向銀行申請(qǐng)開具匯票，并將匯票交付給收款方。付款方應(yīng)在匯票上注明收款方名稱、金額、到期日等信息。收款方：收到匯票后，應(yīng)及時(shí)到銀行辦理貼現(xiàn)或到期托收手續(xù)。在匯票背面背書，并填寫托收憑證，將匯票和托收憑證一并提交給開戶銀行。銀行審核無誤后，按照匯票的到期日進(jìn)行款項(xiàng)托收或貼現(xiàn)操作。四、結(jié)算憑證管理（一）發(fā)票管理1.發(fā)票開具：公司應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，如實(shí)開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，包括商品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。2.發(fā)票取得：公司在采購商品或接受服務(wù)時(shí)，應(yīng)向供應(yīng)商索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商的發(fā)票專用章，并注明發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息。3.發(fā)票審核：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的審核，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章、防偽標(biāo)識(shí)等是否符合規(guī)定，發(fā)票與實(shí)際交易是否相符等。4.發(fā)票保管：公司應(yīng)建立發(fā)票管理制度，妥善保管發(fā)票。發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序裝訂成冊(cè)，并注明開票日期、金額、用途等信息。發(fā)票保管期限應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。（二）收據(jù)管理1.收據(jù)開具：公司在收取現(xiàn)金或其他款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)開具收款收據(jù)。收款收據(jù)應(yīng)注明收款日期、收款金額、收款事由、交款人等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。2.收據(jù)取得：公司在支付款項(xiàng)時(shí)，如因特殊原因無法取得發(fā)票，應(yīng)取得對(duì)方開具的收款收據(jù)，并注明付款日期、付款金額、付款事由、收款人等信息。3.收據(jù)審核：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)收據(jù)的審核，確保收據(jù)的真實(shí)性、合法性、有效性。審核內(nèi)容包括收據(jù)的格式、內(nèi)容、印章等是否符合規(guī)定，收據(jù)與實(shí)際交易是否相符等。4.收據(jù)保管：公司應(yīng)建立收據(jù)管理制度，妥善保管收據(jù)。收據(jù)應(yīng)按照收據(jù)號(hào)碼順序裝訂成冊(cè)，并注明收款日期、金額、用途等信息。收據(jù)保管期限應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。（三）其他結(jié)算憑證管理1.合同：采購合同、銷售合同等是貨款結(jié)算的重要依據(jù)，公司應(yīng)妥善保管合同原件，并建立合同臺(tái)賬，記錄合同的簽訂日期、執(zhí)行情況、結(jié)算金額等信息。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是證明采購商品或服務(wù)已驗(yàn)收合格的憑證，公司應(yīng)妥善保管驗(yàn)收?qǐng)?bào)告原件，并建立驗(yàn)收?qǐng)?bào)告臺(tái)賬，記錄驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息。3.銀行對(duì)賬單：銀行對(duì)賬單是公司與銀行之間核對(duì)資金往來的重要依據(jù)，公司應(yīng)定期獲取銀行對(duì)賬單，并與公司的銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì)，確保資金余額一致。五、結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)控制（一）信用風(fēng)險(xiǎn)控制1.客戶信用評(píng)估：銷售部門應(yīng)建立客戶信用評(píng)估制度，對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄、付款能力等。根據(jù)客戶的信用評(píng)估結(jié)果，確定客戶的信用額度和信用期限。2.信用額度管理：公司應(yīng)根據(jù)客戶的信用評(píng)估結(jié)果，合理確定客戶的信用額度。在客戶的信用額度內(nèi)，公司可以給予客戶一定的賒銷期限。超過信用額度的銷售業(yè)務(wù)，應(yīng)經(jīng)公司管理層審批同意。3.信用期限管理：公司應(yīng)根據(jù)客戶的信用評(píng)估結(jié)果，合理確定客戶的信用期限。在信用期限內(nèi)，公司應(yīng)及時(shí)跟蹤客戶的付款情況，提醒客戶按時(shí)付款。超過信用期限的客戶，應(yīng)停止發(fā)貨，并采取相應(yīng)的催收措施。（二）資金風(fēng)險(xiǎn)控制1.資金預(yù)算管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立資金預(yù)算管理制度，根據(jù)公司的經(jīng)營計(jì)劃和財(cái)務(wù)狀況，編制年度、季度、月度資金預(yù)算。資金預(yù)算應(yīng)包括收入預(yù)算、支出預(yù)算、資金結(jié)余預(yù)算等內(nèi)容。2.資金收支平衡：公司應(yīng)加強(qiáng)資金收支管理，確保資金收支平衡。在資金支出方面，應(yīng)嚴(yán)格按照資金預(yù)算執(zhí)行，避免盲目支出。在資金收入方面，應(yīng)及時(shí)催收貨款，確保資金及時(shí)回籠。3.資金安全管理：公司應(yīng)加強(qiáng)資金安全管理，確保資金的安全。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司的資金進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單是否一致，確保資金余額準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)資金賬戶的管理，設(shè)置合理的權(quán)限，防止資金被挪用、侵占等情況發(fā)生。（三）結(jié)算糾紛處理1.糾紛預(yù)防：公司應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商、客戶的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題。在簽訂合同前，應(yīng)明確結(jié)算方式、結(jié)算期限、違約責(zé)任等條款，避免因合同條款不明確導(dǎo)致的結(jié)算糾紛。2.糾紛處理：如發(fā)生結(jié)算糾紛，公司應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商、客戶進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，可以通過法律途徑解決。在糾紛處理過程中，公司應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)計(jì)劃：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)制定年度審計(jì)計(jì)劃，對(duì)貨款結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行定期審計(jì)。審計(jì)計(jì)劃應(yīng)包括審計(jì)范圍、審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)時(shí)間等信息。2.審計(jì)實(shí)施：內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)按照審計(jì)計(jì)劃，對(duì)貨款結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括結(jié)算流程的執(zhí)行情況、結(jié)算憑證的管理情況、結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)控制情況等。在審計(jì)過程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，形成審計(jì)報(bào)告。3.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，撰寫審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告應(yīng)包括審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題、問題產(chǎn)生的原因、整改建議等內(nèi)容。審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交給公司管理層，并抄送相關(guān)部門。4.整改落實(shí)：公司管理層應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告，及時(shí)組織相關(guān)部門對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改落實(shí)。整改責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施，明確整改期限，確保問題得到有效解決。（二）財(cái)務(wù)檢查監(jiān)督1.定期檢查：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)貨款結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括結(jié)算流程的執(zhí)行情況、結(jié)算憑證的管理情況、結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)控制情況等。在檢查過程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，形成檢查報(bào)告。2.專項(xiàng)檢查：財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營情況和管理需要，對(duì)貨款結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查內(nèi)容可以包括某一時(shí)期的結(jié)算業(yè)務(wù)、某一供應(yīng)商或客戶的結(jié)算情況等。在專項(xiàng)檢查過程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，形成專項(xiàng)檢查報(bào)告。3.檢查報(bào)告：財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)檢查結(jié)果，撰寫檢查報(bào)告。檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查發(fā)現(xiàn)的問題、問題產(chǎn)生的原因、整改建議等內(nèi)容。檢查報(bào)告應(yīng)提交給公司管