行政部采購?fù)顿Y公司物品規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范投資公司行政部的物品采購行為，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，以滿足公司日常運(yùn)營和業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。同時(shí)，秉持公司的企業(yè)文化和設(shè)計(jì)理念，堅(jiān)持扁平化管理原則，注重社會(huì)效益，在采購過程中兼顧安全生產(chǎn)與人文關(guān)懷，通過科學(xué)合理的制度設(shè)計(jì)，提升公司整體運(yùn)營效率和服務(wù)質(zhì)量。公司的企業(yè)文化強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新、合作與責(zé)任，在采購工作中應(yīng)充分體現(xiàn)這些價(jià)值觀，選擇具有創(chuàng)新性的產(chǎn)品和服務(wù)供應(yīng)商，積極與供應(yīng)商合作，共同推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展，并對(duì)采購行為的結(jié)果負(fù)責(zé)。設(shè)計(jì)理念注重簡潔高效，采購流程應(yīng)避免繁瑣，以實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)公司需求。扁平化管理要求減少采購決策的層級(jí)，提高信息傳遞和決策效率。社會(huì)效益方面，優(yōu)先選擇具有良好社會(huì)聲譽(yù)和環(huán)保意識(shí)的供應(yīng)商。安全生產(chǎn)方面，確保所采購物品符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)。人文關(guān)懷則體現(xiàn)在關(guān)注員工對(duì)采購物品的實(shí)際需求和使用體驗(yàn)。二、適用范圍本規(guī)定適用于投資公司行政部為滿足公司運(yùn)營需求而進(jìn)行的所有物品采購活動(dòng)，涵蓋公司全體部門及員工。對(duì)于涉及特定業(yè)務(wù)項(xiàng)目的專業(yè)設(shè)備或物資采購，若有特殊規(guī)定，在遵循本規(guī)定基本原則的基礎(chǔ)上，可參照相關(guān)特殊規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，本規(guī)定也適用于與行政部有采購業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部-采購小組：負(fù)責(zé)具體的采購操作，包括供應(yīng)商的尋找、篩選、談判，采購合同的起草、簽訂與執(zhí)行，以及采購物品的驗(yàn)收、入庫等工作。采購小組應(yīng)根據(jù)公司需求制定采購計(jì)劃，確保采購工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。-采購監(jiān)督崗位：獨(dú)立于采購小組，負(fù)責(zé)對(duì)采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督，審查采購流程的合規(guī)性，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為，保障公司利益。2.需求部門負(fù)責(zé)提出物品采購需求，詳細(xì)說明所需物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，并對(duì)采購物品的適用性進(jìn)行評(píng)估。需求部門應(yīng)提前規(guī)劃需求，及時(shí)向行政部提交采購申請(qǐng)，避免因需求不明確或提交不及時(shí)影響采購進(jìn)度。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核與控制，對(duì)采購資金的使用進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出，并對(duì)采購合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，保障公司財(cái)務(wù)安全。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求提出-公司各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-對(duì)于涉及安全生產(chǎn)或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響的物品采購需求，需求部門應(yīng)提供詳細(xì)的技術(shù)說明和可行性分析報(bào)告。2.采購需求審核-行政部收到《采購需求申請(qǐng)表》后，首先進(jìn)行初步審核，檢查需求的完整性和合理性。對(duì)于需求不明確或不合理的申請(qǐng)，行政部應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正信息。-初步審核通過后，行政部將申請(qǐng)表提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度預(yù)算和資金狀況，審核該采購需求是否在預(yù)算范圍內(nèi)，并簽署審核意見。-對(duì)于預(yù)算外或金額較大的采購需求，需提交公司管理層進(jìn)行審批，管理層綜合考慮公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求、資金狀況等因素后做出決策。3.供應(yīng)商選擇與管理-采購小組通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品或服務(wù)范圍、價(jià)格水平、質(zhì)量信譽(yù)、交貨能力等進(jìn)行詳細(xì)記錄和評(píng)估。-采購小組根據(jù)需求部門提供的采購要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出至少三家潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品說明。-對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品信息進(jìn)行綜合比較，必要時(shí)組織實(shí)地考察或樣品測試，評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等方面的情況。選擇性價(jià)比高、信譽(yù)良好、能夠滿足公司需求的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。-與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保公司利益得到充分保障。4.采購執(zhí)行與跟蹤-采購小組按照采購合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。-在采購過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商無法按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問題或其他異常情況，采購小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，如要求供應(yīng)商加快交貨進(jìn)度、更換產(chǎn)品、提供補(bǔ)償?shù)?。同時(shí)，將相關(guān)情況及時(shí)反饋給需求部門和公司管理層。5.驗(yàn)收與入庫-采購物品到達(dá)公司后，行政部采購小組應(yīng)及時(shí)組織需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員（如有需要）進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購合同和采購訂單一致。-驗(yàn)收合格的物品，由行政部辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，記錄物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將物品妥善存放。對(duì)于不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。6.付款與結(jié)算-采購物品驗(yàn)收合格后，行政部采購小組根據(jù)采購合同和發(fā)票信息，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)證明文件，如采購合同、發(fā)票、入庫單等，提交給財(cái)務(wù)部門審核。-財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。對(duì)于需要分期付款的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好付款計(jì)劃和跟蹤管理，確保按時(shí)支付款項(xiàng)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-公司員工有權(quán)按照公司規(guī)定提出合理的物品采購需求，并獲得行政部及時(shí)、有效的響應(yīng)和服務(wù)。-員工對(duì)采購物品的質(zhì)量、適用性等方面有反饋意見的權(quán)利，行政部應(yīng)認(rèn)真對(duì)待員工的反饋，及時(shí)處理相關(guān)問題。-在采購過程中，員工有權(quán)對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行保護(hù)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)按照規(guī)定流程和要求提出采購需求，不得隨意變更或增加需求，以免影響采購工作的正常進(jìn)行。-員工有義務(wù)配合行政部和其他相關(guān)部門的工作，如參與驗(yàn)收、提供技術(shù)支持等，確保采購物品能夠及時(shí)投入使用。3.行政部權(quán)利-行政部有權(quán)對(duì)采購需求進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購需求符合公司整體利益和預(yù)算安排。-在供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等方面，行政部有自主決策權(quán)，但需遵循公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)。-行政部有權(quán)對(duì)采購工作進(jìn)行全程跟蹤和管理，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行解決。4.行政部義務(wù)-行政部應(yīng)及時(shí)處理各部門的采購需求，按照規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要求完成采購任務(wù)，保障公司正常運(yùn)營。-行政部有義務(wù)維護(hù)公司利益，在采購過程中嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司制度，確保采購行為的合法合規(guī)，防止利益輸送等違規(guī)行為的發(fā)生。-行政部應(yīng)做好與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)工作，建立良好的合作關(guān)系，及時(shí)反饋和處理供應(yīng)商的問題和意見。5.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)按照采購合同的約定獲得相應(yīng)的貨款支付，并在合同執(zhí)行過程中獲得必要的信息和支持。-供應(yīng)商對(duì)公司提出的合理要求有提出異議和協(xié)商的權(quán)利，但應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)進(jìn)行。6.供應(yīng)商義務(wù)-供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。-供應(yīng)商有義務(wù)遵守公司的采購制度和相關(guān)規(guī)定，保守公司商業(yè)秘密，不得向第三方泄露公司的采購信息和業(yè)務(wù)機(jī)密。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-采購監(jiān)督崗位對(duì)采購全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，包括采購需求的審核、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、采購執(zhí)行、驗(yàn)收付款等環(huán)節(jié)，確保采購流程符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。-財(cái)務(wù)部門對(duì)采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，審核采購費(fèi)用的合理性和合規(guī)性，防止出現(xiàn)資金浪費(fèi)或挪用等問題。-內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)行政部的采購工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購合同的管理情況、采購成本控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.外部監(jiān)督-鼓勵(lì)供應(yīng)商對(duì)公司采購人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購人員存在違規(guī)行為，供應(yīng)商有權(quán)向公司舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)和處理，并對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行保密和保護(hù)。-接受社會(huì)公眾和監(jiān)管部門的監(jiān)督，如涉及采購活動(dòng)的投訴或舉報(bào)，公司將積極配合相關(guān)部門的調(diào)查，及時(shí)處理問題，并向社會(huì)公開處理結(jié)果。3.績效考核-建立行政部采購工作績效考核制度，對(duì)采購小組和相關(guān)人員的工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成率、采購成本控制情況、采購物品質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度、員工滿意度等。-根據(jù)績效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如發(fā)放獎(jiǎng)金、晉升職位等；對(duì)未完成考核指標(biāo)或出現(xiàn)違規(guī)行為的人員進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，如扣減績效工資、警告、辭退等。-將采購工作績效考核結(jié)果與公司整體績效掛鉤，作為公司年度績效評(píng)估的重要組成部分，激勵(lì)行政部不斷提高采購工作質(zhì)量和效率。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相沖突的條款，以國家法律法規(guī)為準(zhǔn)。2.本規(guī)定的解釋權(quán)歸投資公司行政部所有，行政部有權(quán)根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際情況對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修訂和完善