物業(yè)公文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文管理，確保公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各項目管理處以及下屬分支機(jī)構(gòu)在公文處理過程中的相關(guān)工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文的格式、內(nèi)容、語言表達(dá)等應(yīng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保準(zhǔn)確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則公文處理應(yīng)注重時效性，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時限要求進(jìn)行傳遞、辦理，確保公文及時流轉(zhuǎn)、迅速落實。3.安全保密原則加強(qiáng)公文處理過程中的安全保密意識，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文信息泄露，確保公司機(jī)密安全。（四）公文定義與分類1.公文定義本辦法所指公文是公司在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通情況、請示報告、商洽事務(wù)等的重要工具。2.公文分類按照公文性質(zhì)和用途，分為：行政公文：包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。事務(wù)公文：包括工作計劃、工作總結(jié)、簡報、大事記、倡議書、感謝信等。合同公文：各類物業(yè)相關(guān)合同、協(xié)議等。按照公文涉密程度，分為：絕密公文：涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露會使公司利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。機(jī)密公文：涉及公司重要機(jī)密，泄露會使公司利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。秘密公文：涉及公司一般機(jī)密，泄露會使公司利益遭受一定損害的公文。普通公文：不涉及公司機(jī)密的公文。二、公文格式（一）通用格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。（二）特定格式1.信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文字號頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線下空一行編排主送機(jī)關(guān)，回行時仍頂格。正文首行縮進(jìn)二字，回行頂格。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。2.命令（令）格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排見7.3.5.3。3.紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實際制定。三、公文擬制（一）起草1.公文起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)公司意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項，起草部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草部門應(yīng)負(fù)責(zé)說明情況，并將有關(guān)材料作為附件附上，報公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。3.公文文稿應(yīng)做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。起草公文時，應(yīng)使用國家法定計量單位，數(shù)字、標(biāo)點符號應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.公司領(lǐng)導(dǎo)明確交辦的緊急公文，需按照領(lǐng)導(dǎo)要求的時限完成起草工作。其他公文一般應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成起草，涉及重要事項或復(fù)雜問題的公文，起草時間可適當(dāng)延長，但需向領(lǐng)導(dǎo)說明情況。（二）審核1.公文文稿起草完成后，應(yīng)由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點包括：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法規(guī)定等。2.經(jīng)審核不符合要求的公文文稿，起草部門應(yīng)當(dāng)退回起草人進(jìn)行修改。修改后的文稿仍需按照審核程序進(jìn)行審核，直至符合要求為止。3.重要公文文稿應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，方可提交公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（三）簽發(fā)1.公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要公文和上行文由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)其授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以部門名義制發(fā)的公文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。四、公文辦理（一）收文辦理1.簽收對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。收文登記一般采用簿冊式登記，登記項目包括收文日期、來文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、承辦部門、簽收人等。3.初審對收到的公文進(jìn)行初審，初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本公司辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。4.承辦閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本公司負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。2.登記對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（三）涉密公文管理1.涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格控制知悉范圍。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。3.涉密公文的密級變更或者解密，應(yīng)當(dāng)由原確定密級的機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)決定。五、公文歸檔（一）歸檔范圍1.公司制發(fā)的各類公文，包括行政公文、事務(wù)公文、合同公文等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司工作相關(guān)的公文。3.公司各部門、各項目管理處以及下屬分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價值的公文。（二）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定及時整理歸檔。歸檔的公文應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的公文應(yīng)當(dāng)修復(fù)，字跡模糊或易褪色的公文應(yīng)當(dāng)復(fù)制。2.歸檔的公文應(yīng)當(dāng)按照分類方案和編號順序進(jìn)行排列，編目裝訂。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。3.電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，并與其對應(yīng)的紙質(zhì)公文一并歸檔。（三）檔案保管與利用1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保公文檔案的安全保管。2.建立健全檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格履行查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記備案。查閱、借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。3.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供服務(wù)。根據(jù)工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以對檔案進(jìn)行編研，形成各種參考資料，為公司決策提供依據(jù)。六、公文管理責(zé)任（一）部門職責(zé)1.公司辦公室是公文管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定和完善公文管理制度，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督各部門的公文處理工作；負(fù)責(zé)公司各類公文的統(tǒng)一收發(fā)、登記、傳遞、歸檔等工作；負(fù)責(zé)對重要公文的起草、審核、印制等工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門公文的起草、審核、印制、收發(fā)、傳遞、歸檔等工作，并指定專人負(fù)責(zé)公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范有序。部門負(fù)責(zé)人對本部門公文處理工作負(fù)總責(zé)。（二）人員責(zé)任1.公文起草人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守公文起草的有關(guān)規(guī)定，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、表述清晰。對起草的公文質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.公文審核人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對公文的內(nèi)容、格式、行文規(guī)則等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，提出審核意見。對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。3.公文簽發(fā)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求簽發(fā)公文，對公文的真實性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)。4.公文辦理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好公文的簽收、登記、傳閱、承辦、催辦、答復(fù)等工作，確保公文處理及時、準(zhǔn)確、高效。對公文辦理結(jié)果負(fù)責(zé)。5.檔案管理