苗木采供管理辦法一、總則（一）目的為加強公司苗木采供管理，規(guī)范采供流程，確保苗木質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，滿足公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及苗木采購、供應(yīng)的部門及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保苗木采供活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量優(yōu)良、品種純正、無病蟲害的苗木，保障公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)的質(zhì)量要求。3.成本效益原則：在保證苗木質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競爭機制，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機會參與。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)制定苗木采購計劃，根據(jù)公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織開展供應(yīng)商篩選、評估和采購談判工作，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.負責(zé)采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保苗木按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.建立采購檔案，記錄采購過程中的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、驗收報告等。（二）質(zhì)量檢驗部門1.制定苗木質(zhì)量檢驗標準和流程，對采購的苗木進行嚴格檢驗。2.在苗木到貨前，提前做好檢驗準備工作，包括檢驗工具、場地等。3.對苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行全面檢驗，出具檢驗報告。4.對不合格苗木，及時通知采購部門進行處理，確保進入公司的苗木符合質(zhì)量要求。（三）需求部門1.根據(jù)公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)實際需求，提前向采購部門提交苗木需求計劃，明確苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間等。2.參與苗木采購過程中的技術(shù)交流和質(zhì)量驗收工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負責(zé)對采購的苗木進行現(xiàn)場接收和使用安排，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給采購部門和質(zhì)量檢驗部門。（四）財務(wù)管理部門1.參與苗木采購預(yù)算的編制和審核工作，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。2.負責(zé)采購資金的籌集、支付和核算工作，確保資金安全、合理使用。3.對采購成本進行核算和分析，為公司采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購流程（一）需求計劃提報1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)公司下一年度綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)劃，向采購部門提交苗木需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細注明苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.對于臨時性或緊急性的苗木需求，需求部門應(yīng)提前[X]個工作日向采購部門提交書面申請，說明需求原因、苗木詳情及到貨時間要求等。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求部門的苗木需求計劃后，結(jié)合公司庫存情況進行綜合分析。如庫存能夠滿足需求，則優(yōu)先安排內(nèi)部調(diào)配；如庫存不足，則制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報部門負責(zé)人審核批準。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道收集苗木供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括企業(yè)基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)采購計劃，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價函，要求提供苗木品種、規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準等方面的報價信息。3.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價進行評審，綜合考慮苗木質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇至少[X]家供應(yīng)商進行進一步洽談。4.與選定的供應(yīng)商進行面對面洽談，深入了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、苗木質(zhì)量控制措施、價格優(yōu)惠政策、交貨期保障能力等方面情況。同時，要求供應(yīng)商提供樣品進行質(zhì)量檢測，確保其苗木質(zhì)量符合公司要求。5.采購部門會同質(zhì)量檢驗部門、需求部門等相關(guān)人員，對供應(yīng)商進行實地考察評估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、加工車間、倉儲設(shè)施、質(zhì)量檢測設(shè)備等方面情況，以及供應(yīng)商的管理水平、人員素質(zhì)、信譽狀況等。6.根據(jù)供應(yīng)商的報價、洽談情況、實地考察評估結(jié)果等，對供應(yīng)商進行綜合評分。評分標準可包括苗木質(zhì)量（[X]分）、價格（[X]分）、交貨期（[X]分）、售后服務(wù)（[X]分）、企業(yè)信譽（[X]分）等方面。7.選擇綜合評分最高的供應(yīng)商作為中標供應(yīng)商。如出現(xiàn)綜合評分相同的情況，則根據(jù)價格因素優(yōu)先選擇價格較低的供應(yīng)商；如價格也相同，則根據(jù)交貨期因素優(yōu)先選擇交貨期較短的供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律顧問進行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。審核通過后，由采購部門負責(zé)人簽字蓋章，并加蓋公司公章。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確苗木的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認。2.在采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和供應(yīng)苗木。（六）苗木驗收1.在苗木到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量檢驗部門和需求部門做好驗收準備工作。2.質(zhì)量檢驗部門按照制定的苗木質(zhì)量檢驗標準和流程，對到貨苗木進行嚴格檢驗。檢驗內(nèi)容包括苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量、病蟲害情況等方面。3.對于規(guī)格較大或數(shù)量較多的苗木，質(zhì)量檢驗部門可采用抽樣檢驗的方式進行，但抽樣比例應(yīng)符合相關(guān)標準要求。4.檢驗合格的苗木，質(zhì)量檢驗部門出具檢驗報告，并在苗木上粘貼合格標識；檢驗不合格的苗木，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時出具不合格報告，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.需求部門在收到質(zhì)量檢驗部門出具的檢驗報告后，對苗木進行現(xiàn)場接收。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時反饋給采購部門和質(zhì)量檢驗部門，共同協(xié)商解決。（七）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，提交財務(wù)管理部門審核。2.財務(wù)管理部門對付款申請單進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同條款、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.對于符合預(yù)付款條件的采購項目，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定向供應(yīng)商支付預(yù)付款。預(yù)付款比例一般不超過合同總金額的[X]%。4.苗木到貨驗收合格后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算金額以實際驗收合格的苗木數(shù)量和合同約定價格為準。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準制定1.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)標準、行業(yè)規(guī)范以及公司實際需求，制定詳細的苗木質(zhì)量標準。苗木質(zhì)量標準應(yīng)包括苗木的品種特征、規(guī)格要求、外觀質(zhì)量、病蟲害防治、根系發(fā)育等方面內(nèi)容。2.苗木質(zhì)量標準應(yīng)明確具體的量化指標和檢驗方法，確保質(zhì)量檢驗工作具有可操作性和準確性。（二）檢驗流程與方法1.苗木到貨前，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)提前了解苗木的產(chǎn)地、運輸方式、預(yù)計到貨時間等信息，做好檢驗準備工作。2.苗木到貨時，質(zhì)量檢驗部門按照既定的檢驗流程和方法，對苗木進行逐批檢驗。檢驗方法可包括現(xiàn)場觀察、測量、抽樣檢測、實驗室分析等多種方式。3.對于苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)與采購訂單和送貨清單進行仔細核對，確保準確無誤。4.對苗木的外觀質(zhì)量進行檢查，查看苗木是否有損傷、病蟲害、畸形等情況。同時，檢查苗木的根系發(fā)育情況，確保根系完整、無病蟲害。5.按照相關(guān)標準要求，對苗木進行抽樣檢測，檢測項目可包括苗木的含水量、營養(yǎng)成分、有害物質(zhì)含量等方面。抽樣檢測應(yīng)委托具有資質(zhì)的專業(yè)檢測機構(gòu)進行。（三）不合格苗木處理1.經(jīng)檢驗不合格的苗木，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時出具不合格報告，并通知采購部門。2.采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格苗木事宜。處理方式可包括退貨、換貨、降價處理等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定和實際情況確定。3.對于退貨的不合格苗木，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時將苗木運回，并承擔相應(yīng)的運輸費用。4.對于換貨的不合格苗木，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供合格的苗木，并確保換貨后的苗木質(zhì)量符合要求。5.對于降價處理的不合格苗木，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定降價幅度，并辦理相關(guān)手續(xù)。降價后的苗木應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定進行妥善處理。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的準入條件。準入條件可包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商應(yīng)具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書，并具有與所供應(yīng)苗木品種、規(guī)模相適應(yīng)的生產(chǎn)經(jīng)營能力。3.供應(yīng)商應(yīng)提供所供應(yīng)苗木的質(zhì)量檢測報告、產(chǎn)地證明等相關(guān)資料，確保苗木質(zhì)量符合國家相關(guān)標準和公司要求。4.采購部門對申請準入的供應(yīng)商進行實地考察評估，符合準入條件的供應(yīng)商方可進入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門會同質(zhì)量檢驗部門、需求部門等相關(guān)人員，定期對供應(yīng)商進行評價與考核。評價與考核周期一般為每年一次。2.供應(yīng)商評價與考核內(nèi)容包括苗木質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、企業(yè)信譽等方面。評價與考核指標應(yīng)根據(jù)公司實際需求和供應(yīng)商管理要求進行設(shè)定。3.采購部門根據(jù)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)和評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。分類標準可分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，公司可給予一定的獎勵政策，如優(yōu)先合作、增加采購量、提供預(yù)付款等；對于不合格供應(yīng)商，公司應(yīng)及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施，直至其整改合格。（三）供應(yīng)商淘汰與更換1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)及時將其淘汰：連續(xù)兩次評價與考核結(jié)果為不合格的；提供的苗木質(zhì)量嚴重不符合要求，給公司造成重大損失的；違反采購合同約定，多次出現(xiàn)交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等情況的；企業(yè)信譽嚴重受損，存在違法違規(guī)行為的。2.對于被淘汰的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時從公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中刪除其相關(guān)信息，并停止與其合作。3.因供應(yīng)商淘汰或其他原因需要更換供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的供應(yīng)商選擇與評估流程，重新選擇合適的供應(yīng)商。六、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購部門應(yīng)建立完善的苗木采供檔案管理制度，明確檔案管理的責(zé)任部門和人員。2.苗木采供檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：供應(yīng)商資料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)經(jīng)營情況、信譽狀況等；采購合同，包括采購合同文本、補充協(xié)議、變更記錄等；采購訂單，包括采購訂單下達記錄、跟蹤記錄、變更記錄等；苗木驗收報告，包括驗收標準、檢驗方法、檢驗結(jié)果等；付款記錄，包括付款申請單、付款憑證、結(jié)算清單等；其他與苗木采供相關(guān)的文件和資料，如詢價函、報價單、談判記錄、考察報告等。（二）檔案整理與保管1.采購部門應(yīng)指定專人負責(zé)苗木采供檔案的整理和保管工作。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行整理、分類、編號，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.苗木采供檔案應(yīng)按照年度、類別進行分類存放，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案保管期限應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定要求。一般情況下，苗木采供檔案的保管期限為[X]年。（三）檔案查閱與使用1.因工作需要查閱苗木采供檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人批準。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、銷毀檔案資料。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.檔案資料使用完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案管理人員，由檔案管理人員進行核對和整理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對苗木采供管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、供應(yīng)商管理是否有效、檔案管理是否規(guī)范等方面情況。2.審計部門應(yīng)制定詳細的審計計劃和審計方案，明確審計內(nèi)容、審計方法、審計時間等要求。審計過程中，應(yīng)收集充分的審計證據(jù)，確保審計結(jié)論的準確性和可靠性。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審