管線檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司管線檔案的科學管理，確保管線檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮管線檔案在公司生產、運營、維護及發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內各類管線檔案的管理，包括但不限于給排水、供電、供氣、通信、熱力等管線的規(guī)劃、設計、施工、運行、維護等過程中形成的文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司管線檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協調，確保管線檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.全程跟蹤原則對管線從規(guī)劃到報廢的全過程進行檔案跟蹤管理，保證檔案記錄的完整性和連續(xù)性。3.真實準確原則管線檔案應如實反映管線的實際情況，確保檔案內容真實可靠，數據準確無誤。4.便于利用原則優(yōu)化管線檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及相關人員對檔案的查閱和利用。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善管線檔案管理細則。2.負責接收、收集、整理、保管公司管線檔案，建立健全管線檔案數據庫，確保檔案的安全與完整。3.對管線檔案進行分類、編號、編目等基礎工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對管線檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織實施。5.指導和監(jiān)督公司各部門的管線檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和咨詢服務。（二）管線業(yè)務部門職責1.負責本部門管線項目文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責管線檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.在管線項目建設、運行、維護過程中，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的真實性和完整性。4.根據工作需要，及時查閱和利用管線檔案，并負責歸還和保管工作。（三）項目建設單位職責1.在管線項目建設過程中，負責組織、協調各參建單位的檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.督促各參建單位按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時整理、歸檔項目文件材料，并進行審核把關。3.在項目竣工驗收前，組織對項目檔案進行預驗收，對不符合要求的檔案及時整改完善。4.項目竣工驗收合格后，將項目檔案移交公司檔案管理部門。三、檔案的形成與收集（一）形成要求1.管線檔案應隨項目建設、運行、維護等活動同步形成，確保檔案與實際工作進程一致。2.檔案內容應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.電子文件應符合國家相關標準和規(guī)范，確保其真實性、完整性和可讀性。（二）收集范圍1.管線規(guī)劃階段：包括規(guī)劃文件、規(guī)劃圖紙、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.管線設計階段：設計任務書、初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。3.管線施工階段：施工組織設計、施工方案、施工日志、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件、工程竣工驗收文件等。4.管線運行階段：運行記錄、維護記錄、檢測報告、故障處理記錄、設備更新改造記錄等。5.管線報廢階段：報廢申請、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等。（三）收集程序1.各管線業(yè)務部門和項目建設單位應在工作完成后，及時將形成的文件材料進行整理，定期向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、清點，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。3.對于重要管線項目或涉及多個部門的項目，檔案管理部門應提前介入，參與文件材料的收集和整理工作。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息資源共享。（二）分類方法1.按照管線類型分類，如給排水管線、供電管線、供氣管線等。2.在每類管線中，再按照項目階段分類，如規(guī)劃、設計、施工、運行等。3.對于每個項目階段的檔案，按照文件材料的性質進一步細分，如文件、圖紙、記錄等。（三）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，對管線檔案進行編號。2.編號應具有唯一性，便于識別和管理。3.編號格式為：管線類型代碼+項目階段代碼+項目序號+檔案順序號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。3.建立電子目錄，方便計算機檢索和查詢。（五）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整，符合整理要求。2.歸檔時間應在項目結束后[X]個工作日內完成。3.檔案管理部門應對歸檔的檔案進行質量檢查，對不符合要求的檔案及時整改。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.設立專門的管線檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序排列存放。3.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.管線檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括管線規(guī)劃、設計的重要文件，重大項目的竣工驗收文件等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般項目的施工、運行文件等。4.短期保管期限為[X]年，主要包括一般性的文件材料。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.采用先進的檔案保護技術和設備，如檔案消毒、防蟲藥劑等，防止檔案損壞和變質。4.建立檔案備份制度，對重要檔案進行異地備份，確保檔案數據的安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.檔案管理部門應積極為公司各部門及相關人員提供檔案利用服務，通過查閱、復印、借閱等方式滿足利用需求。2.設立檔案查閱室，配備必要的查閱設備，方便利用者查閱檔案。3.對于電子檔案，應提供網絡查詢服務，確保利用者能夠及時獲取所需信息。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱管線檔案的，應填寫借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。4.借閱結束后，借閱者應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現問題，應及時追究借閱者的責任。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復印、借閱等情況進行詳細記錄。2.登記內容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱及編號等。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、管線業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對仍有參考價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限或進行數字化處理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定審批表進行審核，簽署鑒定意見。3.經公司主管領導批準后，對擬銷毀的檔案進行銷毀處理。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，應進行徹底刪除，