紙質(zhì)票據(jù)管理辦法總則目的本辦法旨在加強公司紙質(zhì)票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的開具、取得、保管、使用及核銷等行為，防范票據(jù)風(fēng)險，保障公司資金安全，維護公司合法權(quán)益。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟活動中涉及的各類紙質(zhì)票據(jù)管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等。基本原則1.合法性原則：紙質(zhì)票據(jù)的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保票據(jù)的開具、使用和取得合法合規(guī)。2.真實性原則：票據(jù)內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況，不得虛開、偽造票據(jù)。3.完整性原則：票據(jù)的各項要素填寫必須完整，不得遺漏重要信息，確保票據(jù)的有效性和可追溯性。4.安全性原則：加強票據(jù)的保管，確保票據(jù)安全，防止票據(jù)丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。票據(jù)的種類及適用范圍發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.種類：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。3.適用范圍：公司銷售商品、提供勞務(wù)、轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)或不動產(chǎn)等應(yīng)稅行為，應(yīng)向購買方開具發(fā)票。購買商品、接受勞務(wù)等支出，應(yīng)取得銷售方開具的合法有效發(fā)票作為記賬憑證。收據(jù)1.定義：收據(jù)是指公司在非經(jīng)營性業(yè)務(wù)活動中開具的收付款憑證。2.種類：包括收款收據(jù)、往來結(jié)算收據(jù)等。3.適用范圍：公司收取的押金、保證金、暫收款等非經(jīng)營性款項，應(yīng)開具收款收據(jù)；公司與內(nèi)部單位或個人之間的往來款項結(jié)算，可開具往來結(jié)算收據(jù)。支票1.定義：支票是出票人簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行或者其他金融機構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、普通支票等。3.適用范圍：公司在同城范圍內(nèi)的商品交易、勞務(wù)供應(yīng)、資金清算等款項支付，可使用支票進行結(jié)算。匯票1.定義：匯票是由出票人簽發(fā)的，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括銀行匯票、商業(yè)匯票等。3.適用范圍：銀行匯票適用于單位和個人各種款項的結(jié)算，可在全國范圍內(nèi)使用；商業(yè)匯票適用于在銀行開立存款賬戶的法人以及其他組織之間具有真實的交易關(guān)系或債權(quán)債務(wù)關(guān)系的款項結(jié)算，同城交易可使用商業(yè)承兌匯票，異地交易可使用銀行承兌匯票。票據(jù)的開具開具要求1.內(nèi)容完整：票據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，包括開票日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等，確保各項信息準(zhǔn)確無誤。2.字跡清晰：票據(jù)上的字跡應(yīng)清晰可辨，不得涂改、刮擦、挖補。如填寫錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進行作廢處理，并重新開具。3.加蓋印章：發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財務(wù)專用章，支票、匯票應(yīng)加蓋預(yù)留銀行印鑒。印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章代替。開具流程1.業(yè)務(wù)部門申請：業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要開具票據(jù)時，應(yīng)填寫《票據(jù)開具申請表》，詳細(xì)注明開票日期、購買方信息、項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門收到《票據(jù)開具申請表》后，應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，核對相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議，確保符合開票條件。審核無誤后，由財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.票據(jù)開具：財務(wù)部門根據(jù)審核通過的《票據(jù)開具申請表》，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具票據(jù)。開具完成后，應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章，并將票據(jù)的發(fā)票聯(lián)或收據(jù)聯(lián)交給業(yè)務(wù)部門。4.登記臺賬：財務(wù)部門應(yīng)建立票據(jù)開具臺賬，詳細(xì)記錄票據(jù)的開具日期、發(fā)票號碼、購買方信息、項目名稱、金額、稅額、價稅合計、收款方式、收款日期等內(nèi)容，確保票據(jù)開具信息的可追溯性。票據(jù)的取得取得要求1.合法性：取得的票據(jù)必須是由稅務(wù)機關(guān)或其他合法機構(gòu)統(tǒng)一監(jiān)制的，且在規(guī)定的使用期限內(nèi)。2.真實性：票據(jù)內(nèi)容必須真實，與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)相符，不得取得虛假發(fā)票或與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。3.完整性：票據(jù)的各項要素填寫必須完整，包括開票日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計、發(fā)票專用章等，不得遺漏重要信息。取得流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，應(yīng)向銷售方索取合法有效的票據(jù)。如對方為增值稅一般納稅人，應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票；如對方為小規(guī)模納稅人或其他單位，應(yīng)取得增值稅普通發(fā)票或其他合法票據(jù)。2.審核票據(jù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得票據(jù)后，應(yīng)及時將票據(jù)交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核票據(jù)的真實性、合法性和完整性，核對票據(jù)內(nèi)容與經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否相符，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通并要求對方重新開具或補充相關(guān)資料。3.登記臺賬：財務(wù)部門審核無誤后，應(yīng)將票據(jù)信息登記到票據(jù)取得臺賬中，詳細(xì)記錄票據(jù)的取得日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額、價稅合計、付款方式、付款日期等內(nèi)容，確保票據(jù)取得信息的可追溯性。票據(jù)的保管保管責(zé)任1.財務(wù)部門：公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)紙質(zhì)票據(jù)的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的日常管理工作，確保票據(jù)的安全、完整。2.保管人員：保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守票據(jù)保管制度，妥善保管票據(jù)，不得擅自將票據(jù)轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失或損毀。保管要求1.存放地點安全：票據(jù)應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保票據(jù)存放環(huán)境安全。2.分類存放：票據(jù)應(yīng)按照種類、號碼順序進行分類存放，便于查找和核對。同時，應(yīng)建立票據(jù)存放索引，注明各類票據(jù)的存放位置。3.專人專柜保管：重要票據(jù)應(yīng)實行專人專柜保管，如增值稅專用發(fā)票、支票、匯票等，確保票據(jù)的安全性和保密性。4.定期盤點：財務(wù)部門應(yīng)定期對票據(jù)進行盤點，核對票據(jù)的實際數(shù)量與臺賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時查明原因并進行處理。票據(jù)的使用使用范圍1.發(fā)票：發(fā)票僅限于公司在規(guī)定的經(jīng)營范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票。2.收據(jù)：收據(jù)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的適用范圍使用，不得用于經(jīng)營性業(yè)務(wù)收款。3.支票、匯票：支票、匯票應(yīng)按照規(guī)定的用途和程序使用，確保資金安全。使用流程1.業(yè)務(wù)部門申請：業(yè)務(wù)部門在使用票據(jù)時，應(yīng)填寫《票據(jù)使用申請表》，詳細(xì)注明使用票據(jù)的種類、號碼、用途、金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門收到《票據(jù)使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和合理性，核對相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議，確保符合票據(jù)使用條件。審核無誤后，由財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.票據(jù)領(lǐng)用：財務(wù)部門根據(jù)審核通過的《票據(jù)使用申請表》，向業(yè)務(wù)部門發(fā)放票據(jù)，并在票據(jù)領(lǐng)用登記簿上進行登記，注明領(lǐng)用日期、票據(jù)種類、號碼、用途、金額、領(lǐng)用人等內(nèi)容。4.票據(jù)使用：業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和程序使用票據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。使用過程中如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、被盜、損毀等情況，應(yīng)及時向財務(wù)部門報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。5.票據(jù)核銷：業(yè)務(wù)部門使用完票據(jù)后，應(yīng)及時將票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)交回財務(wù)部門進行核銷。財務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)與臺賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時查明原因并進行處理。票據(jù)的核銷核銷要求1.及時核銷：票據(jù)使用完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)交回財務(wù)部門進行核銷，不得拖延或積壓。2.核對一致：財務(wù)部門在核銷票據(jù)時，應(yīng)認(rèn)真核對票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)與臺賬記錄是否一致，包括票據(jù)號碼、開具日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額、價稅合計等內(nèi)容，確保票據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.歸檔保存：核銷后的票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定的期限進行歸檔保存，以備稅務(wù)機關(guān)或其他有關(guān)部門檢查。核銷流程1.業(yè)務(wù)部門交回票據(jù)：業(yè)務(wù)部門使用完票據(jù)后，應(yīng)將票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)整理齊全，按照規(guī)定的時間和要求交回財務(wù)部門。2.財務(wù)部門核對核銷：財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門交回的票據(jù)后，應(yīng)認(rèn)真核對票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)與臺賬記錄是否一致。核對無誤后，在票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)上加蓋“已核銷”章，并在臺賬中注明核銷日期。3.歸檔保存：核銷后的票據(jù)存根聯(lián)或記賬聯(lián)應(yīng)按照會計檔案管理的規(guī)定進行歸檔保存，保存期限不得少于規(guī)定年限。保存期滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定的程序進行銷毀。票據(jù)的風(fēng)險防范風(fēng)險識別1.政策風(fēng)險：國家稅收政策、金融政策等發(fā)生變化，可能導(dǎo)致公司票據(jù)管理不符合相關(guān)規(guī)定，面臨稅務(wù)處罰、資金損失等風(fēng)險。2.操作風(fēng)險：票據(jù)開具、取得、保管、使用及核銷等環(huán)節(jié)操作不當(dāng)，可能導(dǎo)致票據(jù)信息錯誤、丟失、被盜、損毀等風(fēng)險，影響公司資金安全和正常經(jīng)營。3.法律風(fēng)險：公司在票據(jù)管理過程中，如違反法律法規(guī)或相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可能面臨法律訴訟、行政處罰等風(fēng)險。風(fēng)險防范措施1.加強政策學(xué)習(xí)：財務(wù)部門應(yīng)定期組織員工學(xué)習(xí)國家稅收政策、金融政策等相關(guān)法律法規(guī)，及時了解政策變化，確保公司票據(jù)管理符合規(guī)定要求。2.完善內(nèi)部控制制度：建立健全票據(jù)管理制度，明確各部門和人員在票據(jù)管理中的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范票據(jù)管理流程，加強內(nèi)部監(jiān)督和制約，防范操作風(fēng)險。3.強化風(fēng)險意識教育：加強對員工的風(fēng)險意識教育，提高員工對票據(jù)風(fēng)險的認(rèn)識和防范能力，確保員工在日常工作中嚴(yán)格遵守票據(jù)管理規(guī)定。4.定期進行風(fēng)險評估：財務(wù)部門應(yīng)定期對公司票據(jù)管理情況進行風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施進行防范和化解。監(jiān)督檢查內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門定期檢查：財務(wù)部門應(yīng)定期對公司票據(jù)管理情況進行檢查，包括票據(jù)的開具、取得、保管、使用及核銷等環(huán)節(jié)，確保票據(jù)管理規(guī)范、安全。2.內(nèi)部審計部門不定期審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對公司票據(jù)管理情況進行審計，重點檢查票據(jù)管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況、票據(jù)使用的合規(guī)性、票據(jù)風(fēng)險防