活動統(tǒng)籌管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織活動的統(tǒng)籌管理，確保活動順利開展，達成預期目標，提升活動效果與質量，增強公司/組織的影響力與凝聚力。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部舉辦的各類活動，包括但不限于會議、慶典、培訓、團建、營銷推廣活動等。（三）基本原則1.目標導向原則：活動策劃與執(zhí)行應緊密圍繞活動目標展開，確保各項工作有的放矢。2.統(tǒng)籌協(xié)調原則：整合各方資源，協(xié)調各部門及人員之間的工作，形成高效協(xié)作機制。3.質量第一原則：注重活動細節(jié)，追求卓越品質，為參與者提供優(yōu)質體驗。4.安全保障原則：將安全放在首位，確保活動場地、設施、流程等符合安全標準，保障人員生命財產(chǎn)安全。5.成本控制原則：合理規(guī)劃活動預算，優(yōu)化資源配置，在保證活動效果的前提下，降低成本。二、活動籌備階段（一）活動策劃1.需求調研由活動發(fā)起部門或相關負責人進行活動需求調研，明確活動的目的、主題、時間、地點、參與人員、預期效果等關鍵要素。通過問卷調查、訪談、會議討論等方式收集相關信息，并進行分析整理。2.方案制定根據(jù)需求調研結果，由活動統(tǒng)籌部門牽頭，組織相關部門及人員制定活動策劃方案。策劃方案應包括活動概述、流程安排、場地布置、人員分工、宣傳推廣、物資準備、預算安排、應急預案等內容。策劃方案應進行多輪討論和修改，確保方案的科學性、合理性和可行性。3.方案審批活動策劃方案制定完成后，提交公司/組織管理層進行審批。管理層應從活動目標、預算、風險等方面進行全面審核，提出修改意見和建議。經(jīng)審批通過的策劃方案作為活動執(zhí)行的依據(jù)。（二）活動組織架構搭建1.成立活動籌備小組根據(jù)活動規(guī)模和復雜程度，成立活動籌備小組，明確小組組長及成員職責?；I備小組應包括活動統(tǒng)籌、策劃、執(zhí)行、宣傳、后勤保障、安全保衛(wèi)等相關人員。2.明確職責分工活動統(tǒng)籌負責活動的整體規(guī)劃、協(xié)調和推進，確?；顒影从媱濏樌M行。策劃人員負責活動方案的制定和優(yōu)化，提供創(chuàng)意和設計支持。執(zhí)行人員負責活動現(xiàn)場的組織和實施，確保各項工作落實到位。宣傳人員負責活動的宣傳推廣，提高活動的知曉度和參與度。后勤保障人員負責活動物資的采購、運輸、存儲和管理，提供餐飲、住宿等后勤服務。安全保衛(wèi)人員負責活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，制定安全預案，確保人員和財產(chǎn)安全。（三）物資準備1.物資清單制定根據(jù)活動策劃方案，由后勤保障人員制定物資清單，明確所需物資的種類、數(shù)量、規(guī)格等信息。物資清單應包括活動設備、道具、禮品、宣傳資料、餐飲食品、辦公用品等。2.物資采購根據(jù)物資清單，進行物資采購。采購過程中應遵循公司/組織的采購制度，選擇合適的供應商，確保物資質量和供應及時性。對于重要物資或定制物資，應提前與供應商溝通協(xié)調，簽訂采購合同，明確交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.物資驗收與管理物資采購到貨后，由后勤保障人員會同相關人員進行驗收，檢查物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等是否符合要求。對驗收合格的物資進行分類存放和管理，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。定期對物資進行盤點，確保物資賬實相符。（四）宣傳推廣1.宣傳計劃制定根據(jù)活動目標和受眾群體，由宣傳人員制定宣傳計劃，明確宣傳渠道、宣傳內容、宣傳時間等。宣傳渠道可包括公司/組織官網(wǎng)、社交媒體平臺、電子郵件、短信、海報、宣傳單頁等。宣傳內容應突出活動主題、亮點和價值，吸引目標受眾的關注。2.宣傳執(zhí)行按照宣傳計劃，組織開展宣傳工作。通過各種宣傳渠道發(fā)布活動信息，進行活動預熱和推廣。及時收集和反饋宣傳效果，根據(jù)反饋情況調整宣傳策略和內容。3.活動報名與信息收集建立活動報名渠道，方便目標受眾報名參加活動。報名過程中應收集參與者的基本信息、聯(lián)系方式等。對報名信息進行整理和分析，為活動現(xiàn)場管理和后續(xù)跟進提供依據(jù)。（五）場地布置1.場地選擇與預訂根據(jù)活動規(guī)模和需求，選擇合適的活動場地。場地應具備良好的交通便利性、設施設備齊全、安全可靠等條件。提前與場地供應商簽訂場地租賃合同，明確場地使用時間、費用、服務內容等條款。2.場地布置方案設計根據(jù)活動主題和風格，由策劃人員設計場地布置方案。場地布置應體現(xiàn)活動特色，營造良好的氛圍。場地布置方案應包括舞臺搭建、音響燈光設備安裝、背景板設計制作、桌椅擺放、裝飾布置等內容。3.場地布置實施按照場地布置方案，組織相關人員進行場地布置。布置過程中應注意安全，確保布置效果符合設計要求。場地布置完成后，進行全面檢查和調試，確保設施設備正常運行。三、活動執(zhí)行階段（一）活動現(xiàn)場管理1.人員簽到與引導在活動現(xiàn)場設置簽到臺，安排專人負責參與者的簽到工作。簽到過程中應核對參與者身份信息，發(fā)放活動資料和禮品。安排引導人員，引導參與者前往活動場地就座，解答參與者的疑問。2.活動流程執(zhí)行按照活動策劃方案，嚴格執(zhí)行活動流程?；顒舆^程中應注意時間把控，確保各環(huán)節(jié)有序進行。活動現(xiàn)場應安排專人負責攝影攝像，記錄活動精彩瞬間，為后續(xù)宣傳和總結提供素材。3.互動環(huán)節(jié)組織根據(jù)活動性質和目標，組織開展互動環(huán)節(jié)?；迎h(huán)節(jié)應設計有趣、新穎的活動形式，提高參與者的參與度和積極性?；迎h(huán)節(jié)過程中應注意現(xiàn)場秩序維護，確保活動安全、順利進行。（二）后勤保障1.餐飲服務根據(jù)活動規(guī)模和需求，提供餐飲服務。餐飲服務應保證食品質量和衛(wèi)生安全，滿足參與者的口味需求。提前與餐飲供應商溝通協(xié)調，確定餐飲種類、數(shù)量、供應時間等細節(jié)?；顒蝇F(xiàn)場應安排專人負責餐飲服務的組織和管理，確保餐飲供應及時、有序。2.住宿安排對于需要安排住宿的活動，提前與酒店或住宿供應商聯(lián)系，預訂合適的房間。住宿安排應考慮參與者的需求和舒適度，提供必要的服務設施。活動現(xiàn)場應安排專人負責住宿登記、分配和管理，確保住宿安全、有序。3.設備維護與應急處理活動現(xiàn)場安排專人負責設備的維護和管理，確保音響燈光、投影儀等設備正常運行。制定設備應急預案，對可能出現(xiàn)的設備故障及時進行處理，確?；顒硬皇苡绊?。對活動現(xiàn)場出現(xiàn)的其他突發(fā)情況，如人員突發(fā)疾病、火災等，應及時啟動應急預案，進行應急處理。（三）安全保衛(wèi)1.安全保衛(wèi)方案制定根據(jù)活動規(guī)模和特點，制定安全保衛(wèi)方案。安全保衛(wèi)方案應包括人員安全、財產(chǎn)安全、消防安全等方面的措施。明確安全保衛(wèi)人員的職責和分工，確保安全保衛(wèi)工作落實到位。2.安全檢查與防范在活動前對活動場地進行全面安全檢查，消除安全隱患。檢查內容包括場地設施、電氣設備、消防器材等。在活動現(xiàn)場設置安全警示標識，加強對人員和車輛的管理，防止發(fā)生意外事故。加強對活動現(xiàn)場的巡邏和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。3.應急處置制定安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工。對可能出現(xiàn)的安全事故，如火災、地震、人員踩踏等，應及時啟動應急預案，進行應急處置。定期組織安全演練，提高安全保衛(wèi)人員的應急處置能力和參與者的安全意識。四、活動收尾階段（一）活動總結1.收集反饋意見活動結束后，通過問卷調查、訪談等方式收集參與者和相關部門的反饋意見。反饋意見應包括對活動內容、組織安排、場地布置、服務質量等方面的評價和建議。2.數(shù)據(jù)分析與評估對活動報名人數(shù)、參與人數(shù)、宣傳效果、成本支出等數(shù)據(jù)進行分析和評估。通過數(shù)據(jù)分析，了解活動的實際效果，為后續(xù)活動策劃和改進提供參考。3.撰寫活動總結報告根據(jù)反饋意見和數(shù)據(jù)分析結果，由活動統(tǒng)籌部門撰寫活動總結報告。活動總結報告應包括活動概述、執(zhí)行情況、效果評估、經(jīng)驗教訓、改進建議等內容。活動總結報告應提交公司/組織管理層進行審閱，作為今后活動策劃和管理的重要依據(jù)。（二）物資清理與歸還1.物資盤點與清理活動結束后，由后勤保障人員對活動現(xiàn)場的物資進行盤點和清理。核對物資的數(shù)量、質量和使用情況，確保物資賬實相符。對剩余物資進行分類整理，妥善保管，以便后續(xù)活動使用。2.物資歸還對于租賃的物資，按照租賃合同的約定，及時歸還租賃供應商。歸還過程中應確保物資完好無損，如有損壞應照價賠償。對采購的物資，如無后續(xù)使用需求，可按照公司/組織的相關規(guī)定進行處理。（三）費用結算1.費用核算活動結束后，由財務部門對活動費用進行核算。費用核算應包括活動策劃、物資采購、場地租賃、餐飲住宿、宣傳推廣、人員勞務等各項費用。核對費用支出是否符合預算安排，對超支部分進行分析和說明。2.費用報銷與支付