社團資料管理辦法總則目的為加強本公司/組織社團資料的規(guī)范化管理，確保社團資料的完整性、準確性和安全性，提高社團工作效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有社團的資料管理工作。定義1.社團資料：指社團在開展活動、組織建設(shè)、會員管理等過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄、檔案等資料。2.資料管理：包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映社團的活動情況和工作成果。2.完整性原則：確保資料的全面性，不遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.保密性原則：對涉及社團機密和會員隱私的資料嚴格保密。5.便捷性原則：資料管理應(yīng)便于查閱和使用，提高工作效率。資料收集收集范圍1.社團章程：社團成立時制定的組織章程。2.活動計劃與總結(jié)：每次社團活動的策劃方案、實施記錄及活動總結(jié)。3.會員信息：包括會員基本資料、入會申請、會員變更記錄等。4.會議記錄：社團各類會議的紀要，如理事會會議、會員大會等。5.財務(wù)資料：社團的收支明細、預(yù)算報表、財務(wù)審計報告等。6.宣傳資料：社團制作的海報、宣傳單頁、活動照片、視頻等宣傳素材。7.合作協(xié)議：與其他組織、單位或個人簽訂的合作協(xié)議、贊助合同等。8.獲獎證書與榮譽：社團獲得的各類獎項、榮譽證書等。9.其他相關(guān)資料：與社團工作相關(guān)的其他文件、記錄等。收集要求1.及時收集：各社團應(yīng)指定專人負責(zé)資料收集工作，確保資料在活動結(jié)束或工作完成后及時提交。2.準確完整：收集的資料應(yīng)內(nèi)容準確、格式規(guī)范，確保資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類整理：收集過程中應(yīng)對資料進行初步分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。收集渠道1.社團成員提交：由參與活動的成員按照要求提交相關(guān)資料。2.活動組織部門提供：負責(zé)活動策劃和執(zhí)行的部門及時整理活動資料并提交。3.外部合作方提供：與社團有合作關(guān)系的單位或個人按照協(xié)議提供相關(guān)資料。資料整理整理原則1.分類清晰：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途等進行分類，確保資料類別明確，便于查找和管理。2.邏輯連貫：同一類資料應(yīng)按照時間順序、重要程度等進行排列，保持資料的邏輯性和連貫性。3.規(guī)范統(tǒng)一：資料整理應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式和標準，如字體、字號、排版等。分類方法1.按年度分類：將資料按照年份進行分類，如20XX年社團資料、20XX+1年社團資料等。2.按資料類型分類：-章程類：存放社團章程及相關(guān)修訂記錄。-活動類：按照活動主題或類型進一步細分，如文化活動、體育活動等，每個活動下再依次存放活動計劃、總結(jié)、照片、視頻等資料。-會員類：包含會員基本信息表、入會申請表、會員變更登記表等。-會議類：按會議名稱分類，存放會議通知、會議記錄、會議決議等資料。-財務(wù)類：包括財務(wù)報表、收支明細、發(fā)票等。-宣傳類：按照宣傳形式分類，如海報、宣傳單頁、新媒體宣傳資料等。-合作類：存放與各類合作方簽訂的協(xié)議、合同等。-榮譽類：放置社團獲得的各類獎項、榮譽證書等。-其他類：不屬于以上分類的其他資料。編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對每一份資料進行編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用“年份+類別代碼+順序號”的形式。2.年份：資料形成的年份，用四位數(shù)字表示，如2023。3.類別代碼：根據(jù)資料分類確定的兩位字母代碼，具體如下：-ZC：章程類-HD：活動類-HY：會員類-HY：會議類-CW：財務(wù)類-XC：宣傳類-HZ：合作類-RY：榮譽類-QT：其他類4.順序號：同一類別資料按照收集時間順序依次編排的三位數(shù)字序號，從001開始。例如，2023年第5個活動的資料編號為：2023HD005。整理流程1.初步篩選：對收集到的資料進行初步審核，剔除重復(fù)、無效或不符合要求的資料。2.分類排序：按照分類方法對資料進行分類，并根據(jù)編號規(guī)則進行編號，然后按照邏輯順序進行排列。3.資料編目：為每份資料編制詳細的目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和檢索。4.裝訂成冊（如有需要）：對于一些篇幅較多、關(guān)聯(lián)性強的資料，可進行裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、編號等信息。資料歸檔歸檔要求1.定期歸檔：各社團應(yīng)每月定期將整理好的資料移交至公司/組織檔案室進行歸檔。2.完整歸檔：確保歸檔資料的完整性，不得遺漏任何重要信息。3.規(guī)范裝訂：歸檔資料應(yīng)按照一定的規(guī)格進行裝訂，如A4紙張大小，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。歸檔流程1.資料移交：社團資料管理人員填寫《社團資料歸檔移交清單》，詳細列出移交資料的名稱、編號、數(shù)量等信息，一式兩份，雙方簽字確認后，一份由社團留存，一份隨資料移交至檔案室。2.檔案室接收：檔案室工作人員按照《社團資料歸檔移交清單》對移交資料進行核對，確認無誤后辦理接收手續(xù)，并將資料按照歸檔要求進行存放。3.上架排列：將歸檔資料按照類別、年份、編號順序上架排列，便于查找和管理。資料保管保管環(huán)境1.檔案室選址：檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的房間，遠離水源和火源。2.溫濕度控制：檔案室應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持室內(nèi)溫度在14℃-24℃之間，相對濕度在45%-60%之間。3.安全防護：檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全防護設(shè)施，確保資料的安全。保管方式1.紙質(zhì)資料保管：-分類存放：按照資料分類，將紙質(zhì)資料存放在不同的檔案柜中，并在檔案柜上標明類別名稱。-專柜保管：對于重要、機密的資料，應(yīng)設(shè)置專柜單獨保管，并限制查閱權(quán)限。-定期盤點：定期對紙質(zhì)資料進行盤點，核對資料數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子資料保管：-數(shù)據(jù)備份：定期對電子資料進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。-存儲設(shè)備維護：定期檢查存儲設(shè)備的狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。-數(shù)據(jù)加密：對重要的電子資料進行加密存儲，設(shè)置訪問密碼，防止數(shù)據(jù)泄露。保管期限1.短期保管：保管期限為1-5年的資料，如一般性的活動資料、短期的會員信息等。2.中期保管：保管期限為5-10年的資料，如社團年度活動總結(jié)、重要會議記錄等。3.長期保管：保管期限為10年以上的資料，如社團章程、財務(wù)審計報告、榮譽證書等。具體保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度由公司/組織檔案室確定。資料查閱查閱權(quán)限1.社團內(nèi)部查閱：社團成員因工作需要，可查閱本社團相關(guān)資料。查閱時需填寫《社團資料查閱申請表》，經(jīng)社團負責(zé)人批準后，在檔案室工作人員的陪同下進行查閱。2.公司/組織內(nèi)部查閱：公司/組織其他部門因工作需要查閱社團資料時，需填寫《社團資料查閱申請表》，經(jīng)社團負責(zé)人和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，在檔案室工作人員的陪同下進行查閱。3.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個人提供社團資料查閱時，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議，在公司/組織指定人員的監(jiān)督下進行查閱。查閱流程1.申請：查閱人填寫《社團資料查閱申請表》，詳細說明查閱資料的名稱、目的、查閱時間等信息。2.審批：申請表按照查閱權(quán)限提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后申請表交檔案室。3.查閱：檔案室工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相關(guān)資料，查閱人在指定地點進行查閱，不得擅自將資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄資料，需經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將資料歸還檔案室，檔案室工作人員核對資料無誤后，在《社團資料查閱申請表》上注明歸還情況。資料借閱借閱權(quán)限1.社團內(nèi)部借閱：社團成員因特殊原因需要借閱本社團資料時，需填寫《社團資料借閱申請表》，經(jīng)社團負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.公司/組織內(nèi)部借閱：公司/組織其他部門因工作需要借閱社團資料時，需填寫《社團資料借閱申請表》，經(jīng)社團負責(zé)人和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.外部借閱：原則上不對外借閱社團資料。如因特殊情況確需向外部單位或個人借閱時，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議和借閱合同，明確借閱期限、歸還時間、違約責(zé)任等事項。借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱流程1.申請：借閱人填寫《社團資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、目的、借閱時間等信息。2.審批：申請表按照借閱權(quán)限提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后申請表交檔案室。3.借閱登記：檔案室工作人員根據(jù)申請表辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并向借閱人發(fā)放資料。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，歸還時檔案室工作人員應(yīng)認真核對資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)按照規(guī)定進行賠償。資料銷毀銷毀條件1.超過保管期限：對于已達到保管期限且無繼續(xù)保存價值的資料，可進行銷毀。2.資料失效：因政策調(diào)整、社團解散等原因?qū)е沦Y料失去效力的，可進行銷毀。3.資料損壞無法修復(fù)：資料因自然災(zāi)害、人為損壞等原因無法修復(fù)且無保存必要的，可進行銷毀。銷毀流程1.提出申請：由社團或相關(guān)部門提出資料銷毀申請，填寫《社團資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：申請表經(jīng)社團負責(zé)人和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，交檔案室。3.銷毀實施：檔案室會同相關(guān)部門指定專人負責(zé)資料銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保資料徹底銷毀，防止資料泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。5.銷毀記錄存檔：銷毀工作完成后，將銷毀記錄整理歸檔，保存期限為[X]年。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，定期對社團資料管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.自我監(jiān)督：各社團應(yīng)加強自身資料管理工作的自我監(jiān)督，定期對本社團資料管理情況進行自查，確保資料管理工作規(guī)范有序。檢查內(nèi)容1.資料收集情況：檢查資料是否及時、完整收集，收集渠道是否暢通。2.資料整理情況：查看資料分類是否清晰、編號是否規(guī)范、編目是否準確。3.資料歸檔情況：檢查歸檔資料是否齊全、規(guī)范，是否按時移交檔案室。4.資料保管情況：檢查保管環(huán)境是否符合要求，保管方式是否得當，資料是否安全。5.資料查閱與借閱情況：查看查閱和借閱手續(xù)是否齊全，是否按照規(guī)定進行操作。6.資料銷毀情況：檢查銷毀申請、審批手續(xù)是否完備，銷