電視會議管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電視會議的組織與管理，提高會議效率，確保信息及時準(zhǔn)確傳達(dá)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部合作伙伴通過電視會議形式進(jìn)行的各類會議活動。（三）基本原則1.高效原則：確保電視會議能夠快速、有效地進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的溝通和決策目的。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)組織電視會議，保證會議的質(zhì)量和秩序。3.安全原則：保障電視會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和信息安全，防止會議信息泄露。二、會議組織與準(zhǔn)備（一）會議發(fā)起1.各部門如需召開電視會議，應(yīng)提前填寫《電視會議申請表》，明確會議主題、時間、參會人員范圍、會議議程等內(nèi)容。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門進(jìn)行統(tǒng)籌安排。（二）會議安排1.行政部門根據(jù)申請情況，結(jié)合公司電視會議系統(tǒng)的使用情況，合理安排會議時間和會議室資源。2.對于涉及多個部門或重要議題的電視會議，行政部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保會議順利進(jìn)行。（三）會議通知1.行政部門負(fù)責(zé)在會議召開前[X]個工作日，通過公司內(nèi)部通訊工具或郵件等方式向參會人員發(fā)送會議通知。2.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點（電視會議接入信息）、參會人員、會議議程等內(nèi)容，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。（四）會前準(zhǔn)備1.會議發(fā)起部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料，如匯報材料、演示文稿等，并確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。2.行政部門負(fù)責(zé)在會議召開前對電視會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行，圖像、聲音清晰。3.參會人員應(yīng)提前測試電視會議接入設(shè)備，確保能夠按時參加會議，并熟悉會議議程和相關(guān)資料。三、會議主持與參與（一）會議主持1.電視會議一般應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或指定的主持人進(jìn)行主持。2.主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，掌握會議時間和節(jié)奏，確保會議按照預(yù)定流程進(jìn)行。3.在會議過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，協(xié)調(diào)各方意見，及時解決會議中出現(xiàn)的問題。（二）參會人員1.參會人員應(yīng)按時參加電視會議，不得遲到、早退或無故缺席。2.參會人員應(yīng)保持良好的會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意走動或進(jìn)行與會議無關(guān)的活動。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表自己的意見和建議。如有不同意見，應(yīng)在主持人允許的情況下，進(jìn)行理性、客觀的表達(dá)。四、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.電視會議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員可由行政部門指定或由會議發(fā)起部門自行安排。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果等。3.記錄人員應(yīng)使用規(guī)范的記錄格式和方法，確保記錄內(nèi)容清晰、易讀。在會議過程中，記錄人員應(yīng)及時記錄重要信息，避免遺漏。（二）會議紀(jì)要1.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。2.會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點，準(zhǔn)確概括會議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識以及做出的決策等。3.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核簽字后，發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行存檔。五、會議設(shè)備與技術(shù)支持（一）設(shè)備管理1.公司行政部門負(fù)責(zé)電視會議設(shè)備的日常管理和維護(hù)，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運行。2.各部門應(yīng)妥善使用電視會議設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝或損壞設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行處理。（二）技術(shù)支持1.公司信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為電視會議提供技術(shù)支持，確保會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和信息安全。2.在會議召開前，信息技術(shù)部門應(yīng)對會議系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查和調(diào)試，確保圖像、聲音、數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙δ苷！?.在會議過程中，信息技術(shù)部門應(yīng)安排專人值班，及時處理可能出現(xiàn)的技術(shù)問題，保障會議的順利進(jìn)行。六、會議安全與保密（一）安全管理1.電視會議過程中，參會人員應(yīng)注意保護(hù)個人信息和公司機密，不得隨意透露會議內(nèi)容和相關(guān)信息。2.公司信息技術(shù)部門應(yīng)采取必要的安全措施，保障電視會議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，防止會議信息被竊取或篡改。3.如遇網(wǎng)絡(luò)故障、設(shè)備故障等突發(fā)情況，應(yīng)及時采取應(yīng)急措施，確保會議能夠繼續(xù)進(jìn)行或及時恢復(fù)。（二）保密措施1.涉及公司機密的電視會議，應(yīng)嚴(yán)格控制參會人員范圍，并要求參會人員簽署保密協(xié)議。2.會議資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或泄露。會議結(jié)束后，相關(guān)資料應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行歸檔或銷毀。3.嚴(yán)禁在電視會議中討論涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感內(nèi)容，如有違反，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、會議效果評估與改進(jìn)（一）效果評估1.會議結(jié)束后，行政部門可通過問卷調(diào)查、參會人員反饋等方式，對電視會議的效果進(jìn)行評估。2.評估內(nèi)容包括會議組織安排、會議內(nèi)容、會議效率、會議設(shè)備等方面，了解參會人員對會議的滿意度和意見建議。（二）改進(jìn)措施1.根據(jù)會議效果評估結(jié)果，行政部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，針對存在的問題提出改進(jìn)措施，并在后續(xù)的會議組織中加以完善