白機(jī)電話管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司白機(jī)電話的管理，規(guī)范使用行為，提高使用效率，確保通訊暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有配備白機(jī)電話的部門和員工。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對白機(jī)電話實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一配置、統(tǒng)一維護(hù)。2.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照規(guī)定的用途和方式使用白機(jī)電話，確保通訊安全、準(zhǔn)確、及時。3.節(jié)約高效原則：在保證通訊需求的前提下，合理控制費(fèi)用，提高通訊資源的使用效率。二、白機(jī)電話的配置與管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)各部門的工作職能和實(shí)際需求，合理配置白機(jī)電話數(shù)量。2.配置的白機(jī)電話應(yīng)符合公司通訊系統(tǒng)的要求，具備相應(yīng)的功能。（二）安裝與調(diào)試1.由公司通訊管理部門負(fù)責(zé)白機(jī)電話的安裝和調(diào)試工作，確保電話正常使用。2.安裝調(diào)試完成后，應(yīng)填寫《白機(jī)電話安裝調(diào)試記錄》，記錄電話的型號、安裝位置、使用部門等信息。（三）編號與標(biāo)識1.對白機(jī)電話進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。2.在白機(jī)電話上張貼明顯的標(biāo)識，注明所屬部門、編號等信息。（四）維護(hù)與保養(yǎng)1.公司通訊管理部門定期對白機(jī)電話進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保電話設(shè)備的正常運(yùn)行。2.如發(fā)現(xiàn)電話故障，應(yīng)及時進(jìn)行維修，并記錄故障原因和維修情況。3.對于無法修復(fù)的電話設(shè)備，應(yīng)及時進(jìn)行更換，確保通訊暢通。三、白機(jī)電話的使用規(guī)定（一）使用范圍1.白機(jī)電話主要用于公司內(nèi)部的工作通訊，包括但不限于業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作匯報、文件傳達(dá)等。2.禁止使用白機(jī)電話進(jìn)行私人聊天、撥打長途電話等與工作無關(guān)的活動。（二）撥打要求1.撥打白機(jī)電話時，應(yīng)準(zhǔn)確撥號，確保通訊順暢。2.如需撥打外線電話，應(yīng)先撥打公司總機(jī)，由總機(jī)轉(zhuǎn)接。3.撥打長途電話時，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）接聽要求1.接聽白機(jī)電話時，應(yīng)及時、禮貌，使用規(guī)范的語言。2.對于重要的電話，應(yīng)做好記錄，并及時向相關(guān)人員匯報。3.如遇無法接聽的情況，應(yīng)及時設(shè)置語音留言，說明原因和回復(fù)時間。（四）信息安全1.嚴(yán)格遵守公司的信息安全規(guī)定，不得在電話中泄露公司機(jī)密信息。2.如涉及公司機(jī)密信息的通訊，應(yīng)采取加密措施或通過專用渠道進(jìn)行。四、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司制定白機(jī)電話的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括市內(nèi)通話費(fèi)、長途通話費(fèi)、月租費(fèi)等。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)市場行情和公司實(shí)際情況進(jìn)行適時調(diào)整。（二）費(fèi)用核算1.通訊管理部門每月對白機(jī)電話的費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計各部門的費(fèi)用使用情況。2.費(fèi)用核算結(jié)果應(yīng)及時反饋給各部門負(fù)責(zé)人，并抄送財務(wù)部門。（三）費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)合理控制白機(jī)電話的費(fèi)用支出，避免浪費(fèi)。2.對于費(fèi)用超支的部門，應(yīng)分析原因，采取措施進(jìn)行整改。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.違反白機(jī)電話使用規(guī)定，如進(jìn)行私人聊天、撥打長途電話等。2.因使用不當(dāng)導(dǎo)致電話設(shè)備損壞。3.泄露公司機(jī)密信息。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責(zé)令改正。2.對于多次違規(guī)的員工，視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、停職等處理措施。3.因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司通訊管理部門負(fù)責(zé)對白機(jī)電話的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查方式1.定期檢查：通訊管理部門每月對白機(jī)電話的使用情況進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：通訊管理部門不定期對白機(jī)電話的使用情況進(jìn)行抽查。（三）檢查內(nèi)容1.電話的使用是否符合規(guī)定。2.費(fèi)用支出是否合理。3.設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況。（四）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門和員工限期整改。2.整改完成后，通訊管理部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司通訊管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本辦法如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相抵觸的，