特殊檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織特殊檔案的管理，確保特殊檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各類特殊檔案的管理，包括但不限于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等具有特殊性質(zhì)的檔案。（三）定義1.特殊檔案：指在形成、保管和利用等方面具有特殊要求，涉及國家利益、公司/組織核心競爭力或個人權(quán)益保護(hù)的檔案。2.檔案保管期限：根據(jù)檔案的重要性、時效性和法律法規(guī)要求，確定檔案的保管期限，分為短期、中期和長期。（四）管理原則1.安全保密原則：確保特殊檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行檔案管理活動。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.有效利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮特殊檔案的作用，為公司/組織的決策和發(fā)展提供支持。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門的職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門特殊檔案的形成、整理和初步審核工作。2.明確檔案形成過程中的責(zé)任人，確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.按照公司/組織規(guī)定的時間和要求，將形成的特殊檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案收集要求1.收集范圍應(yīng)涵蓋與特殊檔案相關(guān)的各種載體形式，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、刪除或銷毀。3.對于重要的特殊檔案，應(yīng)在形成后及時進(jìn)行收集，確保檔案的時效性。（三）檔案收集流程1.檔案形成部門在檔案形成后，填寫《特殊檔案收集清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、來源等信息。2.將填寫好的《特殊檔案收集清單》連同檔案一并提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案形成部門溝通解決。4.核對無誤后，檔案管理部門在《特殊檔案收集清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案納入特殊檔案管理體系。三、檔案的整理與分類（一）整理要求1.對收集到的特殊檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.去除檔案中的無關(guān)材料，如重復(fù)文件、空白頁等，保持檔案的簡潔性。3.對破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)特殊檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為以下幾類：國家機(jī)密檔案：涉及國家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事等重要機(jī)密信息的檔案。商業(yè)秘密檔案：與公司/組織商業(yè)利益相關(guān)的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、客戶信息等檔案。個人隱私檔案：涉及個人身份、健康、財產(chǎn)等隱私信息的檔案。其他特殊檔案：根據(jù)公司/組織實(shí)際情況確定的其他具有特殊性質(zhì)的檔案。2.在每一類檔案下，再根據(jù)檔案的形成時間、來源、主題等因素進(jìn)行細(xì)分，形成二級分類目錄。（三）整理流程1.檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對接收的特殊檔案進(jìn)行初步分類。2.對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、形成時間、來源、保管期限等信息。4.將整理好的檔案按照分類順序存放，建立檔案存放索引，方便查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的特殊檔案保管庫，保管庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.保管庫應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，確保檔案的質(zhì)量。3.對保管庫進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保安全設(shè)施的正常運(yùn)行。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案信息的備份和安全。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照分類順序存放于檔案盒或檔案架中，并在檔案盒或檔案架上標(biāo)明檔案類別和編號。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。4.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、檢索和管理，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定特殊檔案的保管期限。國家機(jī)密檔案：按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。商業(yè)秘密檔案：根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況，確定保管期限一般為[X]年。個人隱私檔案：保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和個人隱私保護(hù)的要求確定，一般為[X]年。其他特殊檔案：保管期限由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況確定。2.在檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)特殊檔案的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)制、出借檔案。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助檔案利用部門做好檔案的查閱和借閱工作。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵循安全保密原則，確保檔案利用過程中的信息安全。2.根據(jù)檔案的密級和利用范圍，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱權(quán)限。3.在檔案利用過程中，不得擅自修改、刪除或銷毀檔案內(nèi)容。（二）利用流程1.查閱申請：利用部門如需查閱特殊檔案，應(yīng)填寫《特殊檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)查閱申請。對于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用部門可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.借閱申請：如需借閱特殊檔案，利用部門應(yīng)填寫《特殊檔案借閱申請表》，注明借閱期限、歸還時間等信息，并按照查閱申請的審批流程進(jìn)行審批。5.借閱：審批通過后，檔案管理部門將檔案提供給利用部門，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.歸還：利用部門應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的利用范圍和程序進(jìn)行利用。2.商業(yè)秘密檔案的利用應(yīng)僅限于公司/組織內(nèi)部具有相關(guān)權(quán)限的人員，未經(jīng)授權(quán)不得向外部披露。3.個人隱私檔案的利用應(yīng)遵循個人隱私保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)，確保個人隱私信息不被泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和法律專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對特殊檔案的保管期限、價值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、重要性等因素，綜合判斷檔案的保管期限和價值。2.對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)予以鑒定銷毀。3.對于涉及法律法規(guī)糾紛或可能對公司/組織產(chǎn)生重大影響的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對特殊檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將檔案清單提交給檔案鑒定小組，鑒定小組對檔案進(jìn)行逐一審查和評估。3.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保管期限和價值做出鑒定結(jié)論，并填寫《特殊檔案鑒定意見書》。4.鑒定結(jié)論經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀或繼續(xù)保管的依據(jù)。（四）銷毀流程1.對于鑒定后需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《特殊檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《特殊檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《特殊檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷毀工作完成后，《特殊檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案進(jìn)行永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全特殊檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。公司/組織內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對特殊檔案管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案保管場所的安全設(shè)施運(yùn)行情況，確保檔案的安全。3.檔案管理人員的職責(zé)履行情況，是否嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。4.檔案利用過程中的審批手續(xù)是否齊全