湘潭采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)湘潭地區(qū)采購管理工作，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于湘潭地區(qū)公司/組織內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。4.誠信原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購決策委員會，負(fù)責(zé)審議重大采購項目、采購政策及采購管理制度等。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責(zé)，確保采購工作的順利開展。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款等財務(wù)工作，對采購成本進(jìn)行核算與控制。3.審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購結(jié)果的真實性等。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前編制采購預(yù)算草案，明確采購項目、數(shù)量、金額等。2.采購預(yù)算草案應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門審核，確保預(yù)算的合理性和可行性。3.采購決策機(jī)構(gòu)對審核后的采購預(yù)算進(jìn)行審議批準(zhǔn)，形成年度采購預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)財務(wù)部門審核，采購決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。2.審計部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性。四、采購流程管理（一）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購預(yù)算和需求部門的采購申請，制定采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購方式等。2.采購計劃應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報采購決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后實施。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，選擇合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入：對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等方面，符合要求的方可準(zhǔn)入。3.供應(yīng)商考核：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行獎懲，建立優(yōu)勝劣汰機(jī)制。（三）采購實施1.采購方式選擇：根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。2.采購文件編制：采購部門根據(jù)采購方式編制采購文件，明確采購要求、評審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.采購評審：組織相關(guān)人員對采購文件進(jìn)行評審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，確定采購結(jié)果。4.合同簽訂：采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。（四）采購驗收1.需求部門負(fù)責(zé)組織對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。2.驗收合格的，需求部門應(yīng)出具驗收報告；驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無法解決，可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。（五）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理采購付款手續(xù)。2.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，確保資金支付的安全和合規(guī)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險管理：與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求供應(yīng)商提供履約保證金；加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的信用狀況。2.質(zhì)量風(fēng)險管理：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強(qiáng)對采購物資或服務(wù)的檢驗檢測；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對質(zhì)量問題及時追溯和處理。3.價格風(fēng)險管理：建立價格監(jiān)測機(jī)制，關(guān)注市場價格動態(tài)，合理確定采購價格；采用套期保值等金融工具，規(guī)避價格波動風(fēng)險。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，當(dāng)風(fēng)險達(dá)到預(yù)警級別時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。六、采購信息管理（一）信息收集與整理1.采購部門應(yīng)收集與采購活動相關(guān)的各類信息，包括供應(yīng)商信息、采購項目信息、采購價格信息、采購合同信息等。2.對收集到的信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）信息共享與利用1.實現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部的共享，需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門可根據(jù)權(quán)限查詢和使用采購信息。2.利用采購信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，為采購決策提供支持，如分析供應(yīng)商價格趨勢、采購成本構(gòu)成等。七、采購績效評估（一）評估指標(biāo)設(shè)定1.采購成本指標(biāo)：包括采購價格、采購費用等，評估采購成本的控制情況。2.采購質(zhì)量指標(biāo)：如物資合格率、服務(wù)滿意度等，衡量采購質(zhì)量的高低。3.采購效率指標(biāo)：如采購周期、合同執(zhí)行率等，反映采購工作的效率。4.風(fēng)險管理指標(biāo)：如風(fēng)險事件發(fā)生率、風(fēng)險損失金額等，評估采購風(fēng)險的管理效果。（二）評估方法1.定期對采購績效進(jìn)行評估，采用定量與定性相結(jié)