管檔人員管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管檔人員的管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理工作的人員，包括但不限于檔案管理人員、各部門兼職檔案員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。4.高效利用原則：建立健全檔案利用機(jī)制，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員合理利用檔案，提高工作效率。二、管檔人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理-負(fù)責(zé)制定檔案收集計劃，定期收集公司各部門形成的各類檔案資料，確保檔案收集的完整性和及時性。-對收集到的檔案進(jìn)行分類、整理、編目，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。2.檔案保管-負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，確保檔案存放環(huán)境符合要求。-按照檔案保管期限和密級要求，對檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。-做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作，確保檔案的安全。3.檔案利用服務(wù)-建立檔案借閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱檔案的人員進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案按時歸還。-根據(jù)公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的需求，提供檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)，積極協(xié)助解決檔案利用過程中出現(xiàn)的問題。-定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據(jù)。4.檔案信息化建設(shè)-負(fù)責(zé)推進(jìn)公司檔案信息化工作，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施方案。-組織開展檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。-維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。5.檔案鑒定與銷毀-按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。-對已到保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。-做好檔案鑒定與銷毀過程的記錄工作，確保檔案銷毀工作的可追溯性。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.檔案收集與整理-負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理工作，確保本部門形成的檔案資料齊全、完整。-按照公司檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對本部門檔案進(jìn)行初步分類、編號，定期移交公司檔案管理人員。2.檔案保管-協(xié)助公司檔案管理人員做好本部門檔案的臨時保管工作，確保檔案的安全。-對本部門檔案的保管情況進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司檔案管理人員報告。3.檔案利用-根據(jù)工作需要，為本部門人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記工作。-及時向公司檔案管理人員反饋本部門檔案利用過程中出現(xiàn)的問題和需求。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，按照檔案形成規(guī)律和公司檔案管理制度的要求，及時將本部門在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)定期對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無用的材料，確保檔案的質(zhì)量。3.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度本部門形成的檔案資料整理完畢，并移交公司檔案管理人員。（二）檔案整理1.公司檔案管理人員收到各部門移交的檔案資料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索體系。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易退變的檔案進(jìn)行復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限和密級，將檔案分別存放于不同的檔案庫房或?qū)９瘛?.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點、核對，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量短缺、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并報告處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲于不同的介質(zhì)和地點，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司檔案管理人員審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員提供檔案，并登記借閱日期、歸還日期、借閱人姓名等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、抄錄、傳播檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進(jìn)行復(fù)印。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)有公司檔案管理人員在場陪同，不得將檔案帶離公司。（五）檔案鑒定與銷毀1.公司檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案的保管期限、存毀價值進(jìn)行審查鑒定，提出鑒定意見。3.對已到保管期限且無保存價值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案銷毀前，應(yīng)對銷毀檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。5.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。四、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃公司應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實際需求，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司整體信息化建設(shè)規(guī)劃相銜接，確保檔案信息化建設(shè)與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。（二）檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)按照檔案數(shù)字化工作規(guī)范，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循真實性、完整性、可讀性、可用性的原則，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫、數(shù)據(jù)驗收等環(huán)節(jié)。檔案掃描應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的掃描設(shè)備和掃描格式，確保掃描圖像清晰、完整。3.檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲于不同的介質(zhì)和地點，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，方便檔案的管理和利用。（三）檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等功能模塊，涵蓋檔案管理工作的全過程。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。同時，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織管檔人員參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管檔人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識、檔案信息化技術(shù)等方面。2.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。內(nèi)部培訓(xùn)可由公司檔案管理人員或邀請專家進(jìn)行授課，外部培訓(xùn)可選派管檔人員參加上級主管部門或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)課程。3.管檔人員應(yīng)積極參加各類培訓(xùn)活動，認(rèn)真學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和工作水平。（二）考核1.公司應(yīng)建立管檔人員考核制度，對管檔人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等進(jìn)行定期考核?？己酥芷跒槊磕暌淮?。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，如檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作的完成情況，以及檔案管理信息系統(tǒng)的操作使用、檔案信息化建設(shè)等方面的工作成效。3.考核方式可采用自我評價、上級評價、同事評價等多種方式相結(jié)合。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等次。對考核優(yōu)秀的管檔人員給予表彰和獎勵，對考核不合格的管檔人員進(jìn)行批評教育，并責(zé)令其限期整改。如連續(xù)兩年考核不合格，公司可根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以辭退。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對管檔人員的管理和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理工作的合規(guī)性、真實性和效益性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作流程的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案檢索體系的建立和使用情況等。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)措施的落實情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展、檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。2