租賃公司電話機(jī)使用管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范公司電話機(jī)的使用與管理，確保公司通信系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提高工作效率，同時(shí)體現(xiàn)公司注重資源合理利用、追求高效溝通的企業(yè)文化。通過明確電話機(jī)使用的各項(xiàng)規(guī)則，營造良好的辦公環(huán)境，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本規(guī)定適用于租賃公司全體員工，包括正式員工、試用期員工及臨時(shí)工作人員。公司內(nèi)所有配置的電話機(jī)均屬于本規(guī)定管理范疇。對(duì)于客戶使用公司電話機(jī)的情況，在遵循公司基本規(guī)定的前提下，由相關(guān)對(duì)接員工負(fù)責(zé)引導(dǎo)和監(jiān)督。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門：行政部門作為電話機(jī)管理的主要負(fù)責(zé)部門，承擔(dān)電話機(jī)的采購、調(diào)配、維護(hù)等工作。負(fù)責(zé)制定電話機(jī)采購計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員變動(dòng)情況，合理分配電話機(jī)資源。同時(shí)，定期對(duì)電話機(jī)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.信息技術(shù)部門：信息技術(shù)部門協(xié)助行政部門進(jìn)行電話機(jī)的技術(shù)支持與管理。負(fù)責(zé)電話機(jī)系統(tǒng)的設(shè)置、調(diào)試以及故障排除，保障通信線路的暢通。在出現(xiàn)技術(shù)問題時(shí)，及時(shí)提供解決方案，確保公司通信不受影響。3.各部門負(fù)責(zé)人：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門電話機(jī)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。負(fù)責(zé)教育本部門員工遵守電話機(jī)使用規(guī)定，及時(shí)反饋本部門電話機(jī)使用過程中出現(xiàn)的問題，配合行政部門和信息技術(shù)部門進(jìn)行相關(guān)工作。四、管理內(nèi)容與流程1.電話機(jī)的配置與發(fā)放-根據(jù)公司崗位設(shè)置和業(yè)務(wù)需求，行政部門統(tǒng)一采購電話機(jī)，并按照標(biāo)準(zhǔn)配置到各部門和工位。新員工入職時(shí)，由行政部門根據(jù)其所在崗位發(fā)放相應(yīng)的電話機(jī)，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括電話機(jī)型號(hào)、編號(hào)、使用人、使用部門等信息。-對(duì)于因工作需要增加或調(diào)整電話機(jī)配置的情況，由相關(guān)部門填寫《電話機(jī)配置申請單》，說明申請?jiān)?、所需電話機(jī)數(shù)量及放置位置等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門。行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)配或采購，并及時(shí)更新相關(guān)登記信息。2.電話機(jī)的使用規(guī)范-員工應(yīng)愛護(hù)電話機(jī)設(shè)備，保持電話機(jī)的清潔衛(wèi)生。不得隨意拆卸、改裝電話機(jī)，不得在電話機(jī)上張貼無關(guān)標(biāo)識(shí)或物品。在使用過程中，要輕拿輕放，避免因操作不當(dāng)造成電話機(jī)損壞。-電話機(jī)僅用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的通信，嚴(yán)禁員工使用公司電話機(jī)進(jìn)行私人通話。如有特殊情況需要撥打私人電話，應(yīng)盡量縮短通話時(shí)間，并避免在工作高峰期進(jìn)行。對(duì)于長時(shí)間占用公司電話機(jī)進(jìn)行私人通話的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。-在接聽電話時(shí)，員工應(yīng)使用禮貌用語，保持良好的溝通態(tài)度。及時(shí)接聽電話，一般要求在電話鈴響三聲內(nèi)接聽。如因特殊情況未能及時(shí)接聽，應(yīng)在接通電話后向?qū)Ψ奖硎厩敢?。通話結(jié)束后，應(yīng)待對(duì)方掛斷電話后再輕輕放下聽筒。-員工在使用電話機(jī)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)線路故障、通話質(zhì)量不佳等問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門或信息技術(shù)部門報(bào)告。不得自行處理，以免造成更嚴(yán)重的問題。行政部門和信息技術(shù)部門在接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)安排人員進(jìn)行維修。3.電話機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)-行政部門定期對(duì)電話機(jī)進(jìn)行清潔和檢查，一般每月進(jìn)行一次。清潔時(shí)，使用干凈的軟布擦拭電話機(jī)表面，避免使用含有腐蝕性成分的清潔劑。檢查內(nèi)容包括電話機(jī)外觀是否有損壞、按鍵是否靈敏、通話聲音是否清晰等。-信息技術(shù)部門定期對(duì)電話機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保通信功能的正常運(yùn)行。如遇電話機(jī)硬件故障，信息技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)判斷故障原因，并聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于無法修復(fù)的電話機(jī)，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù)，并重新進(jìn)行配置。-在電話機(jī)維護(hù)保養(yǎng)過程中，如涉及到需要暫時(shí)停用電話機(jī)的情況，行政部門應(yīng)提前通知相關(guān)使用部門和人員，并做好溝通協(xié)調(diào)工作，盡量減少對(duì)工作的影響。4.電話機(jī)的報(bào)廢與處置-對(duì)于因老化、損壞等原因無法正常使用且維修成本過高的電話機(jī)，由行政部門填寫《電話機(jī)報(bào)廢申請單》，詳細(xì)說明電話機(jī)的型號(hào)、編號(hào)、使用部門、報(bào)廢原因等信息。經(jīng)信息技術(shù)部門技術(shù)鑒定確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-經(jīng)審批同意報(bào)廢的電話機(jī)，行政部門應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處置?？蛇x擇統(tǒng)一回收存放、捐贈(zèng)給有需要的機(jī)構(gòu)或按照環(huán)保要求進(jìn)行銷毀等方式。同時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)更新電話機(jī)登記臺(tái)賬，確保公司資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)使用公司配置的電話機(jī)進(jìn)行與工作相關(guān)的通信，以保障工作的順利開展。在電話機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，有權(quán)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告，要求盡快維修，確保通信暢通。-員工對(duì)電話機(jī)管理規(guī)定有提出意見和建議的權(quán)利。如認(rèn)為規(guī)定存在不合理之處，可通過正常渠道向行政部門反饋，行政部門應(yīng)認(rèn)真聽取員工意見，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)遵守本規(guī)定，正確、合理地使用電話機(jī)。不得違反規(guī)定進(jìn)行私人通話或惡意損壞電話機(jī)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成電話機(jī)損壞或丟失，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。-員工在使用電話機(jī)過程中，有義務(wù)保護(hù)公司信息安全。不得在電話中泄露公司機(jī)密信息，如客戶資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密等。對(duì)于因個(gè)人疏忽導(dǎo)致公司信息泄露的行為，將依法追究相關(guān)責(zé)任。3.公司權(quán)利與義務(wù)-公司有權(quán)對(duì)電話機(jī)的配置、使用和管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和安排，以滿足公司整體業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。對(duì)于違反電話機(jī)使用規(guī)定的員工，公司有權(quán)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。-公司有義務(wù)為員工提供正常運(yùn)行的電話機(jī)設(shè)備，并保障通信線路的暢通。同時(shí)，公司應(yīng)不斷完善電話機(jī)管理制度，為員工創(chuàng)造良好的通信環(huán)境。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門和各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)員工電話機(jī)使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督。通過不定期抽查、查看通話記錄等方式，檢查員工是否遵守電話機(jī)使用規(guī)定。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。-信息技術(shù)部門在對(duì)電話機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理過程中，如發(fā)現(xiàn)異常通話情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門通報(bào)。行政部門將對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。-鼓勵(lì)員工之間相互監(jiān)督，對(duì)于發(fā)現(xiàn)并舉報(bào)其他員工違規(guī)使用電話機(jī)行為的，經(jīng)核實(shí)后給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，公司將對(duì)舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密，保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益。2.考核機(jī)制-將電話機(jī)使用情況納入員工績效考核體系。對(duì)于遵守規(guī)定、合理使用電話機(jī)的員工，在績效考核中給予適當(dāng)加分；對(duì)于違反規(guī)定的員工，根據(jù)情節(jié)輕重，在績效考核中給予扣分處理。具體扣分標(biāo)準(zhǔn)如下：-首次發(fā)現(xiàn)使用公司電話機(jī)進(jìn)行私人通話，且通話時(shí)間較短的，給予警告，并在績效考核中扣2分。-多次發(fā)現(xiàn)使用公司電話機(jī)進(jìn)行私人通話，或一次私人通話時(shí)間較長的，給予通報(bào)批評(píng)，并在績效考核中扣5分。-因個(gè)人原因造成電話機(jī)損壞的，除照價(jià)賠償外，在績效考核中扣5分；如故意損壞電話機(jī)設(shè)備，給予嚴(yán)重警告處分，并在績效考核中扣10分。-各部門電話機(jī)使用情況將作為部門整體績效考核的一項(xiàng)指標(biāo)。對(duì)于本部門員工電話機(jī)使用規(guī)范、無違規(guī)行為的部門，在部門績效考核中給予適當(dāng)加分；對(duì)于本部門出現(xiàn)較多違規(guī)行為的，將對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)，并在部門績效考核中給予扣分處理。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。2.本規(guī)定應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂和完善，以確保其有效性和適應(yīng)性。行政部門應(yīng)定期對(duì)規(guī)定的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，收集員工反饋意見，及時(shí)調(diào)整相關(guān)條款。3.公司將通過內(nèi)部培訓(xùn)、公告等方式，加強(qiáng)對(duì)本規(guī)定的宣傳和教育，確保全體員工熟悉