電子簽約管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子簽約行為，保障電子簽約的安全、可靠、有效，維護(hù)公司及簽約各方的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司進(jìn)行電子簽約活動(dòng)的外部合作伙伴、客戶等主體。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：電子簽約活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)，符合電子簽名法等相關(guān)規(guī)定，確保簽約行為的合法性和有效性。2.安全可靠原則：采用安全可靠的技術(shù)和措施，保障電子簽約過程中數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性，防止電子簽約信息被篡改、泄露或丟失。3.真實(shí)有效原則：簽約各方身份真實(shí)、意思表示真實(shí)，電子簽約文件內(nèi)容真實(shí)反映簽約事項(xiàng)，確保電子簽約具有與紙質(zhì)簽約同等的法律效力。4.便捷高效原則：在保證安全和合規(guī)的前提下，充分利用電子技術(shù)手段，簡化簽約流程，提高簽約效率，降低簽約成本。二、電子簽約主體與資質(zhì)管理（一）簽約主體資格確認(rèn)1.公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)作為簽約主體時(shí)，應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)授權(quán)和簽約權(quán)限。各部門負(fù)責(zé)人需明確本部門的簽約范圍和權(quán)限，并報(bào)公司管理層備案。2.對(duì)于外部合作伙伴和客戶，在進(jìn)行電子簽約前，應(yīng)核實(shí)其主體資格的合法性和真實(shí)性。要求對(duì)方提供有效的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行必要的審查和驗(yàn)證。3.對(duì)于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的簽約主體，還需審查其是否具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)或許可證書，確保其從事相關(guān)業(yè)務(wù)的合法性。（二）電子簽名認(rèn)證1.公司鼓勵(lì)使用合法有效的第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的數(shù)字證書進(jìn)行電子簽名認(rèn)證。第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備國家相關(guān)部門頒發(fā)的電子認(rèn)證服務(wù)許可證，并符合《電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法》等相關(guān)規(guī)定。2.簽約主體在使用第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的數(shù)字證書時(shí)，應(yīng)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽訂服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)為簽約主體提供數(shù)字證書的申請(qǐng)、發(fā)放、更新、撤銷等服務(wù)，并確保數(shù)字證書的安全性和可靠性。3.公司內(nèi)部員工使用電子簽名時(shí)，可根據(jù)公司實(shí)際情況，采用公司統(tǒng)一配置的數(shù)字證書或符合安全要求的其他電子簽名方式。員工應(yīng)妥善保管自己的數(shù)字證書或電子簽名密鑰，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)數(shù)字證書或電子簽名密鑰丟失、被盜用等情況，應(yīng)及時(shí)向公司相關(guān)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。三、電子簽約流程管理（一）簽約發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起電子簽約流程。在發(fā)起簽約前，應(yīng)確保簽約事項(xiàng)已經(jīng)過充分的業(yè)務(wù)審批和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，明確簽約各方的權(quán)利和義務(wù)，合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。2.簽約發(fā)起方應(yīng)填寫電子簽約申請(qǐng)表，詳細(xì)注明簽約主體信息、簽約事項(xiàng)、簽約文件內(nèi)容、簽約方式等相關(guān)內(nèi)容，并上傳需要簽署的電子合同文本或相關(guān)文件。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至公司電子簽約管理部門。（二）簽約文件準(zhǔn)備1.電子簽約管理部門收到簽約申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括簽約主體資格、簽約事項(xiàng)的合法性、簽約文件內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與簽約發(fā)起方溝通并要求其進(jìn)行修改完善。2.根據(jù)簽約需求和審核結(jié)果，準(zhǔn)備電子簽約所需的數(shù)字證書、電子合同模板等相關(guān)材料。對(duì)于需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或加密處理的簽約文件，應(yīng)按照規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求進(jìn)行操作，確保簽約文件的質(zhì)量和安全性。（三）簽約邀請(qǐng)與通知1.電子簽約管理部門通過電子簽約系統(tǒng)向簽約各方發(fā)送簽約邀請(qǐng)通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括簽約事項(xiàng)概述、簽約文件鏈接、簽約截止時(shí)間、簽約操作指南等信息，確保簽約各方能夠清楚了解簽約要求和流程。2.簽約邀請(qǐng)通知可采用多種方式發(fā)送，如電子郵件、短信、系統(tǒng)站內(nèi)信等。發(fā)送通知時(shí)，應(yīng)確保通知信息準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)給簽約各方，并記錄通知發(fā)送的時(shí)間、方式和接收對(duì)象等信息。（四）簽約操作1.簽約各方收到簽約邀請(qǐng)通知后，按照通知中的操作指南進(jìn)行簽約操作。使用數(shù)字證書進(jìn)行電子簽名的，應(yīng)按照證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)提供的簽名工具和操作流程進(jìn)行簽名；采用其他電子簽名方式的，應(yīng)確保簽名過程符合安全要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.在簽約過程中，簽約系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時(shí)記錄簽約各方的操作行為和時(shí)間戳，確保簽約過程的可追溯性。如簽約過程中出現(xiàn)技術(shù)故障、網(wǎng)絡(luò)問題等異常情況，簽約系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)提示簽約各方，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.簽約各方完成簽名后，電子簽約系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成電子簽約文件，并對(duì)文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)。加密存儲(chǔ)的電子簽約文件應(yīng)確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查看，防止文件內(nèi)容被篡改或泄露。（五）簽約確認(rèn)與存檔1.電子簽約管理部門在收到所有簽約方的簽名文件后，對(duì)簽約結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)內(nèi)容包括簽約各方的簽名是否完整、有效，簽約文件內(nèi)容是否與申請(qǐng)信息一致等。如確認(rèn)無誤，應(yīng)將電子簽約文件進(jìn)行歸檔保存，并更新簽約狀態(tài)為“已完成”。2.電子簽約文件的存檔期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。存檔文件應(yīng)進(jìn)行分類管理，便于查詢和檢索。同時(shí)，應(yīng)建立電子簽約文件備份機(jī)制，定期對(duì)存檔文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、電子簽約安全管理（一）技術(shù)安全保障1.公司應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，保障電子簽約系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。電子簽約系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制、防病毒、防攻擊等安全功能，防止電子簽約信息被非法獲取、篡改或破壞。2.定期對(duì)電子簽約系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的管理，確保服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施的安全可靠，防止因硬件故障導(dǎo)致電子簽約系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子簽約數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)簽約數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的位置。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保電子簽約業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)電子簽約相關(guān)人員的安全培訓(xùn)和教育，提高其安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括電子簽名法、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、電子簽約系統(tǒng)操作規(guī)范等方面，確保相關(guān)人員熟悉電子簽約安全要求和操作流程，避免因人員失誤導(dǎo)致安全事故。2.對(duì)涉及電子簽約管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，明確其工作職責(zé)和操作權(quán)限。根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限，禁止無關(guān)人員訪問電子簽約系統(tǒng)和簽約數(shù)據(jù)。同時(shí)，定期對(duì)人員的權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和安全性。3.要求電子簽約相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在電子簽約活動(dòng)中對(duì)公司商業(yè)秘密、簽約信息等應(yīng)承擔(dān)的保密義務(wù)。對(duì)違反保密協(xié)議的行為，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。（三）安全審計(jì)與監(jiān)督1.建立電子簽約安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子簽約系統(tǒng)的操作日志、簽約記錄等進(jìn)行定期審計(jì)和分析。審計(jì)內(nèi)容包括簽約操作的合規(guī)性、系統(tǒng)訪問的安全性、數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾缘确矫?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常行為和安全事件。2.加強(qiáng)對(duì)電子簽約活動(dòng)的內(nèi)部監(jiān)督和檢查，定期對(duì)電子簽約管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和審查。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善電子簽約安全管理措施。同時(shí)，接受外部監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作。五、電子簽約風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司應(yīng)建立電子簽約風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)電子簽約活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋簽約主體資格風(fēng)險(xiǎn)、電子簽名認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)、簽約流程風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.采用科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略和措施，優(yōu)先處理高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，降低電子簽約風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于簽約主體資格風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)簽約各方主體資格的審查和核實(shí)，要求對(duì)方提供充分的證明文件，并進(jìn)行必要的背景調(diào)查。對(duì)于存在風(fēng)險(xiǎn)的簽約主體，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加附加條款等。2.針對(duì)電子簽名認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)，選擇合法可靠的第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)，并與其簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)數(shù)字證書的管理，定期更新證書，確保證書的有效性和安全性。同時(shí)，建立數(shù)字證書吊銷機(jī)制，及時(shí)處理證書被盜用或過期等情況。3.在簽約流程風(fēng)險(xiǎn)方面，優(yōu)化電子簽約流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和時(shí)間要求，加強(qiáng)對(duì)簽約流程的監(jiān)控和管理。對(duì)于重要的簽約事項(xiàng)，可設(shè)置多級(jí)審批機(jī)制，確保簽約決策的科學(xué)性和合理性。同時(shí)，加強(qiáng)與簽約各方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決簽約過程中出現(xiàn)的問題。4.對(duì)于安全風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)電子簽約系統(tǒng)的安全建設(shè)和維護(hù)，采用先進(jìn)的安全技術(shù)和措施，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。定期進(jìn)行安全演練，提高應(yīng)對(duì)安全事件的能力。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)員工的安全培訓(xùn)和教育，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。5.針對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)電子簽約相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保公司的電子簽約活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。在簽訂電子合同前，對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查，避免出現(xiàn)法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。如有必要，可咨詢專業(yè)法律意見，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。六、電子簽約爭議解決（一）爭議處理原則1.電子簽約活動(dòng)中發(fā)生的爭議，應(yīng)遵循合法、公正、公平的原則進(jìn)行處理。爭議各方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決爭議，盡量避免通過訴訟或仲裁等方式解決，以降低爭議解決成本和對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。2.在爭議處理過程中，應(yīng)充分尊重電子簽約文件的法律效力，依據(jù)電子簽名法等相關(guān)法律法規(guī)和合同約定，確定各方的權(quán)利和義務(wù)。（二）爭議解決方式1.協(xié)商解決：簽約各方在發(fā)生爭議后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中，各方應(yīng)保持理性和客觀，充分表達(dá)自己的意見和訴求，共同探討解決問題的途徑。協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確爭議解決結(jié)果。2.仲裁：如協(xié)商不成，簽約各方可根據(jù)合同約定或事后達(dá)成的仲裁協(xié)議，將爭議提交至有管轄權(quán)的仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。仲裁裁決具有終局性，對(duì)各方均具有約束力。在仲裁過程中，各方應(yīng)按照仲裁機(jī)構(gòu)的要求提供相關(guān)證據(jù)和材料，積極配合仲裁程序的進(jìn)行。3.訴訟：若簽約各方未約定仲裁協(xié)議或協(xié)商、仲裁均無法解決爭議，任何一方均可依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在訴訟過程中，各方應(yīng)按照法律規(guī)定和法院要求進(jìn)行舉證、質(zhì)證等訴訟活動(dòng)，接受法院的裁判結(jié)果。（三）爭議處理流程1.爭議發(fā)生后，簽約各方應(yīng)及時(shí)向公司電子簽約管理部門報(bào)告爭議情況，并提供相關(guān)證據(jù)和材料。電子簽約管理部門應(yīng)及時(shí)介入，了解爭議詳情，協(xié)助各方進(jìn)行溝通協(xié)商。2.根據(jù)爭議的性質(zhì)和復(fù)雜程度，電子簽約管理部門可組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行分析研究，制定爭議處理方案。如需要，可聘請(qǐng)