蓋章文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司蓋章文件的管理，規(guī)范蓋章文件的審批、使用、保管等流程，確保公司文件的合法性、真實性和有效性，維護公司的正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的蓋章文件管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：蓋章文件的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.職責明確原則：明確各部門及人員在蓋章文件管理中的職責，確保流程清晰、責任到人。3.安全保密原則：加強對蓋章文件的安全保管，防止文件丟失、泄露或被篡改。4.高效規(guī)范原則：優(yōu)化蓋章文件管理流程，提高工作效率，確保文件處理及時、準確、規(guī)范。二、蓋章文件的分類及定義（一）合同類文件1.各類業(yè)務合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。2.合同變更協(xié)議、補充協(xié)議等相關(guān)文件。（二）協(xié)議類文件1.合作協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議等。2.技術(shù)合作協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。（三）公文類文件1.公司發(fā)布的各類正式文件，如通知、通報、決定、報告等。2.向上級主管部門或相關(guān)政府部門報送的文件。（四）證明類文件1.公司出具的各類證明，如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、資質(zhì)證書復印件、授權(quán)委托書等。2.員工在職證明、收入證明等個人相關(guān)證明文件。（五）其他類文件1.涉及公司重大事項的決議、紀要等文件。2.其他需要蓋章的文件，如投標文件、項目申報文件等。三、蓋章文件的審批流程（一）合同類文件審批1.業(yè)務部門負責起草合同文本，經(jīng)部門負責人審核后，提交至法務部門進行法律審核。2.法務部門對合同條款進行審查，提出修改意見或建議。業(yè)務部門根據(jù)法務部門意見進行修改完善后，再次提交法務部門審核。3.法務部門審核通過后，合同文本提交至財務部門進行財務審核，主要審核合同的付款方式、結(jié)算周期、價格條款等財務相關(guān)內(nèi)容。4.財務部門審核通過后，合同文本提交至公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導審批同意后，合同方可蓋章。5.對于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，方可蓋章。（二）協(xié)議類文件審批1.協(xié)議起草部門負責起草協(xié)議文本，經(jīng)部門負責人審核后，提交至相關(guān)業(yè)務部門會簽。2.相關(guān)業(yè)務部門會簽后，協(xié)議文本提交至法務部門進行法律審核。3.法務部門審核通過后，協(xié)議文本提交至公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導審批同意后，協(xié)議方可蓋章。4.對于涉及公司戰(zhàn)略發(fā)展或重要合作的協(xié)議，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，方可蓋章。（三）公文類文件審批1.公文起草部門負責起草公文，經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司辦公室進行格式審核。2.公司辦公室對公文格式進行審核，確保符合公司公文格式規(guī)范要求。審核通過后，公文提交至公司分管領(lǐng)導審批。3.分管領(lǐng)導審批同意后，公文提交至公司主要領(lǐng)導簽發(fā)。主要領(lǐng)導簽發(fā)后，公文方可蓋章印發(fā)。（四）證明類文件審批1.證明類文件由相關(guān)業(yè)務部門或職能部門負責起草，經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司辦公室。2.公司辦公室對證明類文件進行審核，確保內(nèi)容真實、準確、規(guī)范。審核通過后，證明類文件提交至公司分管領(lǐng)導審批。3.分管領(lǐng)導審批同意后，證明類文件方可蓋章出具。（五）其他類文件審批1.其他類文件由相關(guān)業(yè)務部門或職能部門負責起草，根據(jù)文件性質(zhì)和涉及內(nèi)容，按照相應的審批流程進行審批。2.涉及多個部門的文件，需由牽頭部門組織相關(guān)部門會簽后，再按照審批流程進行審批。四、蓋章文件的用印流程（一）申請蓋章1.文件起草部門或相關(guān)業(yè)務部門填寫《蓋章文件申請表》，詳細注明文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、文件內(nèi)容摘要、蓋章用途、份數(shù)等信息。2.將填寫完整的《蓋章文件申請表》連同文件原稿一并提交至公司辦公室。（二）審核蓋章1.公司辦公室對《蓋章文件申請表》及文件原稿進行審核，重點審核文件是否已經(jīng)按照規(guī)定的審批流程完成審批，文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，文件格式是否規(guī)范等。2.審核通過后，在《蓋章文件申請表》上簽署審核意見，并注明蓋章日期。3.將《蓋章文件申請表》及文件原稿提交至公司印章管理人員。4.印章管理人員根據(jù)審核意見，對文件進行蓋章操作。蓋章時應確保印章清晰、端正，騎年蓋月，不得壓正文。5.蓋章完成后，印章管理人員在《蓋章文件申請表》上記錄蓋章情況，并將蓋章后的文件原稿及《蓋章文件申請表》存檔。（三）文件發(fā)放1.文件起草部門或相關(guān)業(yè)務部門負責領(lǐng)取蓋章后的文件，并按照文件要求進行發(fā)放或使用。2.領(lǐng)取文件時，領(lǐng)取人應在《蓋章文件發(fā)放登記表》上簽字確認。五、蓋章文件的保管與存檔（一）保管要求1.公司辦公室負責建立蓋章文件保管制度，指定專人負責蓋章文件的保管工作。2.蓋章文件應存放在專門的文件柜中，按照文件類別、年份、月份等進行分類存放，便于查找和管理。3.對于重要的蓋章文件，應采取加密存儲、異地備份等安全措施，防止文件丟失、泄露或被篡改。4.定期對蓋章文件進行清查盤點，確保文件的完整性和準確性。（二）存檔流程1.文件起草部門或相關(guān)業(yè)務部門在文件處理完畢后，應及時將蓋章后的文件原稿及相關(guān)資料整理歸檔。2.歸檔文件應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案的規(guī)范性和完整性。3.將歸檔文件移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。六、蓋章文件的使用與監(jiān)督（一）使用規(guī)定1.蓋章文件必須按照批準的用途使用，不得擅自更改文件內(nèi)容或擴大使用范圍。2.嚴禁在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋公司印章。3.因工作需要復印蓋章文件的，應經(jīng)文件起草部門或相關(guān)業(yè)務部門負責人批準，并在復印件上注明“此復印件與原件一致”字樣。（二）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責定期對蓋章文件的管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查文件審批流程是否規(guī)范、用印流程是否合規(guī)、文件保管是否安全等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對違反本辦法規(guī)定的部門或人員，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；造成公司損失的，依法追究其法律責任。七、電子印章管理（一）電子印章的定義與使用范圍1.電子印章是指公司以電子數(shù)據(jù)形式存在的，用于電子文件簽署的印章。2.電子印章與實體印章具有同等法律效力，適用于公司內(nèi)部及對外的各類電子文件簽署。（二）電子印章的申請與審批1.各部門因工作需要使用電子印章的，應填寫《電子印章申請表》，詳細注明申請部門、申請事項、使用范圍、使用期限等信息。2.將填寫完整的《電子印章申請表》提交至公司辦公室。公司辦公室對申請事項進行審核后，提交至公司分管領(lǐng)導審批。3.分管領(lǐng)導審批同意后，由公司辦公室負責辦理電子印章的申請手續(xù)，并將電子印章授權(quán)給申請部門使用。（三）電子印章的使用與管理1.申請部門應指定專人負責電子印章的保管和使用，確保電子印章的安全。2.使用電子印章簽署電子文件時，應按照公司規(guī)定的電子文件審批流程進行審批。審批通過后，使用電子印章進行簽署。3.電子印章的使用記錄應進行詳細登記，包括文件名稱、文號、簽署時間、簽署人等信息。4.定期對電子印章的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，確保電子印章的使用符合規(guī)定。（四）電子印章的安全與保密1.加強電子印章的安全管理，采取加密存儲、身份認證、訪問控制等安全措施，防止電子印章被盜用、冒用或篡改。2.嚴格控制電子