電子公文管理辦法一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司信息化發(fā)展需求，規(guī)范電子公文管理，提高公文處理效率，確保公文信息安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在公務(wù)活動(dòng)中形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)、利用和銷毀電子公文的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：電子公文的格式、內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.安全保密原則：加強(qiáng)電子公文的安全防護(hù)，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，防止公文信息泄露、篡改和丟失。3.高效便捷原則：利用信息技術(shù)手段，優(yōu)化公文處理流程，提高公文流轉(zhuǎn)速度和工作效率。4.全程管理原則：對(duì)電子公文的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程跟蹤和管理，確保公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)可追溯。二、電子公文定義與分類（一）定義電子公文是指公司內(nèi)部各部門在履行職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的電子文件，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備制作、傳輸、存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像等信息。（二）分類1.按照公文性質(zhì)和用途分類通用公文：如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等，適用于公司各類公務(wù)活動(dòng)。專用公文：如合同、協(xié)議、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等，根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的特點(diǎn)和需求制定。2.按照公文密級(jí)分類絕密級(jí)公文：涉及公司核心商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要信息，必須嚴(yán)格保密。機(jī)密級(jí)公文：包含公司重要業(yè)務(wù)信息、敏感數(shù)據(jù)等，需采取較高的保密措施。秘密級(jí)公文：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息，應(yīng)注意保密。內(nèi)部公開公文：供公司內(nèi)部人員查閱和使用，不涉及敏感信息。3.按照公文格式分類國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式公文：遵循國(guó)家規(guī)定的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，如GB/T97042012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。公司自定義格式公文：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，制定的具有公司特色的公文格式。三、電子公文生成與制作（一）起草1.電子公文起草應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的文字處理軟件，并按照公文格式要求進(jìn)行排版。2.起草人應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語(yǔ)言表達(dá)規(guī)范、簡(jiǎn)潔，符合法律法規(guī)和公司政策。3.涉及多個(gè)部門的公文，起草部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，征求意見，確保公文內(nèi)容的一致性和可操作性。（二）審核1.公文起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)對(duì)公文內(nèi)容、格式、邏輯等進(jìn)行全面審查，提出修改意見。2.對(duì)于重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，共同研究討論，確保公文質(zhì)量。3.審核通過后的公文，由審核人簽署審核意見，并注明審核日期。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的公文，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)公文的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)，并簽署簽發(fā)意見和姓名、日期。3.重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）編號(hào)1.電子公文應(yīng)按照公司公文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.公文編號(hào)應(yīng)包含年份、部門代碼、公文類別代碼、順序號(hào)等信息，如“[年份][部門代碼][公文類別代碼][順序號(hào)]”。3.編號(hào)應(yīng)在公文簽發(fā)后及時(shí)生成，并標(biāo)注在公文首頁(yè)的指定位置。（五）排版與格式調(diào)整1.電子公文應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司規(guī)定的公文格式進(jìn)行排版，確保公文格式規(guī)范統(tǒng)一。2.排版過程中應(yīng)注意字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等格式設(shè)置，保持公文頁(yè)面整潔、美觀。3.對(duì)于公文內(nèi)容中的圖表、圖片等，應(yīng)進(jìn)行合理排版，確保與正文內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。（六）用印1.電子公文用印應(yīng)遵循公司印章管理規(guī)定，通過電子印章系統(tǒng)進(jìn)行操作。2.用印前應(yīng)確認(rèn)公文內(nèi)容已最終確定，經(jīng)有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行用印操作。3.電子印章應(yīng)與實(shí)體印章具有同等法律效力，用印后的公文應(yīng)保存完整的印章圖像和用印記錄。四、電子公文傳輸與交換（一）傳輸方式1.電子公文應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）或安全可靠的電子傳輸平臺(tái)進(jìn)行傳輸，確保公文傳輸?shù)募皶r(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于涉密公文，應(yīng)采用加密傳輸方式，并嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行操作。3.在傳輸過程中，應(yīng)注意檢查公文的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)傳輸錯(cuò)誤或丟失，應(yīng)及時(shí)重新傳輸。（二）接收與確認(rèn)1.公文接收部門應(yīng)及時(shí)登錄OA系統(tǒng)或電子傳輸平臺(tái)，接收發(fā)送至本部門的電子公文。2.接收人在收到公文后，應(yīng)認(rèn)真檢查公文的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與發(fā)送部門聯(lián)系溝通。3.接收人確認(rèn)無(wú)誤后，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行簽收確認(rèn)，并注明簽收日期。（三）交換與共享1.公司內(nèi)部各部門之間如需交換電子公文，應(yīng)通過OA系統(tǒng)或其他指定的共享平臺(tái)進(jìn)行操作，確保公文交換的安全、便捷。2.對(duì)于需要共享的電子公文，應(yīng)根據(jù)公文的密級(jí)和使用范圍，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保公文信息安全。3.在公文交換與共享過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大公文的使用范圍或泄露公文內(nèi)容。五、電子公文存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和可靠性。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于涉密公文，應(yīng)采用專門的加密存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。（二）存儲(chǔ)期限1.電子公文的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司規(guī)定執(zhí)行。2.一般公文的存儲(chǔ)期限為[X]年，重要公文或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的公文應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)存儲(chǔ)期限。3.在存儲(chǔ)期限屆滿后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）分類管理1.電子公文應(yīng)按照公文類別、密級(jí)、年份等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查找和管理。2.建立電子公文目錄索引，對(duì)存儲(chǔ)的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄公文的編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級(jí)等信息。3.定期對(duì)電子公文進(jìn)行整理和歸檔，確保公文存儲(chǔ)的規(guī)范性和完整性。（四）訪問權(quán)限管理1.根據(jù)公文的密級(jí)和使用范圍，為不同人員設(shè)置相應(yīng)的電子公文訪問權(quán)限。2.訪問權(quán)限分為只讀、可編輯、可打印、可下載等，確保公文信息的安全和合理使用。3.嚴(yán)格控制對(duì)涉密公文的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理涉密公文。（五）數(shù)據(jù)安全防護(hù)1.建立健全電子公文數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子公文存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和安全漏洞掃描，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁和安全防護(hù)軟件。3.加強(qiáng)對(duì)電子公文管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，防止因人為因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故。六、電子公文利用與查閱（一）利用原則1.電子公文的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保公文信息的正確使用。2.利用電子公文應(yīng)目的明確，不得用于與公務(wù)活動(dòng)無(wú)關(guān)的目的。3.在利用電子公文過程中，應(yīng)注意保護(hù)公文的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和公司利益。（二）查閱流程1.公司內(nèi)部人員如需查閱電子公文，應(yīng)通過OA系統(tǒng)或其他指定的查閱平臺(tái)進(jìn)行操作。2.查閱人應(yīng)輸入正確的用戶名和密碼，登錄系統(tǒng)后按照權(quán)限進(jìn)行公文查閱。3.對(duì)于涉密公文，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，在指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱管理1.因工作需要借閱電子公文的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。2.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還公文，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管公文，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播公文內(nèi)容。（四）復(fù)制與打印1.根據(jù)工作需要，經(jīng)審批同意后，借閱人可以對(duì)電子公文進(jìn)行復(fù)制或打印。2.復(fù)制和打印的公文應(yīng)按照原公文的格式和內(nèi)容進(jìn)行制作，確保復(fù)制和打印件的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于涉密公文的復(fù)制和打印，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行操作，確保公文信息安全。七、電子公文歸檔與銷毀（一）歸檔范圍1.公司內(nèi)部各部門在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子公文，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔公文應(yīng)包括公文的電子正文、附件、處理過程記錄等相關(guān)信息。（二）歸檔流程1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行整理和分類，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)應(yīng)將電子公文存儲(chǔ)到公司指定的檔案存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注。3.同時(shí)，應(yīng)將公文的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。（三）銷毀原則1.對(duì)于已超過存儲(chǔ)期限或已無(wú)保存價(jià)值的電子公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀電子公文應(yīng)確保公文信息無(wú)法恢復(fù)，防止信息泄露。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息。（四）銷毀流程1.由檔案管理部門提出電子公文銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀公文的編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級(jí)等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀電子公文可以采用物理銷毀或數(shù)據(jù)擦除等方式，確保公文信息徹底銷毀。4.銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在銷毀申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將銷毀申請(qǐng)表存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立電子公文管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司電子公文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)各部門電子公文管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.鼓勵(lì)公司員工對(duì)電子公文管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.電子公文的生成、制作、傳輸、存儲(chǔ)、利用、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.電子公文的格式、內(nèi)容、編號(hào)、密級(jí)等是否準(zhǔn)確規(guī)范。3.電子公文的安全防護(hù)措施是否到位，訪問權(quán)限管理是否嚴(yán)格。4.電子公文管理人員的操