涂料樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涂料樣品的管理，確保涂料樣品的真實(shí)性、完整性和可追溯性，規(guī)范樣品的采集、存儲、使用、處置等流程，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及涂料樣品管理的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、銷售、客戶服務(wù)等部門。（三）職責(zé)分工1.研發(fā)部門負(fù)責(zé)涂料新產(chǎn)品研發(fā)過程中樣品的制備、測試和相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，配合其他部門對樣品的需求提供技術(shù)支持。2.生產(chǎn)部門按照研發(fā)部門或其他相關(guān)部門的要求，負(fù)責(zé)涂料樣品的生產(chǎn)制備，確保樣品質(zhì)量符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，并做好生產(chǎn)記錄。3.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)涂料樣品的質(zhì)量檢驗(yàn)和檢測工作，制定檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對樣品的質(zhì)量進(jìn)行判定，確保樣品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。4.銷售部門根據(jù)客戶需求，負(fù)責(zé)向相關(guān)部門申請涂料樣品，并將樣品提供給客戶，同時收集客戶對樣品的反饋信息。5.客戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)處理客戶關(guān)于涂料樣品的咨詢、投訴等問題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決客戶需求。6.樣品管理部門負(fù)責(zé)涂料樣品的統(tǒng)一管理，包括樣品的接收、存儲、發(fā)放、回收、處置等工作，建立樣品管理臺賬，確保樣品管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、樣品采集（一）采集原則1.代表性原則：所采集的涂料樣品應(yīng)能夠代表整批涂料產(chǎn)品的質(zhì)量特性。2.隨機(jī)性原則：在批量生產(chǎn)的涂料產(chǎn)品中，應(yīng)隨機(jī)抽取樣品，避免人為因素的干擾。3.適量性原則：采集的樣品數(shù)量應(yīng)滿足后續(xù)檢測、分析等工作的需要，同時避免浪費(fèi)。（二）采集流程1.確定采集計(jì)劃根據(jù)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、銷售等工作的需要，由相關(guān)部門制定涂料樣品采集計(jì)劃，明確采集的產(chǎn)品型號、規(guī)格、數(shù)量、采集時間、采集地點(diǎn)等信息。2.準(zhǔn)備采集工具和容器根據(jù)涂料的特性和采集要求，準(zhǔn)備合適的采集工具和容器，確保采集工具和容器清潔、干燥、無異味，不會對涂料樣品造成污染。3.采集樣品按照采集計(jì)劃和操作規(guī)程，在規(guī)定的時間和地點(diǎn)采集涂料樣品。采集過程中應(yīng)注意避免樣品受到污染、損壞或變質(zhì)，確保樣品的真實(shí)性和完整性。4.標(biāo)識樣品采集的涂料樣品應(yīng)及時進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、采集時間、采集地點(diǎn)、采集人等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，確保樣品的可追溯性。（三）采集記錄1.每次采集涂料樣品時，采集人員應(yīng)填寫《涂料樣品采集記錄》，詳細(xì)記錄采集的產(chǎn)品信息、采集時間、采集地點(diǎn)、采集人、采集數(shù)量、樣品標(biāo)識等內(nèi)容。2.《涂料樣品采集記錄》應(yīng)妥善保存，保存期限不少于產(chǎn)品的保質(zhì)期。三、樣品存儲（一）存儲環(huán)境要求1.涂料樣品應(yīng)存儲在干燥、通風(fēng)、陰涼的倉庫內(nèi)，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。2.倉庫溫度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)，一般為[具體溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]以內(nèi)。3.存儲倉庫應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、雜物等對樣品造成污染。（二）存儲方式1.涂料樣品應(yīng)按照不同的品種、型號、規(guī)格、批次等分類存放，避免混淆。2.液體涂料樣品應(yīng)采用密封容器存儲，防止揮發(fā)和泄漏；粉末涂料樣品應(yīng)采用密封袋或密封桶存儲，防止受潮和變質(zhì)。3.對于有特殊存儲要求的涂料樣品，如易燃易爆涂料樣品、有毒有害涂料樣品等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行單獨(dú)存儲，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識。（三）存儲記錄1.倉庫管理人員應(yīng)建立《涂料樣品存儲臺賬》，詳細(xì)記錄樣品的入庫時間、樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量、存儲位置等信息。2.定期對涂料樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.《涂料樣品存儲臺賬》應(yīng)妥善保存，保存期限不少于產(chǎn)品的保質(zhì)期。四、樣品使用（一）使用申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用涂料樣品時，應(yīng)填寫《涂料樣品使用申請表》，詳細(xì)說明使用樣品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、使用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.對于涉及客戶需求的涂料樣品使用申請，應(yīng)提前與客戶溝通確認(rèn)，并在申請表中注明客戶信息和客戶要求。（二）使用審批1.《涂料樣品使用申請表》提交至樣品管理部門后，樣品管理部門應(yīng)根據(jù)庫存情況和使用需求進(jìn)行審核。審核通過后，由樣品管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.對于涉及重要項(xiàng)目或大額樣品使用的申請，應(yīng)提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）樣品發(fā)放1.樣品管理部門根據(jù)審批后的《涂料樣品使用申請表》，按照規(guī)定的程序發(fā)放涂料樣品。發(fā)放時應(yīng)做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取人等信息。2.領(lǐng)取人在領(lǐng)取涂料樣品時，應(yīng)仔細(xì)核對樣品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。（四）使用記錄1.使用部門在使用涂料樣品過程中，應(yīng)做好使用記錄，詳細(xì)記錄使用時間、使用地點(diǎn)、使用人員、使用方法、使用數(shù)量、使用效果等信息。2.使用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于產(chǎn)品的保質(zhì)期。對于涉及客戶反饋的使用記錄，應(yīng)及時整理并反饋給相關(guān)部門。五、樣品回收（一）回收原則1.對于已使用完畢或不再需要的涂料樣品，應(yīng)及時進(jìn)行回收，避免浪費(fèi)和環(huán)境污染。2.回收的涂料樣品應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，確保符合相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）回收流程1.使用部門在使用完畢或不再需要涂料樣品后，應(yīng)將剩余樣品及時交回樣品管理部門。交回時應(yīng)填寫《涂料樣品回收登記表》，詳細(xì)記錄回收樣品的名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量、回收時間等信息。2.樣品管理部門對回收的涂料樣品進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)樣品的名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量等信息與回收登記表一致，且樣品質(zhì)量符合要求后，予以接收。3.對于回收的不合格涂料樣品，樣品管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。（三）回收記錄1.樣品管理部門應(yīng)建立《涂料樣品回收臺賬》，詳細(xì)記錄回收樣品的入庫時間、樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量、交回部門、交回時間等信息。2.《涂料樣品回收臺賬》應(yīng)妥善保存，保存期限不少于產(chǎn)品的保質(zhì)期。六、樣品處置（一）處置原則1.涂料樣品的處置應(yīng)遵循環(huán)保、安全、經(jīng)濟(jì)的原則，確保處置過程符合相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.對于可再利用的涂料樣品，應(yīng)優(yōu)先考慮再利用，減少資源浪費(fèi)。3.對于不可再利用的涂料樣品，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行無害化處理，避免對環(huán)境造成污染。（二）處置方式1.再利用對于質(zhì)量合格且仍有使用價值的涂料樣品，經(jīng)相關(guān)部門評估后，可進(jìn)行再利用。再利用的樣品應(yīng)重新進(jìn)行標(biāo)識和檢驗(yàn)，確保其質(zhì)量符合要求。2.報廢處理對于質(zhì)量不合格、已過保質(zhì)期或不再需要的涂料樣品，應(yīng)進(jìn)行報廢處理。報廢處理的方式包括但不限于焚燒、填埋、化學(xué)處理等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)涂料的特性和相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行選擇。3.委托處置對于公司不具備處置能力的涂料樣品，可委托有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行處置。委托處置時應(yīng)簽訂委托處置協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保處置過程符合相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求。（三）處置記錄1.樣品管理部門應(yīng)建立《涂料樣品處置臺賬》，詳細(xì)記錄處置樣品的名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置單位等信息。2.《涂料樣品處置臺賬》應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[具體保存期限]。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的樣品管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對涂料樣品管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)部門的人員組成，包括樣品管理部門、質(zhì)量控制部門、審計(jì)部門等。（二）檢查內(nèi)容1.樣品采集、存儲、使用、回收、處置等環(huán)節(jié)的操作是否符合本管理辦法的規(guī)定。2.樣品管理臺賬、記錄等是否完整、準(zhǔn)確、及時。3.樣品的質(zhì)量是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。4.樣品存儲環(huán)境是否符合要求，樣品是否存在損壞、變質(zhì)等情況。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對整改通知書中提出的問題，制定詳細(xì)的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)及時向監(jiān)督小組提交整改報告。