檔案共享管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案共享管理工作，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案共享活動中的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案共享管理嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，優(yōu)化檔案共享流程，提高檔案利用效率，滿足公司/組織業(yè)務(wù)需求。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門及人員在檔案共享管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰、管理有序。二、檔案共享管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案共享管理制度、流程和標準。2.負責(zé)檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.負責(zé)對檔案共享申請進行審核，確定共享范圍、期限和使用方式等。4.負責(zé)檔案的整理、分類、編目和數(shù)字化處理，為檔案共享提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。5.負責(zé)對檔案共享活動進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。（二）共享申請部門職責(zé)1.負責(zé)向檔案管理部門提交檔案共享申請，說明共享目的、范圍、期限和使用方式等。2.負責(zé)對本部門共享檔案的使用情況進行管理，確保檔案安全和合理使用。3.配合檔案管理部門做好檔案共享的審核、監(jiān)督和檢查工作。（三）共享使用人員職責(zé)1.遵守檔案共享管理制度和流程，按照規(guī)定的范圍、期限和使用方式使用檔案。2.妥善保管共享檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案信息。3.使用完畢后，及時將檔案歸還檔案管理部門。三、檔案共享范圍與條件（一）共享范圍1.與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，包括但不限于合同協(xié)議、文件資料、報表數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。2.經(jīng)檔案管理部門審核同意共享的其他檔案。（二）共享條件1.共享申請部門必須明確共享目的，且共享目的應(yīng)與公司/組織業(yè)務(wù)活動相關(guān)。2.共享申請部門應(yīng)確保共享檔案的使用符合法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定。3.共享申請部門應(yīng)提供必要的信息，證明共享檔案的使用不會對檔案信息安全造成威脅。四、檔案共享申請與審批（一）申請流程1.共享申請部門填寫《檔案共享申請表》，詳細說明共享目的、范圍、期限、使用方式等內(nèi)容，并加蓋部門公章。2.將《檔案共享申請表》提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括共享目的的合理性、共享范圍的必要性、共享期限的合規(guī)性以及使用方式的安全性等。2.對于審核通過的申請，檔案管理部門根據(jù)共享檔案的密級和敏感程度，確定共享級別，并明確相應(yīng)的安全措施和使用限制。3.審核通過的申請報經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門向共享申請部門發(fā)出《檔案共享審批通知書》，通知其共享申請已獲批準，并告知共享檔案的獲取方式、使用要求等事項。（三）特殊情況處理對于緊急情況下的檔案共享需求，共享申請部門可先電話向檔案管理部門說明情況，檔案管理部門應(yīng)及時記錄相關(guān)信息，并在事后要求申請部門補齊書面申請材料。檔案管理部門在收到書面申請材料后，按照正常審批流程進行處理。五、檔案共享方式與途徑（一）共享方式1.在線共享：通過公司/組織內(nèi)部的檔案共享系統(tǒng)，將檔案以電子文件形式提供給共享使用人員在線查閱、下載或打印。2.線下共享：對于不適合在線共享的檔案，檔案管理部門可根據(jù)共享申請部門的需求，將檔案以紙質(zhì)副本形式提供給共享使用人員，共享使用人員在規(guī)定的地點和期限內(nèi)查閱、使用后歸還。（二）共享途徑1.檔案共享系統(tǒng)：公司/組織應(yīng)建立專門的檔案共享系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的集中管理和在線共享。共享使用人員通過用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，按照授權(quán)權(quán)限訪問共享檔案。2.共享文件夾：對于部分共享需求較為簡單的情況，檔案管理部門可在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置共享文件夾，將共享檔案放置其中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。共享使用人員通過網(wǎng)絡(luò)訪問共享文件夾獲取檔案。六、檔案共享安全管理（一）用戶認證與授權(quán)1.檔案共享系統(tǒng)應(yīng)采用嚴格的用戶認證機制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員能夠訪問系統(tǒng)和共享檔案。用戶認證方式可包括用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識別等多種方式。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，檔案管理部門為用戶分配不同的訪問權(quán)限，明確其可共享檔案的范圍、使用方式和操作權(quán)限等。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，即用戶僅擁有完成其工作所需的最低限度的檔案訪問權(quán)限。（二）數(shù)據(jù)加密與傳輸安全1.在檔案共享過程中，對涉及敏感信息的檔案進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標準和行業(yè)要求。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議，保障檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的完整性和保密性。對于通過互聯(lián)網(wǎng)進行的檔案共享，應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）訪問監(jiān)控與審計1.檔案共享系統(tǒng)應(yīng)具備完善的訪問監(jiān)控功能，能夠?qū)崟r記錄用戶的訪問行為，包括登錄時間、訪問檔案的名稱和內(nèi)容、操作記錄等。2.定期對訪問監(jiān)控記錄進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。對于違反檔案共享管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立健全檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對共享檔案數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時，能夠及時、有效地恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案共享業(yè)務(wù)的正常開展。七、檔案共享期限與歸還（一）共享期限1.檔案共享期限根據(jù)共享目的和實際需求確定，一般不超過[具體時長]。如需延長共享期限，共享申請部門應(yīng)在原共享期限屆滿前[具體時長]向檔案管理部門提交《檔案共享期限延長申請表》，說明延長的理由和期限，經(jīng)檔案管理部門審核和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可延長共享期限。2.對于涉及重要項目或緊急業(yè)務(wù)的檔案共享，共享期限可根據(jù)實際情況靈活確定，但最長不得超過項目結(jié)束或緊急業(yè)務(wù)處理完畢后的[具體時長]。（二）歸還要求1.共享使用人員應(yīng)在共享期限屆滿后及時將共享檔案歸還檔案管理部門。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準后方可延期。2.共享使用人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和準確性，不得擅自更改、刪除或損壞檔案內(nèi)容。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與共享使用人員溝通解決。八、檔案共享監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門負責(zé)對檔案共享活動進行日常監(jiān)督，定期檢查共享申請的審批情況、共享檔案的使用情況以及安全措施的執(zhí)行情況等。2.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或由相關(guān)部門負責(zé)對檔案共享管理工作進行不定期抽查，確保檔案共享管理工作符合規(guī)定要求。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案共享管理規(guī)定的行為，如擅自擴大共享范圍、延長共享期限、泄露檔案信息等，檔案管理部門應(yīng)及時