法人證件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法人證件的管理，規(guī)范法人證件的使用行為，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門涉及法人證件的申請、領(lǐng)取、保管、使用、歸還等相關(guān)事宜。（三）定義1.法人證件：指代表公司法人身份的各類證件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、稅務(wù)登記證正副本（已完成“三證合一”或“五證合一”的，為統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照）、法定代表人身份證明書、法定代表人授權(quán)委托書等。2.使用人員：指因工作需要，經(jīng)公司授權(quán)使用法人證件的公司員工。（四）管理原則法人證件管理遵循合法合規(guī)、專人負(fù)責(zé)、嚴(yán)格審批、妥善保管、規(guī)范使用的原則。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)法人證件的統(tǒng)一保管，并建立法人證件管理臺賬，詳細(xì)記錄法人證件的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。2.按照本辦法規(guī)定，審核法人證件使用申請，辦理法人證件的領(lǐng)取、歸還手續(xù)。3.定期對法人證件管理情況進(jìn)行檢查，確保法人證件的安全保管和規(guī)范使用。（二）使用人員所在部門1.負(fù)責(zé)審核本部門員工法人證件使用申請，確保申請事項真實、合理、必要。2.對本部門員工使用法人證件的行為進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向行政部門報告。（三）使用人員1.嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定申請、使用法人證件，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造法人證件。2.使用完畢后，及時將法人證件歸還行政部門，并確保證件完好無損。三、申請與領(lǐng)取（一）申請條件1.因公司業(yè)務(wù)需要，確需使用法人證件辦理相關(guān)事項的。2.使用人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和工作能力，熟悉辦理事項的流程和要求。（二）申請流程1.使用人員填寫《法人證件使用申請表》，詳細(xì)說明使用法人證件的事項、用途、使用時間、預(yù)計歸還時間等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項的真實性、合理性和必要性，并簽署審核意見。3.審核通過后，使用人員將申請表提交行政部門。行政部門對申請進(jìn)行再次審核，審核通過后予以辦理法人證件領(lǐng)取手續(xù)。（三）領(lǐng)取手續(xù)1.使用人員憑行政部門出具的領(lǐng)取通知，到行政部門領(lǐng)取法人證件。2.領(lǐng)取時，雙方應(yīng)在法人證件管理臺賬上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取時間、證件名稱、證件號碼等信息。四、保管（一）保管方式法人證件應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，實行專人保管。保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和安全意識，確保法人證件的安全。（二）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管法人證件，防止證件丟失、損壞、被盜用等情況發(fā)生。2.如發(fā)現(xiàn)法人證件有丟失、損壞等情況，保管人員應(yīng)立即向行政部門報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.非工作時間，法人證件應(yīng)存放在保險柜中，并妥善保管鑰匙。五、使用（一）使用范圍法人證件僅限用于公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)事項，不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的其他用途。（二）使用要求1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用法人證件，不得擅自更改使用事項。2.使用法人證件時，應(yīng)確保證件的安全，防止證件丟失、損壞、被盜用等情況發(fā)生。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時將法人證件歸還行政部門，并確保證件完好無損。（三）審批程序1.使用人員在使用法人證件前，應(yīng)填寫《法人證件使用審批表》，詳細(xì)說明使用事項、使用時間、預(yù)計歸還時間等內(nèi)容。2.將審批表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核使用事項的真實性、合理性和必要性，并簽署審核意見。3.審核通過后，使用人員將審批表提交行政部門。行政部門對審批表進(jìn)行再次審核，審核通過后予以批準(zhǔn)使用。（四）特殊情況處理如遇緊急情況，使用人員無法提前辦理審批手續(xù)的，應(yīng)在使用前電話向所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門報告，并在使用后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。六、歸還（一）歸還時間使用人員應(yīng)按照申請時預(yù)計的歸還時間及時歸還法人證件。如因特殊情況需要延長使用時間的，應(yīng)提前向行政部門申請，并說明延長原因和預(yù)計歸還時間。（二）歸還手續(xù)1.使用人員歸還法人證件時，應(yīng)確保證件完好無損，并將證件交至行政部門。2.行政部門對歸還的法人證件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)證件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究使用人員的責(zé)任。3.雙方在法人證件管理臺賬上簽字確認(rèn)，注明歸還時間、證件名稱、證件號碼等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）行政部門定期對法人證件的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證件的保管情況、使用情況、審批手續(xù)等。（二）如發(fā)現(xiàn)法人證件管理中存在問題，行政部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（三）對違反本辦法規(guī)定的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、罰則（一）使用人員有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰：1.擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造法人證件的；2.未按照申請用途使用法人證件的；3.未按時歸還法人證件，經(jīng)催告后仍不歸還的；4.因保管不善，導(dǎo)致法人證件丟失、損壞、被盜用的。（二）保管人員有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰：1.未妥善保管法人證件，導(dǎo)致證件丟失、損壞、被盜用的；2.擅自將法人證件借給他人使用的；3.未按照規(guī)定辦理法人證件領(lǐng)取、歸還手續(xù)的。（三）部門負(fù)責(zé)人有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處罰：