文秘檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文秘檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工形成的各類文秘檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文秘檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司文秘檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類文秘檔案，包括文件、資料、會議記錄、合同協(xié)議等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的完整性和安全性。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等工作。6.負責為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。7.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門職責1.負責本部門文秘檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.嚴格遵守公司文秘檔案管理制度，配合綜合管理部門做好檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認真履行檔案管理職責，嚴格按照檔案管理制度和操作規(guī)程進行檔案管理工作。3.負責檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司制發(fā)的各類文件、通知、通報、報告、請示、批復等。2.公司召開的各類會議的通知、議程、報告、決議、記錄等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。5.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。6.公司的榮譽證書、獎狀、獎杯等。7.其他具有保存價值的文件、資料、物品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)認真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的真實性和準確性。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步整理，按照檔案的類別和時間順序進行分類，剔除重復、無效的檔案。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行整理和裝訂，確保檔案的整齊和美觀。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行確定。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，定期對檔案庫房進行檢查和維護。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查閱。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別和保管期限，將檔案分別存放在不同的檔案柜中，并在檔案柜上標明檔案的類別和保管期限。2.對重要的檔案應(yīng)進行專柜存放，并采取必要的安全措施，防止檔案的丟失和損壞。3.檔案存放應(yīng)遵循便于查閱和利用的原則，按照檔案的編號順序進行排列，便于快速查找。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱、涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案應(yīng)在指定的地點進行，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。4.如需復印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印的檔案材料應(yīng)加蓋綜合管理部門的印章，與原件具有同等效力。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門負責人審批。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并在《檔案借閱登記簿》上簽字登記。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得將檔案帶出公司。5.借閱人歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理人員報告，并承擔相應(yīng)的責任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行審批，并采取必要的保密措施。2.因工作需要，外單位人員查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并按照公司的有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)出具相關(guān)的法律文書，并按照公司的有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.全面審查原則：鑒定檔案時，應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果的準確性。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門組織，相關(guān)部門負責人和檔案管理人員參加，共同對檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析比較法：將檔案與同類型、同年代的檔案進行比較，分析其保存價值和利用頻率，確定其保管期限和是否需要銷毀。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強、價值難以確定的檔案，可以咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家的意見和建議，確定其保管期限和是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。2.審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合管理部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.銷毀：經(jīng)批準后，由綜合管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)安排專人進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司文秘檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢，方便公司各部門及員工利用檔案。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的文秘檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司實際情況的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全防護體系建設(shè)：建立檔案信息安全防護體系，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應(yīng)定期對電子