氣象檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)氣象檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用氣象檔案資源，充分發(fā)揮氣象檔案在氣象事業(yè)發(fā)展中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)氣象法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等活動(dòng)中形成的各類氣象檔案的管理。包括氣象觀測(cè)記錄、氣象預(yù)報(bào)產(chǎn)品、氣象服務(wù)資料、氣象科研成果以及相關(guān)的文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則氣象檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)氣象檔案管理工作，對(duì)氣象檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.依法依規(guī)原則氣象檔案管理嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。在檔案的形成、積累、整理、歸檔等過(guò)程中，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保障檔案的真實(shí)性和有效性。3.科學(xué)管理原則運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，對(duì)氣象檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。采用先進(jìn)的檔案管理軟件和硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)氣象檔案管理的信息化、數(shù)字化，方便檔案的查詢和利用。4.服務(wù)利用原則以服務(wù)氣象事業(yè)發(fā)展為宗旨，充分開(kāi)發(fā)利用氣象檔案資源，為氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作提供有力支持。積極主動(dòng)地為公司/組織內(nèi)部各部門以及社會(huì)相關(guān)單位提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，發(fā)揮氣象檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立氣象檔案管理室，作為氣象檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)氣象檔案的日常管理工作。檔案管理室應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定氣象檔案管理辦法、操作規(guī)程等相關(guān)制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織內(nèi)部各部門的氣象檔案收集工作，確保檔案齊全完整。按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的氣象檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管與保護(hù)建立健全檔案保管制度，對(duì)氣象檔案進(jìn)行妥善保管。配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房、防火防盜防潮防蟲(chóng)等設(shè)備，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.檔案利用與服務(wù)積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門以及社會(huì)相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。根據(jù)利用需求，編制檔案檢索工具，方便用戶快速查找所需檔案信息。同時(shí)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作，跟蹤檔案利用效果。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)氣象檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。加強(qiáng)檔案管理軟件的應(yīng)用和維護(hù)，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。6.檔案鑒定與銷毀按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)氣象檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。嚴(yán)格檔案銷毀審批手續(xù)，確保檔案銷毀過(guò)程的規(guī)范、安全。7.業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開(kāi)展氣象檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)公司/組織內(nèi)部各部門檔案管理工作的指導(dǎo)，確保各部門檔案管理工作符合要求。8.檔案統(tǒng)計(jì)與分析做好氣象檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門職責(zé)公司/組織內(nèi)部各部門是氣象檔案的形成部門，負(fù)責(zé)本部門氣象檔案的形成、積累和初步整理工作。各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，按照檔案管理要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理室。（二）檔案收集范圍1.氣象觀測(cè)檔案包括地面氣象觀測(cè)記錄、高空氣象觀測(cè)記錄、氣象衛(wèi)星觀測(cè)數(shù)據(jù)、氣象雷達(dá)探測(cè)資料等。這些觀測(cè)數(shù)據(jù)是氣象業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)資料，對(duì)于分析氣候變化、制作氣象預(yù)報(bào)等具有重要意義。2.氣象預(yù)報(bào)檔案涵蓋短期天氣預(yù)報(bào)、中期天氣預(yù)報(bào)、長(zhǎng)期天氣預(yù)報(bào)、災(zāi)害性天氣預(yù)報(bào)等各類預(yù)報(bào)產(chǎn)品。預(yù)報(bào)檔案記錄了氣象部門對(duì)未來(lái)天氣變化的預(yù)測(cè)和分析，是氣象服務(wù)的重要依據(jù)。3.氣象服務(wù)檔案如氣象災(zāi)害預(yù)警服務(wù)資料、專業(yè)氣象服務(wù)資料、重大活動(dòng)氣象保障服務(wù)資料等。氣象服務(wù)檔案反映了氣象部門為社會(huì)公眾和各行各業(yè)提供氣象服務(wù)的過(guò)程和效果。4.氣象科研檔案包括氣象科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等?？蒲袡n案是氣象科研工作的重要記錄，對(duì)于推動(dòng)氣象科學(xué)技術(shù)進(jìn)步具有重要價(jià)值。5.其他相關(guān)檔案與氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等活動(dòng)相關(guān)的文件、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)文件、圖表等資料。這些檔案從不同角度反映了氣象工作的開(kāi)展情況，也是氣象檔案的重要組成部分。（三）檔案收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時(shí)進(jìn)行整理和移交，確保檔案收集的及時(shí)性。避免因拖延導(dǎo)致檔案丟失或損壞。2.完整性收集的氣象檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)確保其原始性和真實(shí)性。3.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄應(yīng)真實(shí)可靠。在收集過(guò)程中，要對(duì)文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假信息。4.規(guī)范性移交的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范要求，如文件格式統(tǒng)一、字跡清晰、簽字蓋章齊全等。確保檔案的規(guī)范性，便于后續(xù)的整理、保管和利用。四、檔案的整理與分類（一）整理原則氣象檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將同一年度的氣象檔案歸為一類。這種分類方法便于按年度查找和統(tǒng)計(jì)檔案。2.機(jī)構(gòu)分類法結(jié)合公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，按照形成檔案的部門進(jìn)行分類。通過(guò)機(jī)構(gòu)分類，可以清晰地反映各部門的檔案情況，便于部門之間的檔案管理和利用。3.問(wèn)題分類法根據(jù)氣象檔案的內(nèi)容性質(zhì)，按照問(wèn)題進(jìn)行分類。如氣象觀測(cè)、氣象預(yù)報(bào)、氣象服務(wù)、氣象科研等類別。這種分類方法有助于突出檔案的專業(yè)性和系統(tǒng)性，方便用戶查找特定問(wèn)題的檔案資料。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。2.編頁(yè)號(hào)給每份檔案材料編上頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目按照檔案整理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行編目。編目?jī)?nèi)容包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等。通過(guò)編目，建立檔案的檢索信息，方便用戶查詢。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，如年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限等。檔案盒應(yīng)排列整齊，便于存放和管理。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，確保有足夠的空間存放檔案。庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等功能。2.溫濕度控制庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間?？砂惭b溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保庫(kù)房溫濕度符合要求。3.照明與通風(fēng)庫(kù)房照明應(yīng)采用無(wú)紫外線的燈具，避免光線對(duì)檔案造成損害。同時(shí)，要保證庫(kù)房通風(fēng)良好，及時(shí)排除有害氣體和濕氣，保持空氣清新。（二）檔案保管設(shè)備1.檔案架選用堅(jiān)固耐用、符合檔案存放要求的檔案架。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.防火防盜設(shè)備安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等防火設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的消防安全。配備防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，防止檔案被盜。3.防蟲(chóng)防鼠設(shè)備放置防蟲(chóng)藥品、防鼠器具等，防止檔案受到蟲(chóng)害和鼠害的破壞。定期檢查防蟲(chóng)防鼠設(shè)備的有效性，及時(shí)更換藥品和器具。4.存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，如磁帶、光盤、硬盤等。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，做好標(biāo)識(shí)和管理。（三）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和氣象檔案的實(shí)際價(jià)值，確定氣象檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)氣象事業(yè)發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如重要的氣象觀測(cè)記錄、重大氣象災(zāi)害資料、氣象科研成果等。2.長(zhǎng)期保管對(duì)氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作有一定查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般的氣象預(yù)報(bào)產(chǎn)品、常規(guī)氣象服務(wù)資料等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時(shí)性的氣象工作文件、一般性的業(yè)務(wù)報(bào)表等。（四）檔案保護(hù)措施1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。2.修復(fù)與搶救對(duì)于破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。修復(fù)檔案時(shí)應(yīng)遵循修舊如舊的原則，確保檔案的原始性和真實(shí)性。3.數(shù)字化備份對(duì)重要的氣象檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化備份可以有效保護(hù)檔案原件，同時(shí)方便檔案的遠(yuǎn)程查詢和利用。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱氣象檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱因特殊情況需要借閱氣象檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制根據(jù)用戶需求，檔案管理部門可以為用戶提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（二）利用手續(xù)1.申請(qǐng)利用者需要填寫檔案利用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、利用內(nèi)容、利用方式等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批檔案管理部門收到利用申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合利用規(guī)定的申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對(duì)于涉及重要檔案或特殊情況的申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.登記經(jīng)審批同意的利用申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在部門、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等。4.歸還借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完好情況，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）服務(wù)質(zhì)量保障1.熱情服務(wù)檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，熱情接待利用者，耐心解答利用者的問(wèn)題，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.高效快捷優(yōu)化檔案利用流程，提高工作效率，確保利用者能夠及時(shí)獲取所需檔案信息。對(duì)于緊急利用需求，應(yīng)特事特辦，優(yōu)先處理。3.安全保密嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案在利用過(guò)程中的安全。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與人員成立氣象檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)氣象檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和氣象行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。確保鑒定結(jié)果符合法律法規(guī)和行業(yè)要求。2.考慮檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值綜合考慮檔案對(duì)氣象事業(yè)發(fā)展的歷史記錄作用以及當(dāng)前和未來(lái)的利用需求。對(duì)于具有重要?dú)v史意義和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)予以銷毀。3.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性鑒定檔案時(shí)，要檢查檔案的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。對(duì)于不完整或不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)進(jìn)一步核實(shí)或補(bǔ)充相關(guān)信息，確保檔案質(zhì)量。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、日期、保管