檔案管理辦法報(bào)紙總則目的為了加強(qiáng)本公司/組織的檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織的管理水平和工作效率，特制定本檔案管理辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理?；驹瓌t檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司/組織各部門及員工的利用。定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司/組織和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司/組織檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門檔案工作，集中保管公司/組織重要檔案。部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整與安全。5.參與公司/組織重大活動(dòng)、項(xiàng)目檔案的管理工作，提供檔案支持與服務(wù)。6.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成檔案的收集、整理，確保檔案齊全、完整。2.按照檔案管理部門要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案損壞、丟失。4.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核材料等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算資料等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、市場調(diào)研報(bào)告、銷售數(shù)據(jù)、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)研發(fā)類：技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)成果等。6.其他類：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等具有保存價(jià)值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。3.對(duì)于重要文件、合同等應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集清晰的復(fù)印件，并注明原件存放處。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如行政管理類、人事管理類等，每大類下再細(xì)分小類。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致或破損的文件進(jìn)行整理和裝訂，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索。檔案的鑒定與保管期限鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已整理的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及兼職檔案員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，確定保管期限。保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。保管期限的調(diào)整1.隨著時(shí)間推移和公司/組織發(fā)展，檔案的保管期限可能需要調(diào)整。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)檔案保管期限進(jìn)行重新鑒定和調(diào)整，并做好記錄。檔案的保管保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、滅火器等。檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列上架。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案的利用利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供檔案利用服務(wù)。利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合法事由需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用程序1.內(nèi)部利用：利用部門填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，安排專人提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部利用：外部單位查閱檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處和用途。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。移交工作1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量等，辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、上架，確保檔案妥善保管。檔案的保密與安全保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用者的保密職責(zé)。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。3.檔案管理人員不得私自泄露檔案內(nèi)容，利用者不得擅自傳播、復(fù)制檔案信息。安全管理