檔案寄存管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案寄存管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各類檔案在指定寄存機構的寄存管理活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在寄存過程中的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范管理原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案寄存操作，保證管理工作的規(guī)范化、科學化。3.有效利用原則：便于檔案的查詢、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案寄存機構的選擇與簽約（一）選擇標準1.具備合法的經(jīng)營資質，信譽良好，無違規(guī)違紀記錄。2.擁有專業(yè)的檔案管理團隊，具備檔案保管、整理、數(shù)字化等相關技能和經(jīng)驗。3.具備完善的檔案安全保管設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等條件。4.能夠提供規(guī)范的檔案寄存服務流程和質量保障措施。（二）考察與評估1.對候選寄存機構進行實地考察，了解其設施設備、管理狀況等實際情況。2.查閱候選寄存機構的相關資料，評估其服務能力和業(yè)績。3.與候選寄存機構進行溝通交流，了解其對檔案寄存管理的理解和服務承諾。（三）簽約流程1.確定選定的寄存機構后，起草并簽訂檔案寄存服務合同。2.合同內容應明確雙方的權利和義務，包括檔案寄存的范圍、期限、費用、安全責任、保密條款、服務標準等。3.合同簽訂前，需經(jīng)公司/組織內部相關部門和領導審核批準。三、檔案的整理與移交（一）檔案整理要求1.按照檔案管理的相關標準和規(guī)范，對擬寄存的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.確保檔案的完整性和準確性，對破損、缺失的檔案進行修復和補充。3.建立檔案目錄清單，詳細記錄檔案的名稱、類別、編號、日期等信息。（二）移交準備1.制定檔案移交計劃，明確移交的時間、地點、方式等。2.準備好檔案移交所需的文件、表格等資料。3.對檔案進行核對和清點，確保移交檔案的數(shù)量和內容準確無誤。（三）移交程序1.雙方按照約定的時間和地點進行檔案移交。2.移交過程中，雙方應共同對檔案進行清點和核對，并在移交清單上簽字確認。3.寄存機構接收檔案后，應出具檔案接收證明。四、檔案的寄存保管（一）存放環(huán)境要求1.寄存機構應提供符合檔案保管要求的存放環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，通風良好。2.對存放檔案的庫房進行定期檢查和維護，確保設施設備正常運行。（二）安全防護措施1.安裝必要的安全監(jiān)控設備，對檔案存放區(qū)域進行實時監(jiān)控。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.制定安全應急預案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護檔案安全。（三）日常管理1.建立檔案寄存臺賬，詳細記錄檔案的寄存情況，包括檔案名稱、數(shù)量、寄存時間、存放位置等。2.定期對檔案進行巡查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的清潔和整理工作，保持檔案存放環(huán)境的整潔。五、檔案的查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.公司/組織內部人員因工作需要查詢檔案的，應填寫檔案查詢申請表，注明查詢目的、內容等。2.經(jīng)相關部門和領導審批同意后，方可到寄存機構進行查詢。3.寄存機構應按照規(guī)定提供查詢服務，協(xié)助查詢人員查找所需檔案，并做好查詢記錄。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、期限、用途等。2.經(jīng)嚴格的審批流程，包括部門負責人、檔案管理部門負責人、公司/組織領導等審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱過程中，借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失或損壞檔案。（三）歸還與驗收1.借閱人員歸還檔案時，寄存機構應進行認真核對和驗收，檢查檔案是否完好無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應的責任，并按照規(guī)定進行賠償。六、檔案的數(shù)字化與信息化管理（一）數(shù)字化要求1.根據(jù)公司/組織的實際需求，對部分重要檔案進行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化過程應遵循相關標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質量。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）信息化管理1.利用信息化手段對檔案寄存管理工作進行全過程管理，包括檔案整理、移交、保管、查詢、借閱等環(huán)節(jié)。2.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲和共享，提高管理效率和服務水平。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，定期對寄存檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門等人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確定無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表。（三）銷毀程序1.經(jīng)公司/組織領導審批同意后，按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀。2.銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完成后，應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部的檔案管理部門應定期對檔案寄存管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.加強對檔案寄存機構的日常監(jiān)督，確保其按照合同約定履行服務職責。（二）外部檢查1.積極配合檔案行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查工作。2.根據(jù)檢查意見，及時改進檔案寄存管理工作中的不足之處。九、責任追究（一）寄存機構責任1.如寄存機構因保管不善等原因導致檔案丟失、損壞或泄露的，應按照合同約定承擔相應的賠償責任。2.對違反法律法規(guī)和本辦法規(guī)定的寄存機構，依法追究其法律責任。（二）公司/組織內部人員責任1.公司/組織內部人員在檔案寄存管理過程中，如有違