檔案電子管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案電子管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等電子管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司檔案電子管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一流程，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則對(duì)檔案電子管理的全過程進(jìn)行監(jiān)控和管理，包括檔案的形成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)，確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提供便捷的檔案信息檢索和利用服務(wù)，滿足公司各部門對(duì)檔案信息的需求。二、檔案電子管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案電子管理制度和流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案電子管理工作。3.負(fù)責(zé)公司檔案電子數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和管理。4.組織開展檔案電子信息的整理、分類、編目等工作。5.提供檔案電子信息的檢索、利用和咨詢服務(wù)。6.定期對(duì)公司檔案電子管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案電子文件的形成、收集、整理和歸檔工作，確保檔案電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。2.按照公司檔案電子管理規(guī)定，及時(shí)將本部門的檔案電子文件移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案電子信息的整理、分類、編目等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案電子管理的安全保密制度，不得擅自泄露、篡改和丟失檔案電子信息。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門申請(qǐng)查閱、利用檔案電子信息。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供檔案電子管理所需的技術(shù)支持和保障，確保檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定檔案電子管理系統(tǒng)的技術(shù)方案和安全策略。3.負(fù)責(zé)檔案電子管理系統(tǒng)的日常維護(hù)、升級(jí)和優(yōu)化，保障系統(tǒng)的安全性和可靠性。4.對(duì)檔案電子管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失。三、檔案電子文件的形成與收集（一）形成要求1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的形成過程，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.電子文件應(yīng)采用通用的、開放性的文件格式，如PDF、XML等，便于長期保存和利用。3.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、刪除或偽造電子文件。（二）收集范圍1.反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子文件，包括但不限于合同協(xié)議、文件通知、報(bào)告報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)憑證等。2.公司在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件。3.公司與外部單位往來的電子文件，如函件、電子郵件、傳真等。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將電子文件收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)及時(shí)收集，確保電子文件的時(shí)效性和完整性。（四）收集方式1.直接收集：各部門在電子文件形成后，直接將電子文件收集到本部門的檔案管理系統(tǒng)或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.網(wǎng)絡(luò)傳輸：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或外部網(wǎng)絡(luò)，將電子文件傳輸?shù)綑n案管理部門指定的存儲(chǔ)位置。3.介質(zhì)移交：對(duì)于無法通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?，各部門應(yīng)將電子文件存儲(chǔ)在移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)上，并移交檔案管理部門。四、檔案電子文件的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）整理方法1.按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.建立電子文件的目錄數(shù)據(jù)庫，目錄信息應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、文件類型、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照公司的業(yè)務(wù)職能和檔案類型，將檔案電子文件分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科研開發(fā)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、黨群工作類等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)文件的具體內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)一步細(xì)分若干二級(jí)類目和三級(jí)類目。五、檔案電子文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)檔案電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.建立異地容災(zāi)備份中心，定期將檔案電子數(shù)據(jù)備份到異地存儲(chǔ)設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案電子文件存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保電子文件的存儲(chǔ)質(zhì)量。（三）保管期限1.檔案電子文件的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案電子文件包括公司的重要規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；長期保管的檔案電子文件包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)資料等；短期保管的檔案電子文件包括公司的臨時(shí)性文件、一次性使用的資料等。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案電子文件的存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況、數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性等。2.發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案電子文件的安全存儲(chǔ)。六、檔案電子信息的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案電子信息的利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，確保檔案信息的合法使用。2.權(quán)限管理原則根據(jù)利用者的身份和權(quán)限，設(shè)定不同的利用級(jí)別，確保檔案信息的安全保密。3.方便快捷原則提供便捷的檔案信息檢索和利用服務(wù)，滿足利用者的需求。（二）利用方式1.在線查詢：利用者通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，登錄檔案管理系統(tǒng)，查詢所需的檔案電子信息。2.離線借閱：利用者因工作需要，可申請(qǐng)離線借閱檔案電子信息，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)。3.復(fù)制打印：利用者可根據(jù)需要，對(duì)檔案電子信息進(jìn)行復(fù)制打印，但應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全。（三）利用審批1.利用者申請(qǐng)利用檔案電子信息時(shí)，應(yīng)填寫《檔案電子信息利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用方式等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的權(quán)限和申請(qǐng)內(nèi)容，進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要檔案信息或敏感信息的利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案電子信息的利用情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式等。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于對(duì)檔案電子信息的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案電子信息的安全保密（一）安全保密制度1.建立健全檔案電子信息安全保密制度，明確安全保密責(zé)任，規(guī)范安全保密行為。2.對(duì)檔案電子信息的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全保密管理，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全技術(shù)手段，保障檔案電子信息的網(wǎng)絡(luò)安全。2.對(duì)檔案電子信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保信息在傳輸過程中的保密性和完整性。3.定期對(duì)檔案電子信息系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案電子管理工作人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高工作人員的安全保密意識(shí)和技能。2.與檔案電子管理工作人員簽訂安全保密責(zé)任書，明確工作人員的安全保密責(zé)任。3.對(duì)涉及檔案電子信息的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，防止內(nèi)部人員泄露檔案信息。（四）應(yīng)急處置1.制定檔案電子信息安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生檔案電子信息安全保密事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案電子管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)公司檔案電子管理的需求，建設(shè)檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案電子文件的集中管理和利用。2.檔案電子管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、檢索、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)等功能，滿足檔案管理工作的需要。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案電子管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案電子管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。3.建立系統(tǒng)備份機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全1.加強(qiáng)檔案電子管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保密。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、檔案電子文件的銷毀（一）銷毀條件1.檔案電子文件已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的。2.檔案電子文件因保管不善或其他原因，導(dǎo)致文件內(nèi)容無法讀取或損壞，且無法修復(fù)的。3.檔案電子文件涉及的事項(xiàng)已完成，且不再具有利用價(jià)值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案電子文件進(jìn)行清理，確定需要銷毀的檔案電子文件清單。2.填寫《檔案電子文件銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件