文件檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位的文件檔案管理工作。（三）定義1.文件：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.檔案：指經(jīng)過(guò)整理、歸檔后具有保存價(jià)值的文件集合。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理。2.完整性原則：確保文件檔案的齊全、完整。3.準(zhǔn)確性原則：保證文件檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。4.安全性原則：采取有效措施確保文件檔案的安全，防止丟失、損壞、泄密等。5.便于利用原則：便于文件檔案的檢索、查閱和利用。二、文件管理（一）文件的形成與收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的形成與收集工作，確保文件的及時(shí)、完整。2.文件形成過(guò)程中，應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張、電子模板等，保證文件的規(guī)范性。3.文件收集范圍包括上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、會(huì)議文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等各類(lèi)文件。（二）文件的分類(lèi)與編號(hào)1.文件分類(lèi)：按照文件的來(lái)源、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，如分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等。2.文件編號(hào)：為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)重要文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保唯一性。（三）文件的審核與簽發(fā)1.文件起草后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。2.文件審核通過(guò)后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)后的文件方可生效。（四）文件的印發(fā)與傳遞1.文件印發(fā)：根據(jù)文件的性質(zhì)和發(fā)放范圍，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)確保文件的質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確。2.文件傳遞：通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進(jìn)行文件傳遞，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確到達(dá)收件人。（五）文件的使用與保管1.文件使用：各部門(mén)及人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限使用文件，不得擅自復(fù)制、傳播、涂改文件。2.文件保管：文件形成部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的保管，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備，確保文件的安全存放。（六）文件的清理與銷(xiāo)毀1.文件清理：定期對(duì)文件進(jìn)行清理，清理范圍包括已過(guò)期、失效、無(wú)用的文件。2.文件銷(xiāo)毀：對(duì)于需銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保文件信息不泄露。三、檔案管理（一）檔案的整理1.歸檔范圍：按照國(guó)家檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的歸檔范圍。2.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：采用科學(xué)合理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，如年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法等。3.編號(hào)編制：為檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的管理和檢索。4.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄、卷內(nèi)目錄等。（二）檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間：各部門(mén)應(yīng)在文件形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交綜合管理部門(mén)歸檔。2.歸檔要求：檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》。（三）檔案的保管1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期。3.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（四）檔案的檢索與利用1.檢索工具：建立完善的檔案檢索工具，如檔案目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，便于快速查找檔案。2.利用申請(qǐng)：需要利用檔案的部門(mén)或人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后到綜合管理部門(mén)查閱、借閱檔案。3.利用限制：檔案利用應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（五）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定工作：定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.銷(xiāo)毀程序：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。四、信息化管理（一）文件檔案信息化建設(shè)規(guī)劃制定文件檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。（二）電子文件管理1.電子文件的形成與收集：在業(yè)務(wù)活動(dòng)中同步形成電子文件，并按照規(guī)定進(jìn)行收集。2.電子文件的整理與歸檔：對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。3.電子文件的存儲(chǔ)與備份：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子文件的利用與安全：建立電子文件利用系統(tǒng)，方便查閱和利用。同時(shí)，采取安全措施，防止電子文件泄密。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、檢索查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查綜合管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。（二）考核評(píng)價(jià)建立文件檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)的文件檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己私Y(jié)果與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效掛鉤。（三）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)