法院資料管理辦法一、總則（一）目的為加強法院資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高工作效率，保障法院各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本院各部門在工作中形成、收集、整理、保管和使用的各類資料，包括但不限于文件、卷宗、檔案、數(shù)據(jù)、圖表、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法院資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類分級管理原則根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類分級管理，便于查找、使用和維護(hù)。3.安全保密原則加強資料的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則以服務(wù)法院工作為宗旨，優(yōu)化資料管理流程，提高資料利用效率，為審判執(zhí)行、司法政務(wù)等工作提供有力支持。二、資料管理部門及職責(zé)（一）資料管理部門本院設(shè)立專門的資料管理部門，負(fù)責(zé)全院資料的統(tǒng)一管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善資料管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作有章可循。2.負(fù)責(zé)資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等日常管理工作。3.建立資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資料的電子化管理，提高資料檢索和利用效率。4.加強資料安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保資料的安全完整。5.定期對資料進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題，保證賬物相符。6.組織開展資料管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高全院人員的資料管理意識和能力。7.負(fù)責(zé)與上級法院、其他相關(guān)單位的資料交換和共享工作。8.完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他資料管理工作任務(wù)。三、資料的收集與整理（一）收集范圍1.上級法院下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。2.本院制發(fā)的文件、文書、裁判文書等。3.各部門在工作中形成的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研材料等。4.案件卷宗，包括立案、審理、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的材料。5.司法政務(wù)活動中產(chǎn)生的資料，如會議記錄、活動方案、領(lǐng)導(dǎo)講話等。6.涉及法院工作的法律法規(guī)、司法解釋、參考案例等。7.其他與法院工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料及時、完整地收集上來。2.收集的資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、規(guī)范，不得擅自修改、偽造或隱匿資料。3.對于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照資料的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.對每份資料進(jìn)行編號，編制目錄，建立索引，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固；對電子資料進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。4.對于資料中的重復(fù)內(nèi)容或無關(guān)信息進(jìn)行清理，保證資料的簡潔性和有效性。四、資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文件類：包括上級文件、本院文件、內(nèi)部工作文件等。2.卷宗類：按照案件類型、審判程序等進(jìn)行分類，如刑事卷宗、民事卷宗、行政卷宗等。3.檔案類：分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。4.數(shù)據(jù)類：如案件統(tǒng)計數(shù)據(jù)、司法政務(wù)數(shù)據(jù)等。5.圖表類：包括統(tǒng)計圖表、業(yè)務(wù)流程圖、法院布局圖等。6.音像類：如庭審錄像、會議錄音、活動視頻等。（二）編號規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由字母和數(shù)字組成，字母表示資料類別，數(shù)字表示具體順序號。3.例如，“WJ”表示文件類，“JZ”表示卷宗類，“DA”表示檔案類，“SJ”表示數(shù)據(jù)類，“TB”表示圖表類，“YX”表示音像類。編號格式為：類別代碼+年份+順序號，如“WJ2023001”表示2023年第1號文件。4.對于卷宗類資料，在編號后還應(yīng)根據(jù)案件編號進(jìn)行標(biāo)注，以便準(zhǔn)確查詢。五、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照分類順序排列上架，便于查找和取用。2.電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的音像資料，應(yīng)進(jìn)行刻錄存儲，并注明相關(guān)信息。（二）保管期限1.根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。2.一般文件保管期限為[X]年，重要文件保管期限為[X]年，永久保存的文件按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.案件卷宗的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般民事、刑事案件卷宗保管期限為[X]年，行政案件卷宗保管期限為[X]年。4.檔案類資料的保管期限根據(jù)其內(nèi)容和用途確定，如文書檔案保管期限為[X]年，人事檔案永久保存。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.建立資料保管臺賬，詳細(xì)記錄資料的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。4.定期對資料進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、資料的借閱與使用（一）借閱范圍1.本院工作人員因工作需要可以借閱相關(guān)資料。2.外單位因工作聯(lián)系需要借閱本院資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.本院工作人員借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱資料，應(yīng)提前向本院資料管理部門提交借閱申請函，說明借閱目的、范圍、期限等，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.資料管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱登記，并提供相應(yīng)的資料。（三）借閱期限1.本院工作人員借閱一般資料的期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱資料的期限根據(jù)具體情況確定，最長不得超過[X]個工作日。（四）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞或丟失。2.在借閱期限內(nèi)，借閱人員應(yīng)按時歸還資料，如需繼續(xù)使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員使用資料時，應(yīng)在規(guī)定的場所進(jìn)行，不得將資料帶出本院。4.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的資料，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。七、資料的保密與安全（一）保密制度1.建立健全資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。3.加強對資料管理人員的保密教育，提高保密意識，防止泄密事件發(fā)生。（二）安全措施1.加強資料管理部門的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保資料存儲場所的安全。2.對資料存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。3.定期對資料進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.制定應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生資料丟失、泄露等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級報告。八、資料的清理與銷毀（一）清理原則1.定期對資料進(jìn)行清理，確保資料的時效性和有效性。2.清理工作應(yīng)遵循合法、合規(guī)、謹(jǐn)慎的原則，防止重要資料被誤清理。（二）清理范圍1.已超過保管期限且無留存價值的資料。2.重復(fù)、無用或已失效的資料。3.因機構(gòu)改革、工作調(diào)整等原因不再使用的資料。（三）清理程序1.資料管理部門定期對資料進(jìn)行清查盤點，提出清理意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，對擬清理的資料進(jìn)行登記造冊，注明資料名稱、編號、數(shù)量、清理原因等。3.組織專人對清理的資料進(jìn)行審核，確保清理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.對審核通過的資料，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并存檔備查。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立資料管理監(jiān)督機制，定期對資料管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.資料管理部門應(yīng)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報資料管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.資料管理制度的執(zhí)行情況。2.資料的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等工作是否規(guī)范。3.資料的借閱與使用是否符合規(guī)定。4.資料的保密與安全措施是否落實到位。5.資料清理與銷毀工作是否按程序進(jìn)行。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通