江西檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準化。2.完整準確原則：應(yīng)保證檔案的內(nèi)容完整、準確，如實反映公司/組織的各項活動。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理辦法。2.制定和完善公司/組織的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。3.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案管理工作。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.各部門及所屬單位應(yīng)明確一名負責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負責(zé)本部門及所屬單位的檔案收集、整理和移交工作。2.負責(zé)將本部門及所屬單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料及時收集、整理，按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織在籌備、成立、運營等活動中形成的文件材料。2.公司/組織的各類會議文件、決議、紀要等。3.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織的財務(wù)文件、會計憑證、賬簿、報表等。5.公司/組織的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。7.公司/組織的科研項目文件、技術(shù)資料、專利證書等。8.公司/組織的基本建設(shè)項目文件、工程圖紙、竣工驗收文件等。9.公司/組織的設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品樣本、說明書等。10.公司/組織的聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門及所屬單位在各項活動中形成的文件材料，并進行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準確，字跡清楚，簽署齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對重要的文件材料應(yīng)進行備份，確保檔案的安全。（三）收集時間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年整理歸檔。2.各部門及所屬單位在辦理完畢的文件材料，應(yīng)在一個月內(nèi)移交檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，符合規(guī)范化、標(biāo)準化要求。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品銷售、科學(xué)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等類別。2.編號：對每一類檔案編制統(tǒng)一的編號，以便于管理和檢索。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于查閱。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊。2.整理后的檔案應(yīng)符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準和規(guī)范。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度等進行排列存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的載體上，并異地存放，確保電子檔案的安全。3.對聲像檔案應(yīng)進行整理編目，存儲在磁性載體或光盤等介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司/組織的臨時性文件、資料等。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進行維護和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案的鑒定（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)進行重新鑒定，確定其是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定意見進行審核，提出鑒定結(jié)論。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。（四）鑒定要求1.檔案鑒定應(yīng)客觀、公正、準確，確保檔案的真實性和完整性。2.對涉及公司/組織機密和重要權(quán)益的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定和處理。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案管理人員的基本情況等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，如實反映檔案管理工作的實際情況。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)納入公司/組織的統(tǒng)計工作體系，按照國家有關(guān)統(tǒng)計法規(guī)和公司/組織的統(tǒng)計制度進行。2.檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。八、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)公司/組織的工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、會議簡介等。2.對重要檔案進行專題研究，形成研究報告。3.編輯出版檔案史料，如檔案匯編、圖冊等。（二）編研方法1.檔案管理人員應(yīng)深入研究檔案內(nèi)容，結(jié)合公司/組織的工作實際，確定編研選題。2.對編研資料進行收集、整理、分析和綜合，確保編研成果的質(zhì)量。3.編研成果應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后發(fā)布。（三）編研要求1.檔案編研應(yīng)注重實用性和針對性，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。2.編研成果應(yīng)符合國家有關(guān)檔案編研的標(biāo)準和規(guī)范，內(nèi)容準確、文字通順。九、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.對重要檔案的查閱，應(yīng)實行審批制度，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后查閱。3.利用者應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。（三）利用要求1.檔案管理人員應(yīng)熱情服務(wù)，及時提供檔案利用服務(wù)。2.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。3.對涉及公司/組織機密和重要權(quán)益的檔案，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。十、檔案的保密（一）保密制度1.公司/組織應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，保守檔案機密。（二）保密措施1.對檔案庫房、查閱室等場所應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等。2.對涉及公司/組織機密和重要權(quán)益的檔案，應(yīng)實行專人專管，嚴格限制查閱范