水務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)水務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水務(wù)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在水務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.集中管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。3.完整準(zhǔn)確原則檔案的形成、收集、整理應(yīng)保證其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映水務(wù)工作的全過程。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，以滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)審議檔案管理工作規(guī)劃、制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和管理，確保檔案庫(kù)房的安全和檔案信息的安全。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在水務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。4.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成范圍1.水務(wù)規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.工程建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。3.供排水設(shè)施的運(yùn)行維護(hù)記錄、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備維修檔案等。4.水資源管理相關(guān)文件、取水許可資料、節(jié)水措施檔案等。5.財(cái)務(wù)管理文件、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議等。6.人事檔案、教育培訓(xùn)記錄等。7.黨團(tuán)組織活動(dòng)、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的文件材料。8.其他與水務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案收集工作的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保文件材料的齊全、完整。3.對(duì)涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。4.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，分為綜合管理類、工程建設(shè)類、生產(chǎn)運(yùn)行類、水資源管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分，形成科學(xué)合理的分類體系。（三）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.工程檔案按照項(xiàng)目建設(shè)程序，分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別，分別進(jìn)行整理，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)、臺(tái)套進(jìn)行分類，收集設(shè)備的購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等文件材料，建立設(shè)備檔案臺(tái)賬。4.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。（四）編目與裝訂1.編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、卷內(nèi)文件起止日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，幅面過大的文件應(yīng)折疊整齊。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行初步篩選，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可征求相關(guān)部門和人員的意見。3.根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的存毀，并編制檔案鑒定報(bào)告。4.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。六、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等，確保檔案的安全存放。（二）檔案上架與排列1.按照檔案分類體系，將整理好的檔案上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。2.建立檔案存放索引，注明檔案的類別、存放位置等信息，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫(kù)房進(jìn)出人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。4.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、安全完整。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)等提供有力支持。3.方便利用原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查核對(duì)。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理人員按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的水務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并錄入相關(guān)的目錄信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等功能，對(duì)檔案信息進(jìn)行全過程管理。2.檢索查詢模塊提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。3.利用服務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用功能的在線辦理，提高服務(wù)效率。4.安全管理模塊對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)