檔案編輯管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案編輯管理工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及所屬單位在檔案編輯管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案編輯應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.系統(tǒng)完整原則：注重檔案的系統(tǒng)性和完整性，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和歸檔，確保檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案編輯管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案編輯管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案編輯管理相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)及所屬單位的檔案編輯管理工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的安全和完整。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案編輯管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門(mén)及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并配合做好檔案的鑒定、保管和利用等工作。3.明確本部門(mén)及所屬單位檔案編輯管理工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)本部門(mén)及所屬單位的檔案編輯管理工作。4.對(duì)本部門(mén)及所屬單位形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定及時(shí)歸檔。（三）檔案編輯管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案編輯管理工作的各項(xiàng)制度和流程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體編輯工作，包括文件材料的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等，確保檔案編輯質(zhì)量。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問(wèn)題，保證檔案的安全和完整。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)字化錄入和系統(tǒng)維護(hù)等工作，提高檔案利用效率。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：行政管理類(lèi)：上級(jí)文件、公司/組織文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)管理類(lèi)：項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。黨群工作類(lèi)：黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。其他類(lèi)：聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等。2.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)根據(jù)上述收集范圍，結(jié)合本部門(mén)及所屬單位的工作實(shí)際，制定具體的檔案收集清單，并報(bào)檔案管理部門(mén)備案。（二）收集要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的日常收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實(shí)的原則，確保收集到的檔案能夠全面反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的全過(guò)程。3.對(duì)于重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案丟失或損壞。4.電子文件的收集應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）收集流程1.各部門(mén)及所屬單位檔案收集責(zé)任人定期對(duì)本部門(mén)及所屬單位形成的文件材料進(jìn)行清理和篩選，將具有保存價(jià)值的文件材料收集起來(lái)。2.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，并編制文件目錄。3.將整理好的文件材料及文件目錄一并移交至本部門(mén)及所屬單位的檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)一步審核。4.本部門(mén)及所屬單位檔案管理人員對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件材料及時(shí)退回收集責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。5.審核通過(guò)后，本部門(mén)及所屬單位檔案管理人員將文件材料及文件目錄按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息資源共享。（二）分類(lèi)方法1.檔案分類(lèi)應(yīng)結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，采用科學(xué)合理的分類(lèi)方法，確保檔案分類(lèi)的系統(tǒng)性和邏輯性。2.一般可按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)，具體分類(lèi)方案如下：年度分類(lèi)：將檔案按照形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)：在年度分類(lèi)的基礎(chǔ)上，按照公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行進(jìn)一步分類(lèi)，將同一機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成的檔案歸為一類(lèi)。保管期限分類(lèi)：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限，不同保管期限的檔案分別整理。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件材料的整齊和牢固。2.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)，將同一類(lèi)別的文件材料放在一起。3.編號(hào)：為每份文件材料編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等信息，便于檔案的管理和查詢(xún)。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案目錄的準(zhǔn)確和完整。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息，便于檔案的存放和查找。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)及所屬單位檔案管理人員代表等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括檔案對(duì)公司/組織的歷史研究、業(yè)務(wù)發(fā)展、行政管理等方面的作用。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限為永久、長(zhǎng)期或短期。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：對(duì)同類(lèi)檔案進(jìn)行分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.專(zhuān)家咨詢(xún)法：對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)或價(jià)值難以確定的檔案，可咨詢(xún)相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家，聽(tīng)取專(zhuān)家意見(jiàn)，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。（五）鑒定流程1.檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、保管期限等情況，制定檔案鑒定計(jì)劃，并通知各部門(mén)及所屬單位檔案管理人員做好準(zhǔn)備工作。2.各部門(mén)及所屬單位檔案管理人員按照檔案鑒定計(jì)劃，對(duì)本部門(mén)及所屬單位保管的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案鑒定登記表。3.檔案鑒定小組對(duì)各部門(mén)及所屬單位提交的檔案鑒定登記表進(jìn)行審核，對(duì)存疑的檔案進(jìn)行實(shí)地查看和重點(diǎn)審查。4.檔案鑒定小組根據(jù)審核結(jié)果，對(duì)檔案的存毀意見(jiàn)進(jìn)行綜合研究和判斷，形成檔案鑒定報(bào)告。5.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案處置的依據(jù)。對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和保管。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同的保管期限、類(lèi)別和年度進(jìn)行分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全和完整。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。2.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的流向清晰可查。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔，防止檔案受到污染和損壞。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行利用。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)要求，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行利用。（三）利用流程1.查閱利用：利用者填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。將檔案查閱申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，查找并提供相應(yīng)的檔案。利用者在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用完畢后，利用者應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱利用：利用者填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。將檔案借閱申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)利用者的借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，辦理檔案借閱手續(xù)，向利用者發(fā)放檔案借閱證，并將檔案交利用者帶走。利用者應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求利用者承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在公司/組織內(nèi)部的共享和交換，為各部門(mén)及所屬單位提供便捷的檔案信息服務(wù)。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，確保檔案信息的安全可靠。（三）建設(shè)步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟和保障措施等，為檔案信息化建設(shè)提供指導(dǎo)。2.實(shí)施階段：按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，組織開(kāi)展檔案數(shù)字化、檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：檔案信息化建設(shè)完成后，組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家對(duì)建設(shè)成果進(jìn)行驗(yàn)收，確保建設(shè)成果符合要求。4.運(yùn)行維護(hù)階段：檔案信息化管理系統(tǒng)投入運(yùn)行后，建立健全運(yùn)行維護(hù)管理制度，加強(qiáng)系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)信息化建設(shè)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保建設(shè)工作合法合規(guī)。2