檔案工單管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案工單管理，確保檔案工單的規(guī)范生成、流轉、處理及存檔，提高工作效率，保障公司業(yè)務的順利開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在業(yè)務活動中產(chǎn)生的檔案工單管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案工單管理應符合國家法律法規(guī)要求，確保檔案的真實性、完整性和保密性。2.準確性原則：檔案工單的信息應準確無誤，能夠真實反映業(yè)務活動的實際情況。3.及時性原則：檔案工單的生成、流轉、處理應及時，避免延誤影響業(yè)務進展。4.規(guī)范性原則：檔案工單的格式、內(nèi)容、流轉流程等應規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和查詢。二、檔案工單的定義與分類（一）定義檔案工單是指在公司業(yè)務活動中，為記錄、跟蹤、處理特定事項而生成的具有一定格式和內(nèi)容要求的工作單據(jù)。（二）分類1.業(yè)務辦理類工單：用于記錄各類業(yè)務辦理過程中的相關信息，如客戶申請、業(yè)務審批、合同簽訂等。2.問題處理類工單：針對業(yè)務活動中出現(xiàn)的問題、故障等，記錄問題描述、處理過程及結果。3.項目管理類工單：在項目實施過程中，用于記錄項目進度、任務分配、資源調(diào)配等情況。三、檔案工單的生成（一）生成依據(jù)各部門應根據(jù)業(yè)務活動的實際需求，按照規(guī)定的流程和標準生成檔案工單。業(yè)務辦理類工單應依據(jù)客戶需求、業(yè)務規(guī)范等生成；問題處理類工單應根據(jù)問題發(fā)生的情況及時記錄；項目管理類工單應按照項目計劃和任務安排生成。（二）內(nèi)容要求1.基本信息：包括工單編號、生成日期、部門名稱、業(yè)務類型、客戶信息（如有）等。2.詳細描述：對業(yè)務事項、問題情況或項目任務進行詳細描述，確保信息完整、準確。3.處理要求：明確工單的處理流程、責任部門、處理期限等要求。4.附件：如有相關的文件、資料、圖表等，應作為附件隨工單一并提交。（三）生成流程1.發(fā)起部門：業(yè)務人員或相關責任人根據(jù)業(yè)務需求填寫工單基本信息和詳細描述，提交部門負責人審核。2.部門審核：部門負責人對工單內(nèi)容進行審核，確保信息準確、處理要求合理，審核通過后提交至相關流轉環(huán)節(jié)。四、檔案工單的流轉（一）流轉原則檔案工單應按照規(guī)定的流程進行流轉，確保工單在各環(huán)節(jié)之間有序傳遞，避免出現(xiàn)延誤或丟失。（二）流轉方式1.系統(tǒng)流轉：利用公司內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工單的自動流轉和跟蹤。2.紙質(zhì)流轉：對于不適合通過系統(tǒng)流轉的工單，可采用紙質(zhì)方式進行流轉，但應確保流轉記錄清晰、可查。（三）流轉流程1.業(yè)務辦理類工單流轉：發(fā)起部門提交工單后，流轉至相關業(yè)務部門進行辦理。業(yè)務部門辦理完成后，將工單及處理結果反饋至發(fā)起部門或相關審核部門。如需其他部門協(xié)同辦理，由發(fā)起部門進行協(xié)調(diào)流轉。2.問題處理類工單流轉：發(fā)現(xiàn)問題的部門填寫工單并提交至問題處理部門。問題處理部門對問題進行分析、處理，將處理過程和結果記錄在工單上，并反饋至發(fā)起部門。如問題涉及多個部門，由問題處理部門牽頭協(xié)調(diào)相關部門共同處理。3.項目管理類工單流轉：項目負責人根據(jù)項目計劃生成工單，分配給項目團隊成員。項目團隊成員按照工單要求完成任務后，將工作進展和結果反饋給項目負責人。項目負責人定期對工單執(zhí)行情況進行跟蹤、匯總，確保項目按計劃推進。五、檔案工單的處理（一）處理責任各部門及相關人員應按照工單要求，認真履行處理責任，確保工單及時、準確處理。（二）處理期限明確各類檔案工單的處理期限，一般業(yè)務辦理類工單應在[X]個工作日內(nèi)完成，問題處理類工單應在[X]小時內(nèi)響應，項目管理類工單應按照項目計劃節(jié)點完成。特殊情況需延長處理期限的，應提前向相關部門或人員說明原因并獲得批準。（三）處理方式1.直接處理：對于職責范圍內(nèi)的工單，處理部門應直接進行處理，并將處理結果及時反饋。2.協(xié)調(diào)處理：涉及多個部門的工單，由牽頭部門組織相關部門進行協(xié)調(diào)處理，共同制定解決方案并執(zhí)行。3.上報處理：對于超出部門權限或復雜的工單，應及時上報上級領導或相關決策部門，按照批示意見進行處理。（四）處理記錄處理部門應在工單上詳細記錄處理過程、處理結果、處理時間等信息，確保處理記錄完整、可查。六、檔案工單的存檔（一）存檔責任各部門負責本部門生成和處理的檔案工單的存檔工作，確保工單資料的完整性和安全性。（二）存檔期限檔案工單的存檔期限應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。一般業(yè)務辦理類工單存檔期限為[X]年，問題處理類工單存檔期限為[X]年，項目管理類工單存檔期限為項目結束后[X]年。（三）存檔方式1.電子存檔：利用公司的電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案工單進行電子存儲，便于查詢和檢索。2.紙質(zhì)存檔：對于重要的檔案工單，可同時進行紙質(zhì)存檔，并按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等。（四）存檔管理1.定期備份：定期對電子存檔的檔案工單進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.安全保密：加強對檔案工單存檔資料的安全保密管理，限制訪問權限，防止信息泄露。3.清理銷毀：超過存檔期限的檔案工單，經(jīng)審批后按照規(guī)定進行清理銷毀，確保存檔資料的時效性和準確性。七、檔案工單的查詢與統(tǒng)計（一）查詢權限公司內(nèi)部人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權后可查詢相關檔案工單信息。查詢應遵循保密原則，不得泄露工單中的敏感信息。（二）查詢方式1.系統(tǒng)查詢：通過公司電子檔案管理系統(tǒng)，按照工單編號、日期、部門等條件進行查詢。2.紙質(zhì)查詢：對于紙質(zhì)存檔的檔案工單，可到檔案管理部門進行現(xiàn)場查詢。（三）統(tǒng)計分析定期對檔案工單進行統(tǒng)計分析，生成相關報表，如工單數(shù)量統(tǒng)計、處理情況統(tǒng)計、業(yè)務類型分布統(tǒng)計等。通過統(tǒng)計分析，為公司業(yè)務決策、流程優(yōu)化等提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制公司設立專門的監(jiān)督部門或崗位，對檔案工單管理情況進行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括工單生成的規(guī)范性、流轉的及時性、處理的準確性、存檔的完整性等。（二）考核辦法制定檔案工單管理考核辦法，對各部門及相關人員在檔案工單管理工作中的表現(xiàn)進行考核?？己酥笜税ü伟磿r處理率、處理準確率、存檔完整率等?？己私Y果與部門和個人的績效掛鉤。（三）問題整改對于監(jiān)督檢查和考