格式條款管理辦法一、總則（一）目的為加強公司格式條款管理，規(guī)范格式條款的制定、審查、使用等行為，維護公司和客戶的合法權益，促進公司依法合規(guī)經(jīng)營，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營活動中所使用的各類格式條款，包括但不限于合同文本、協(xié)議、聲明、通知、單據(jù)等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則格式條款的制定、審查和使用必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.公平公正原則格式條款應遵循公平原則確定各方的權利和義務，不得免除或減輕自身責任、加重對方責任、排除對方主要權利。3.清晰明確原則格式條款的內容應表述清晰、準確、完整，避免使用模糊、歧義、晦澀的語言，確保對方能夠理解條款的真實含義。4.維護公司利益原則在符合法律法規(guī)和公平公正原則的前提下，格式條款應充分考慮公司的經(jīng)營目標和利益，保障公司業(yè)務的順利開展。二、格式條款的制定（一）制定主體公司各部門負責本部門職責范圍內格式條款的起草工作。涉及多個部門的格式條款，由相關部門共同協(xié)商起草，或指定牽頭部門負責起草。（二）起草要求1.起草格式條款應充分考慮業(yè)務實際情況和可能出現(xiàn)的問題，確保條款內容具有可操作性。2.條款內容應邏輯嚴謹，結構合理，各條款之間應相互銜接，避免出現(xiàn)矛盾或重復。3.對于重要的格式條款，起草部門應進行必要的調研和論證，廣泛征求相關部門、客戶及法律專業(yè)人士的意見。（三）格式要求1.格式條款應采用規(guī)范的文字表述，使用國家通用語言文字，避免使用生僻字、繁體字、異體字等。2.條款內容應層次分明，可采用分條列項的方式進行表述，必要時可設置小標題。3.對于關鍵條款和重要內容，應采用加粗、下劃線等方式進行標注，以引起對方注意。三、格式條款的審查（一）審查主體公司設立格式條款審查小組，由法律合規(guī)部門牽頭，相關業(yè)務部門、財務部門等人員組成。審查小組負責對格式條款進行全面審查。（二）審查內容1.合法性審查格式條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)的內容。2.公平性審查格式條款是否遵循公平原則，是否存在免除或減輕自身責任、加重對方責任、排除對方主要權利的情形。3.合理性審查格式條款的內容是否合理，是否符合行業(yè)慣例和公司實際情況，是否存在顯失公平的條款。4.清晰性審查格式條款的表述是否清晰、準確、完整，是否存在歧義、模糊或容易引起誤解的內容。（三）審查程序1.起草部門完成格式條款起草后，應將條款文本及起草說明提交給格式條款審查小組。2.審查小組收到格式條款后，應在規(guī)定的時間內進行審查，并提出審查意見。審查意見應明確指出條款存在的問題及修改建議。3.起草部門應根據(jù)審查意見對格式條款進行修改完善，并將修改后的條款文本再次提交給審查小組進行復審。4.經(jīng)復審通過的格式條款，由起草部門按照公司內部審批流程進行審批。審批通過后，方可正式使用。四、格式條款的使用（一）使用范圍經(jīng)審查通過的格式條款，適用于公司與客戶簽訂的各類合同、協(xié)議等業(yè)務活動。（二）使用要求1.在使用格式條款時，應向對方當事人盡到合理的提示義務，提醒對方注意條款中的重要內容。提示方式可采用在合同文本中加粗、下劃線、另行書寫等方式，也可采用口頭告知、書面說明等方式。2.對于對方當事人要求對格式條款進行解釋或說明的，應給予準確、清晰的解釋和說明，確保對方當事人理解條款的真實含義。3.在簽訂合同或協(xié)議時，應確保對方當事人已充分閱讀并理解格式條款的內容，對方當事人如有異議，應及時協(xié)商解決。（三）變更與修訂1.格式條款在使用過程中，如因法律法規(guī)、政策變化或公司業(yè)務調整等原因需要變更或修訂的，由相關部門提出變更或修訂建議，經(jīng)格式條款審查小組審查通過后，按照公司內部審批流程進行審批。2.變更或修訂后的格式條款，應及時通知相關客戶，并按照新的條款執(zhí)行。五、格式條款的存檔與管理（一）存檔要求公司應建立格式條款存檔制度，對審查通過并已使用的格式條款進行存檔管理。存檔內容應包括格式條款文本、起草說明、審查意見、審批文件等相關資料。存檔資料應按照類別、時間等進行分類整理，確保資料的完整性和可查閱性。（二）保管期限格式條款的存檔資料應妥善保管，保管期限根據(jù)相關法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，保管期限不少于[X]年。（三）查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱格式條款存檔資料的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱格式條款存檔資料的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內歸還。借閱人應妥善保管借閱資料，不得擅自復制、轉借或泄露資料內容。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司法律合規(guī)部門負責對格式條款的制定、審查、使用等情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.格式條款的制定是否符合本辦法的規(guī)定，是否經(jīng)過必要的審查和審批程序。2.格式條款的使用是否符合法律法規(guī)和公平公正原則，是否向對方當事人盡到合理的提示義務。3.格式條款的存檔與管理是否規(guī)范，存檔資料是否完整、可查閱。（三）檢查方式1.定期檢查法律合規(guī)部門定期對格式條款的相關情況進行檢查，檢查周期為[X]年。2.不定期抽查法律合規(guī)部門根據(jù)工作需要，不定期對格式條款的制定、使用等情況進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的格式條款存在的問題，法律合規(guī)部門應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.相關部門應按照整改通知的要求進行整