權屬檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司權屬檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及所屬單位涉及權屬檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）定義1.權屬檔案：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，對公司資產(chǎn)、權益等具有證明作用的各類文件、資料、圖表等，包括但不限于產(chǎn)權證書、合同協(xié)議、審批文件、財務憑證等。2.檔案管理部門：負責公司權屬檔案集中管理的部門，承擔檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：權屬檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司權屬狀況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案檢索體系，便于公司內(nèi)部各部門及相關人員查閱利用。二、檔案的收集（一）收集范圍1.產(chǎn)權類：包括土地所有權證、房屋所有權證、土地使用權證、他項權證等。2.合同協(xié)議類：各類資產(chǎn)購置合同、租賃合同、借款合同、合作協(xié)議、股權轉讓協(xié)議等。3.審批文件類：涉及權屬變更的政府部門審批文件、公司內(nèi)部審批文件等。4.財務類：與權屬相關的財務憑證、報表、審計報告等。5.其他類：如資產(chǎn)清查報告、評估報告、測繪資料等與權屬有關的文件資料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應明確專人負責權屬檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應原件齊全，如有復印件，需注明原件存放處，并由提供復印件的部門加蓋公章確認。3.檔案應保持整潔、完好，對于破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。（三）收集流程1.各部門在業(yè)務活動結束后，應及時對形成的權屬檔案進行整理，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應進行核對，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。3.檔案管理部門對核對無誤的檔案進行登記，建立檔案臺賬。三、檔案的整理（一）分類標準1.按檔案性質分類：分為產(chǎn)權檔案、合同檔案、審批檔案、財務檔案、其他檔案等。2.按時間順序分類：在每一類檔案中，再按形成時間的先后順序進行排列。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的形式。2.年份為檔案形成的公元紀年，取四位數(shù)字。3.類別代碼根據(jù)檔案分類標準設定，如“CQ”代表產(chǎn)權檔案，“HT”代表合同檔案等。4.順序號為每一類檔案內(nèi)的流水號，從001開始依次編號。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行折疊、裱糊或修補，然后進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目。3.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號、題名等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應分類存放，不同類別的檔案應分開存放于不同的檔案架或檔案柜中。2.對于重要的、易損的檔案，應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等。（三）保管期限1.權屬檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和歷史價值確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大資產(chǎn)權益、具有長期法律效力的文件等。3.長期保管的檔案保管期限一般為30年，主要包括重要的合同協(xié)議、審批文件等。4.短期保管的檔案保管期限一般為10年，主要包括一般性的文件資料等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對權屬檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，上報公司領導。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱權屬檔案的，可按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因法定事由需要查閱公司權屬檔案的，須經(jīng)公司領導批準，并按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準，不得對外提供查閱。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。2.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可進行延長保管期限的鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.負責制定和完善權屬檔案管理辦法，并組織實施。2.負責檔案管理部門的日常工作，協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門的關系。3.負責審核檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）檔案管理人員職責1.負責權屬檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作。2.建立和維護