影視資料管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司影視資料的管理，規(guī)范影視資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷毀等流程，確保影視資料的安全、完整和有效利用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及影視資料管理的部門和人員，包括但不限于影視制作部門、宣傳推廣部門、檔案管理部門等?；驹瓌t1.合法性原則：影視資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保資料的獲取、使用和傳播合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集公司各類影視資料，保證資料的完整性，涵蓋從策劃、拍攝到后期制作等各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)素材。3.安全性原則：采取有效措施保障影視資料的存儲(chǔ)安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.高效性原則：優(yōu)化影視資料管理流程，提高資料的檢索、使用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。影視資料的分類與編號(hào)分類1.按制作階段分類策劃資料：包括影視項(xiàng)目的策劃書、創(chuàng)意腳本、故事大綱等。拍攝資料：如拍攝腳本、分鏡頭腳本、拍攝素材（視頻、音頻、圖片等）。后期制作資料：剪輯成片、特效工程文件、配音文件、字幕文件等。2.按內(nèi)容類型分類劇情類：包含各類劇情片、電視劇等的相關(guān)資料。宣傳類：如公司宣傳片、產(chǎn)品推廣片、活動(dòng)宣傳視頻等。紀(jì)實(shí)類：紀(jì)錄片、專題片等的資料。其他類：無法歸為上述三類的影視資料，如培訓(xùn)視頻、內(nèi)部活動(dòng)記錄視頻等。3.按使用部門分類影視制作部門資料：用于本部門影視項(xiàng)目制作過程中的各類資料。宣傳推廣部門資料：供宣傳推廣工作使用的影視資料。其他部門資料：各部門自行制作或使用的與業(yè)務(wù)相關(guān)的影視資料。編號(hào)為便于影視資料的管理和檢索，對每一份影視資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用“年份+部門代碼+資料類型代碼+順序號(hào)”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份，如“2023”。3.部門代碼：根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置，為每個(gè)部門分配一個(gè)兩位字母代碼。例如，影視制作部門為“YZ”，宣傳推廣部門為“XC”，其他部門為“QT”。4.資料類型代碼：按照上述分類方式，為不同類型的資料分配兩位字母代碼。如策劃資料為“CH”，拍攝資料為“PS”，后期制作資料為“HZ”，劇情類為“JQ”，宣傳類為“XC”，紀(jì)實(shí)類為“JS”，其他類為“QT”。5.順序號(hào)：從“001”開始，依次遞增，用于區(qū)分同一部門、同一類型、同一年份的不同資料。例如，影視制作部門2023年的第一份拍攝資料編號(hào)為“2023YZPS001”。影視資料的收集與整理收集渠道1.內(nèi)部制作：影視制作部門在項(xiàng)目策劃、拍攝、后期制作過程中產(chǎn)生的各類資料，應(yīng)及時(shí)提交至資料管理部門。2.外部獲?。嘿徺I的影視素材、版權(quán)資料等，由采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)獲取，并將原始資料移交資料管理部門。合作方提供的影視資料，如聯(lián)合制作項(xiàng)目中對方提供的素材等，由合作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集并交資料管理部門。通過網(wǎng)絡(luò)下載、接收他人分享等方式獲取的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的影視資料，須經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，由資料管理部門統(tǒng)一收集。收集要求1.及時(shí)性：資料產(chǎn)生或獲取后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將資料提交至資料管理部門，確保資料的完整性和時(shí)效性。2.準(zhǔn)確性：提交的影視資料應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括資料的內(nèi)容、格式、元數(shù)據(jù)等信息。3.完整性：收集的資料應(yīng)涵蓋影視項(xiàng)目的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。對于涉及多個(gè)版本或不同階段的資料，應(yīng)一并收集。整理流程1.初步篩選：資料管理部門收到影視資料后，對資料進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無效或不符合要求的資料。2.分類整理：按照上述分類方法，將篩選后的資料進(jìn)行分類，并根據(jù)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。3.元數(shù)據(jù)錄入：為每份影視資料錄入詳細(xì)的元數(shù)據(jù)，包括資料名稱、編號(hào)、年份、部門、類型、內(nèi)容簡介、時(shí)長、格式、創(chuàng)建時(shí)間、創(chuàng)建人等信息，以便于檢索和查詢。4.建立索引：根據(jù)分類和編號(hào)情況，建立影視資料索引目錄，方便快速查找所需資料。影視資料的存儲(chǔ)存儲(chǔ)方式1.本地存儲(chǔ)：在公司內(nèi)部服務(wù)器上建立專門的影視資料存儲(chǔ)文件夾，按照分類和編號(hào)進(jìn)行目錄結(jié)構(gòu)設(shè)置，將整理好的影視資料存儲(chǔ)其中。2.異地備份：為防止本地存儲(chǔ)數(shù)據(jù)丟失或損壞，定期將重要的影視資料備份至外部存儲(chǔ)設(shè)備（如磁帶、移動(dòng)硬盤等），并存儲(chǔ)在異地安全場所。3.云存儲(chǔ)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和安全評(píng)估，可選擇使用可靠的云存儲(chǔ)服務(wù)進(jìn)行部分影視資料的存儲(chǔ)，但需確保云存儲(chǔ)服務(wù)提供商具備完善的安全保障措施。存儲(chǔ)環(huán)境要求1.服務(wù)器環(huán)境：本地存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備良好的硬件性能和穩(wěn)定性，配備足夠的存儲(chǔ)空間和冗余設(shè)備，以保證數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。服務(wù)器機(jī)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。2.外部存儲(chǔ)設(shè)備：異地備份的外部存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)妥善保管，存儲(chǔ)場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。定期對外部存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢測和數(shù)據(jù)完整性驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)可正常讀取。3.云存儲(chǔ)環(huán)境：選擇的云存儲(chǔ)服務(wù)提供商應(yīng)具有嚴(yán)格的安全管理制度和技術(shù)防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等功能。公司應(yīng)與云存儲(chǔ)服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。存儲(chǔ)安全管理1.訪問控制：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對影視資料的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級(jí)別的資料，防止資料被非法獲取或篡改。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲(chǔ)在本地服務(wù)器和云存儲(chǔ)中的影視資料進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.定期巡檢：資料管理部門定期對影視資料的存儲(chǔ)情況進(jìn)行巡檢，檢查服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)、存儲(chǔ)設(shè)備連接情況、數(shù)據(jù)備份情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。4.災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃：制定完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，明確在發(fā)生自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等緊急情況下，如何快速恢復(fù)影視資料，確保公司業(yè)務(wù)不受重大影響。影視資料的使用與借閱使用流程1.申請：公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用影視資料時(shí)，應(yīng)填寫《影視資料使用申請表》，注明資料名稱、編號(hào)、使用目的、使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至資料管理部門。2.審核：資料管理部門對申請表進(jìn)行審核，核實(shí)申請人的使用權(quán)限和資料的可用性。對于涉及重要或敏感資料的使用申請，需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提供資料：審核通過后，資料管理部門按照申請人的要求提供影視資料，并記錄資料的使用情況，包括使用時(shí)間、歸還時(shí)間等。4.使用反饋：使用部門在使用完影視資料后，應(yīng)及時(shí)向資料管理部門反饋資料的使用效果和存在的問題，以便資料管理部門對資料進(jìn)行優(yōu)化和完善。借閱流程1.借閱申請：因特殊原因需要借閱影視資料的人員，需填寫《影視資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱登記：資料管理部門對借閱申請進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱資料名稱和編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.資料發(fā)放：根據(jù)審批結(jié)果，向借閱人發(fā)放影視資料，并要求借閱人簽字確認(rèn)。同時(shí)，提醒借閱人妥善保管資料，遵守相關(guān)規(guī)定。4.歸還提醒：在借閱期限屆滿前，資料管理部門應(yīng)提前向借閱人發(fā)出歸還提醒，確保資料按時(shí)歸還。5.資料歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將影視資料歸還至資料管理部門，資料管理部門對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。影視資料的保密管理保密范圍1.未公開的影視項(xiàng)目資料：包括正在策劃、拍攝或后期制作過程中的影視項(xiàng)目相關(guān)資料，如創(chuàng)意方案、拍攝腳本、未發(fā)布的素材等。2.涉及公司商業(yè)秘密的影視資料：如公司宣傳片中體現(xiàn)的獨(dú)特商業(yè)理念、產(chǎn)品關(guān)鍵信息等，以及其他可能影響公司市場競爭力的影視資料。3.與合作方簽訂保密協(xié)議的影視資料：根據(jù)與合作方的約定，對合作過程中涉及的影視資料負(fù)有保密義務(wù)的部分。保密措施1.人員管理：對接觸影視資料的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)。與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。2.訪問控制：按照保密級(jí)別對影視資料進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。對于涉及保密內(nèi)容的資料，嚴(yán)格限制訪問人員范圍，并進(jìn)行詳細(xì)的訪問記錄。3.存儲(chǔ)加密：對保密的影視資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過程中的安全性。4.傳輸安全：在傳輸保密影視資料時(shí)，采用加密傳輸方式，防止資料在傳輸過程中被竊取或篡改。5.保密監(jiān)督：定期對影視資料的保密情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。對于違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。影視資料的銷毀銷毀條件1.資料過期：超過保存期限且已無使用價(jià)值的影視資料。2.資料失效：因業(yè)務(wù)變更、項(xiàng)目終止等原因，導(dǎo)致原有的影視資料不再具有實(shí)際用途。3.資料錯(cuò)誤或重復(fù)：經(jīng)核實(shí)為錯(cuò)誤或重復(fù)的影視資料，且無保留必要。銷毀流程1.申請：由資料管理部門提出影視資料銷毀申請，填寫《影視資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至公司管理層審批。2.審批：公司管理層對銷毀申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后確定銷毀方式和時(shí)間。3.銷毀實(shí)施：根據(jù)審批結(jié)果，由資料管理部門