中小公司信息化建設規(guī)劃中小公司信息化建設規(guī)劃前言：隨著社會經(jīng)濟的不斷進步，IT產(chǎn)業(yè)已漸漸走進人們生活，信息化管理已經(jīng)成為公司管理的主流，趨勢。這個趨勢是不可扭轉(zhuǎn)的。并且，現(xiàn)在很多公司都以實現(xiàn)信息化管理為榮。但是，現(xiàn)在中小公司搞信息化管理存在一些盲點。正是這些盲點，影響了信息化管理在公司中的效果，而一些地方?jīng)]并有專業(yè)從事計算機信息建設顧問與規(guī)劃的專業(yè)人員，使越來越多的公司感到盲目，不知道如何是好，請一個專職的網(wǎng)管，只能解決工作中碰到的問題并不能真正實現(xiàn)公司信息化的飛騰，讓很多公司領導都感到頭痛，筆者在計算機領域?qū)I(yè)從事公司信息化研究，現(xiàn)任仙騰網(wǎng)絡公司信息化建設顧問，就中小公司信息化建設中的問題和相關內(nèi)容作具體講解希望可以幫助公司結識信息化建設的重要意義：一、公司信息化建設概念：公司信息化是運用計算機信息技術加強公司管理的一種手段，在一定限度上運用計算機技術、計算機網(wǎng)絡技術、計算機軟件技術、和數(shù)據(jù)庫技術集成化，綜合運用幫助公司管理生產(chǎn)經(jīng)營活動中的所有信息，實現(xiàn)公司內(nèi)外部的有效運用，用以提高公司經(jīng)濟效益和市場競爭力、提高管理水平、開發(fā)能力、經(jīng)營水平的過程---我們稱之為公司信息化，公司信息化是一個過程，信息化水平是一個標準。二、公司信息化對公司的發(fā)展的影響公司信息化的重要性已經(jīng)不是一個結識問題，當公司發(fā)展到一定的階段，常規(guī)的管理顯然已不能滿足現(xiàn)實發(fā)展的需要，所以如何實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的管理來提高公司經(jīng)營效益，就成為一個新的議題。公司一直要面臨來自各方的挑戰(zhàn)，涉及市場需求、銷售渠道、人才流動，資金周轉(zhuǎn)等等方面。今天IT技術的發(fā)展可以幫助公司積極應對這些挑戰(zhàn)，提高公司競爭力，并為公司帶來更多更穩(wěn)定的新業(yè)務。隨著業(yè)務的快速成長，信息化建設也越來越受到公司的重視。公司假如不建立與之相適應的網(wǎng)絡平臺、業(yè)務平臺、管理信息系統(tǒng)，就很難在這個競爭日趨劇烈的時代獲勝。宏觀上來看公司信息化是一個趨勢，計算機早已取代算盤并取代一部分傳統(tǒng)的信息記錄方式，由于工作的環(huán)境，所以我們經(jīng)常用到掃描設施和文字辨認軟件，這樣大大提高了我們工作的效率，讓最新的資料在第一時間展現(xiàn)在讀者面前。我們進入了新數(shù)字辦公的時代。而電腦技術以及網(wǎng)絡技術的創(chuàng)新，以及增強性技術的進一步應用，有助于增強我們公司數(shù)字化辦公應用的協(xié)作性、移動性、安全性和可管理性.快速高效富有現(xiàn)代化；短期看公司的信息化需要一定的投入。但是長遠看來，一個成熟的公司信息化體系對公司的成長和管理有著非常的好處和利益。公司的信息化就是用計算機手段去實現(xiàn)公司的管理運作，其業(yè)務流程、實現(xiàn)方法和本來都有變化，所以信息化的公司管理和非信息化的公司管理是不同樣的。公司信息化不是模擬現(xiàn)有管理方式，而是對現(xiàn)有管理模式進行結合和變革。公司在實行信息化時應做好業(yè)務流程、管理模式等變革的準備，以及做好將來人員崗位設立和調(diào)整的準備,使公司在管理模式、業(yè)務流程、組織結構和績效考核等方面有明顯改善、提高和創(chuàng)新。.貼合公司實際需求，實行通用化的產(chǎn)品設計，充足體現(xiàn)公司規(guī)范管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化解決方案，以幫助公司迅速建立便捷、規(guī)范的辦公環(huán)境，迅速提高公司的管理和信息化應用水平，并減少投資成本。信息化的目的非常明確，不是為了形象不是為了趕潮流，確的確實是為了提高運營水平而提出建設信息系統(tǒng)；并且運營績效的目的非常明確，提高訂單響應和周轉(zhuǎn)時間，提高客戶服務的滿意度。公司信息化是一個系統(tǒng)的過程。不象買機器設備只要買過來按照說明書一裝就可以了，公司信息化系統(tǒng)的導入更多的是作業(yè)方式和理念的導入，我們講的也是理念問題，仙騰網(wǎng)絡立足之初，就考慮到現(xiàn)在社會水平和公司競爭力的引入，專業(yè)而細致的研究了一系列計算機信息管理技術提高公司信息化建設服務，充足了解及分析了公司需求與市場結合，憑著這一個理念仙騰網(wǎng)絡走進了各個中小公司，我們講的是理念和技術的實踐性。三、目前中小公司信息化出現(xiàn)的狀況1）結識不夠我們所講的結識不夠，一方面是對公司內(nèi)部管理的結識不夠，另一方面是對公司員工結識不夠，公司要發(fā)展就需對公司作一個長期和短期的規(guī)劃，這規(guī)定我們對公司內(nèi)部及外部關系有個充足的結識，爭對具體情況領導者需作分析及重要部署，各部門職責規(guī)劃與管理模式。對于公司員工，我們應有個充足的了解，了解其在工作上的態(tài)度，現(xiàn)在很多公司講就的是結果而不是過程，其實往往過程才是公司對員工最基本且重要的結識，員工是公司的生力軍，要讓這支生力軍在工作中突出自己的生力為公司發(fā)明出應有的價值。領導者應了解員工對工作的態(tài)度與工作計劃，這樣才更有助于為公司培養(yǎng)一批優(yōu)秀人才。2）公司流程不能充足體現(xiàn)流程對公司的運作和管理將會產(chǎn)生主線性的影響，并不是所有公司的管理者都可以深刻結識到這一點。雖然，每一個公司都在經(jīng)營過程中，迫于某種需要，自覺和不自覺地建立了一些流程（一般反映在規(guī)章制度中），或者自然形成了一定的運作習慣。但是，由于未能系統(tǒng)地、進一步地研究流程，至使低效流程、斷口流程、部門流程等現(xiàn)象普遍存在，嚴重影響了公司的運作效率和效果。3）未重視其自身公司文化的建設多數(shù)中小公司都有不夠重視公司文化的情況，有些中小公司的管理者總是認為公司文化是大公司的事。事實上，無論什么公司，無論你是否意識到，每個公司都存在一種文化氛圍。這種實際存在的文化氛圍，要么是有益的，要么就是有害的。公司文化是每個公司都不能回避的一個管理問題。依靠制度可解決一些管理問題，但不能解決所有問題。人們的觀念、價值觀往往決定著人們的行動。一個公司假如處在錯誤觀念的籠罩下，就將會使對的的行動寸步難行。所以，不重視公司文化的建設，也許會對公司帶來長遠的、主線性的傷害。4）生產(chǎn)流程未能有效管理對進、銷、存、資金沒有一個整體管理，筆記切身體驗很多公司任還采用傳統(tǒng)的手工作帳方式，大大的減少了公司管理及生產(chǎn)效率，未有一個整體思緒幾者互相之間的關系，于是就出現(xiàn)了五亂現(xiàn)象---采購環(huán)節(jié)亂、倉庫管理亂、業(yè)務營銷亂、生產(chǎn)管理亂、賬務賬目亂。5）公司員工流失量大，增長了公司資料風險員工流失也是很多公司容易忽視的盲點，員工的流動勢必會給公司帶來影響，公司長期過高的流動定會給公司的發(fā)展形成很大的阻力。就短期而言也是會導致人事管理的成本的大幅度上升，給公司帶來不良的影響。特別是當員工流失率過高時，肯定對公司會導致不利影響，例如招聘的壓力、客戶資源的流失等等。員工流失導致的不良影響大體分為3個方面：一是成本上升，涉及培訓費用、薪資以及招聘壓力；二是潛在威脅，如商業(yè)秘密的流失和客戶資源的流失，特別是一些高層銷售人員的流失；三是增長管理難度，在其他員工心中留下不好的印象，從而影響氛圍。員工流失會給公司增長運營的管理成本費用。除了上面我提到的有崗無人的低產(chǎn)值和招聘培訓新進員工的費用外，尚有無形的負面影響。過高的員工流失對公司其他在職人員的負面影響，使公司增長了額外的管理成本。在民營公司里，通常情況下部門的一個技術人員或是管理人員外流，都會或多或少地帶走幾個“熟人”，人一走就會導致連環(huán)的負面不良影響。以上幾點，是筆者的切身體會，假如一個中小公司可以解決上述幾點，就可為公司管理打下良好的基礎，就建立了進一步提高和良性的發(fā)展平臺。四、如何加強公司信息化管理信息化管理是現(xiàn)代公司管理的一項重要的工具，是公司的經(jīng)營管理理念和方法的載體。信息化管理的重要內(nèi)容是公司資源計劃，其重要作用有兩個方面：一是對外有效運用和整合資源；二是對內(nèi)實行科學管理，提高工作效率。因此，要做好信息化管理工作，必須做到以下內(nèi)容：1.信息技術在公司中的應用提高了公司的業(yè)務流程的自動化限度，業(yè)務流程中的一些環(huán)節(jié)被省略或合并。并且隨著電子商務的發(fā)展，公司間交易的自動化限度也將得到提高。內(nèi)部控制的具體實行是根據(jù)業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)以及交易方式來進行的，因此，業(yè)務流程的自動化不可避免地對內(nèi)部控制的各個要素以及控制理念等產(chǎn)生不同限度的影響。2.公司信息化改變了數(shù)據(jù)和信息的獲取方式。傳統(tǒng)方式下，原始數(shù)據(jù)的獲取靠的是公司員工肉眼觀測、手工計數(shù)或使用儀器測量。在信息化條件下，可以運用傳感設備全自動地獲取所需的數(shù)據(jù)或信息。例如：用裝有重量感應裝置的貨架自動測量存貨數(shù)量、用自動監(jiān)控裝置代替值班人員等等。運用自動傳感設備具有高度自動化、準確性高、24小時不間斷、數(shù)據(jù)實時獲取、不受惡劣環(huán)境影響等優(yōu)點，為公司實行更有效的內(nèi)部控制提供了基礎。3.公司信息化改變了信息存儲的方式，存儲介質(zhì)由紙變?yōu)榇疟P或光盤。與紙介質(zhì)相比，磁介質(zhì)或光介質(zhì)具有存儲密度大、擦寫不留痕跡的特點，對內(nèi)部控制的影響是雙方面的。存儲密度大使得公司可以集中保存數(shù)據(jù)和信息資源，便于對其加以保護，但一旦毀損或被盜將使公司遭受更大的損失。擦寫不留痕跡使得數(shù)據(jù)被篡改的也許性增大，需要加強內(nèi)部控制。4.公司信息化提高了信息解決的效率。在信息化環(huán)境下，借助計算機的高速解決能力，可以使得信息解決的速度大為加快，效率大為提高。然而，這對內(nèi)部控制的影響也是雙方面的。一方面，信息解決效率的提高有助于公司實行更復雜更有效的控制措施和控制方法，提高內(nèi)部控制的效果和效率。另一方面，借助高速的信息解決能力，公司員工或管理當局造假的能力也能得到提高，例如：運用隨機數(shù)產(chǎn)生程序偽造應收款項或存貨的金額、運用報表編制程序快速編制多份虛假財務報表等等。這又規(guī)定公司加強內(nèi)部控制。5.公司信息化改變了信息的傳遞方式。信息化環(huán)境下的信息傳遞，改變了手工環(huán)境下的傳票、報告、電話等方式，運用電纜、光纜、無線電波等以光速傳遞信息，并且傳遞的信息量遠非傳統(tǒng)方式可比，為公司加強內(nèi)部控制提供了基礎。但假如信息傳遞過程中受到了阻礙或破壞，也將給公司帶來更大的損失。6.公司信息化提高了信息的集成性。在完善的公司信息系統(tǒng)的支持下，公司領導足不出戶，就可以在電腦屏幕前對遍布世界的跨國公司了如指掌。輕點幾下鼠標就能成交生意、調(diào)動資金、指揮員工。公司信息系統(tǒng)為公司加強內(nèi)部控制提供了基礎，同時也對公司的內(nèi)部控制提出了更高的規(guī)定。7.公司信息化提高了信息的價值。在信息時代，人們對信息資源的運用能力得到提高。人們已經(jīng)結識到公司的數(shù)據(jù)和信息資源，是公司最寶貴的資產(chǎn)之一。而信息是無形的，與有形的資產(chǎn)相比，對信息的竊取更隱蔽，更不易被發(fā)現(xiàn)。這規(guī)定內(nèi)部控制不僅要保護有形資產(chǎn)，更要對公司的數(shù)據(jù)和信息資產(chǎn)加以保護。同時應當針對信息的特點，采用有效的保護措施。8.公司信息化將對人導致一定的影響。在信息化環(huán)境下，人們也許越來越多地通過計算機網(wǎng)絡進行聯(lián)系和溝通，人與人之間的直接接觸將有所減少。網(wǎng)絡世界的無形性和匿名性將對人的心理導致一定的影響，從而影響控制環(huán)境。五、信息化實現(xiàn)的目的公司通過信息化建設，應發(fā)明出一個集成的辦公環(huán)境，在真正意義上實現(xiàn)，提高辦公效率，使所有的辦公人員都處在同一個辦公桌面的環(huán)境下一起工作，擺脫時間和地區(qū)的限制，實現(xiàn)協(xié)同工作與知識管理。管理更加規(guī)范化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)輕松管理，并能充足運用現(xiàn)有資源來有效提高公司的無形資產(chǎn)，從而帶動整個公司迅速發(fā)展。具體來說重要實現(xiàn)目的有以下幾點：1）建設一個可保障性的網(wǎng)絡平臺網(wǎng)絡平臺的建設應規(guī)范化、現(xiàn)代化、可擴展化，網(wǎng)絡平臺是辦公平臺的基礎，應具有，穩(wěn)定性、及時性、鍵壯性、安全性。2）真正提高工作效率、促進工作效果★加速信息流轉(zhuǎn)，節(jié)約辦公時間無論您身處總公司還是分公司，無論您們是否在同一間辦公室工作。都能讓您感覺和同事們在一個辦公室工作為公司提供一個良好的溝通工具，使大家方便快捷進行工作中的交流與討論，實現(xiàn)公司內(nèi)部的平常協(xié)同辦公，使公司的個人與個人之間，部門與部門之間，及總部與分部之間形成緊密有機的統(tǒng)一結合?！镫S時隨地都可辦公實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公，無論您身處何地，都可借助網(wǎng)絡的力量隨時投入到工作中來，有效地把握辦公的工作進度與狀況，及時針對工作中出現(xiàn)的問題，提出有效改善建議，以免事出后再填補，即便出差在外也不會耽誤工作。★合理統(tǒng)籌高效開展工作員工不用為某件事而幾次跑到相關人員辦公室辦理，從而節(jié)約出更多的時間和精力讓其集中在更重要的事情上來。領導也可運用空閑時間安排自己一天需完畢的工作，據(jù)需辦事宜的重要限度來安排自己的工作，以免在工作中不斷的被一些非緊急事宜打擾。★快速準確查詢文獻資料實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關文獻。而不用為找一份文獻花上很長時間，可隨時隨地調(diào)閱并打印出來，及時為您的決策提供參考?！锓奖泐I導同各級員工的交流與溝通多種途徑、多種方式，使公司的管理者同公司員工保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給公司發(fā)展帶來的羈絆。3）管理規(guī)范化★監(jiān)控工作進度掌握工作狀態(tài)及時有效監(jiān)控各部門工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯。系統(tǒng)將記錄每個工作完畢流轉(zhuǎn)監(jiān)控狀態(tài)?！锩鞔_各人職責增長責任感幫助公司明確賦予各崗位的權限，任何人都不可越權解決工作，使得各自責任明確，貫徹到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)職權不明互相推脫扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公?！锇礄嘞蘼毮芊诸惞芾聿煌燃壻Y料根據(jù)文獻性質(zhì)及保密需要，不同的人員享有不同的訪問與操作權限，有效地保證數(shù)據(jù)的安全與完整，使得各項資料得以不斷積累和有效共享運用，發(fā)揮效益。4）減少辦公開支，減少管理成本★節(jié)約紙張節(jié)省時間減少差錯相關資料的發(fā)送，任意指定收信人，直接傳送給所需人