學校文室管理辦法一、總則（一）目的為加強學校文室管理，確保文件資料的安全、完整、有序，提高文件資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學校各部門、各年級組、各學科組等涉及文件資料管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校文室對全校文件資料實行集中統(tǒng)一管理，確保文件資料的完整性和系統(tǒng)性。2.規(guī)范有序原則：文件資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行，做到規(guī)范有序。3.安全保密原則：加強文件資料的安全保密工作，防止文件資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：在確保文件資料安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮文件資料的利用需求，為學校各項工作提供便利。二、文室職責（一）負責制定和完善學校文室管理制度，并組織實施。（二）負責全校文件資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱等工作。（三）定期對文室的文件資料進行清查、核對，確保文件資料的準確性和完整性。（四）負責文室設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保證文室的正常運行。（五）加強與學校各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解文件資料的需求情況，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（六）開展文室管理工作的研究和創(chuàng)新，不斷提高文室管理水平。三、文件資料的收集（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、通報等。2.學校制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等。3.學校各部門、各年級組、各學科組形成的工作文件、教學資料、科研成果等。4.學校舉辦各類活動形成的文件資料，如活動方案、活動總結(jié)、照片、視頻等。5.學校與外單位往來的文件、信函、協(xié)議等。6.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門、各年級組、各學科組應(yīng)指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實、準確、完整，不得擅自修改、偽造、隱匿文件資料。3.對收集到的文件資料應(yīng)進行初步整理，按照文件資料的類別、時間順序等進行分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。四、文件資料的整理（一）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律，保持文件資料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件資料的不同價值，便于保管和利用。3.便于文件資料的查找和檢索。（二）整理方法1.分類：按照文件資料的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進行分類，如可分為黨群工作類、行政管理類、教學工作類、科研工作類、學生工作類等。2.編號：對每一類文件資料進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年度、類別、順序號等進行編制。3.裝訂：對紙張較小、較薄的文件資料應(yīng)進行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件資料的原貌，不得隨意裁剪、折疊文件資料。4.編目：編制文件資料的目錄，包括文件資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準確，便于查找和檢索。五、文件資料的歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過整理的各類文件資料。2.具有保存價值的電子文件資料。（二）歸檔要求1.各部門、各年級組、各學科組應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件資料整理歸檔，并移交學校文室。2.歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、準確，符合整理要求。3.電子文件資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行歸檔，確保電子文件資料的可讀性和可利用性。4.學校文室應(yīng)及時對歸檔的文件資料進行審核，對不符合要求的文件資料應(yīng)退回原部門進行補充或修改。六、文件資料的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)文件資料應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照類別、年度、編號等順序排列，便于查找和管理。2.電子文件資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的文件資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（二）保管環(huán)境1.文室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合文件資料保管的要求。2.文室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保文件資料的安全。（三）保管期限1.文件資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、形成時間、保存價值等因素確定，分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的文件資料主要包括學校的重要規(guī)章制度、歷史檔案、重大活動文件資料等。3.長期保管的文件資料主要包括學校的一般性規(guī)章制度、教學科研成果、學生檔案等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的文件資料主要包括學校的臨時性文件、一般性工作文件等，保管期限一般為1年至5年。（四）文件資料的清查1.學校文室應(yīng)定期對文件資料進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括文件資料的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制清查報告，對文件資料的清查情況進行總結(jié)和分析，并提出改進措施。七、文件資料的借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，學校內(nèi)部人員可借閱文室的文件資料。2.外單位因工作需要查閱學校文室文件資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱要求1.學校內(nèi)部人員借閱文件資料應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。2.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞文件資料。4.外單位查閱學校文室文件資料的，應(yīng)提前向?qū)W校文室提交查閱申請，說明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。經(jīng)學校文室負責人批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)在文室內(nèi)進行，不得將文件資料帶出文室。如需復(fù)印文件資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）歸還手續(xù)1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的文件資料，歸還時應(yīng)認真核對文件資料的數(shù)量、質(zhì)量等情況，確保文件資料的完整無損。2.文室管理人員應(yīng)對歸還的文件資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向借閱人員查明原因，并要求其承擔相應(yīng)的責任。八、文件資料的保密（一）保密范圍1.涉及學校機密的文件資料，如學校的發(fā)展規(guī)劃、財務(wù)狀況、人事任免等。2.涉及師生個人隱私的文件資料，如學生檔案、教師個人信息等。3.其他需要保密的文件資料。（二）保密措施1.文室管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露文件資料的內(nèi)容。2.對保密文件資料應(yīng)進行單獨存放，并采取加密存儲、限制訪問等措施。3.借閱保密文件資料的人員應(yīng)嚴格履行保密義務(wù)，不得將保密文件資料帶出文室或泄露給無關(guān)人員。4.對違反保密制度的行為，應(yīng)按照學校的相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。九、文件資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件資料。2.因工作失誤、重復(fù)形成等原因不需要保存的文件資料。3.其他需要銷毀的文件資料。（二）銷毀程序1.由文室管理人員對擬銷毀的文件資料進行清理、核對，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)學校文室負責人審核