學(xué)校發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校發(fā)文管理，確保學(xué)校文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高學(xué)校工作效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院在履行職責(zé)過程中形成的各類文件，包括但不限于通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：發(fā)文應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策要求及學(xué)校相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，語(yǔ)言表達(dá)清晰流暢。3.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，提高文件質(zhì)量，避免繁瑣冗長(zhǎng)，確保文件具有針對(duì)性和可操作性。4.及時(shí)保密原則：及時(shí)處理文件，確保文件傳遞和辦理的時(shí)效性；涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、發(fā)文主體與職責(zé)（一）發(fā)文主體學(xué)校發(fā)文主體包括學(xué)校黨委、行政、各職能部門、各學(xué)院。（二）職責(zé)分工1.學(xué)校黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室（以下簡(jiǎn)稱“兩辦”）負(fù)責(zé)學(xué)校發(fā)文的統(tǒng)籌管理工作，制定發(fā)文管理制度和流程，對(duì)發(fā)文進(jìn)行審核、編號(hào)、登記、分發(fā)、歸檔等。對(duì)各部門、各學(xué)院擬發(fā)文件進(jìn)行前置審核，提出修改意見，確保文件質(zhì)量。負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)涉及多個(gè)部門的文件起草工作。2.各職能部門根據(jù)學(xué)校工作部署和本部門職責(zé)，負(fù)責(zé)起草本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件。對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行部門內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容符合部門工作實(shí)際和相關(guān)政策法規(guī)。將審核后的文件送“兩辦”進(jìn)行統(tǒng)一審核、編號(hào)、登記等。3.各學(xué)院根據(jù)學(xué)校工作要求和學(xué)院實(shí)際情況，負(fù)責(zé)起草學(xué)院內(nèi)部管理、教學(xué)科研、學(xué)生工作等方面的文件。對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行學(xué)院內(nèi)部審核，確保文件符合學(xué)院工作需要和學(xué)校整體要求。將審核后的文件送“兩辦”進(jìn)行統(tǒng)一審核、編號(hào)、登記等。三、發(fā)文流程（一）文件起草1.明確發(fā)文目的和主題：發(fā)文部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，確定文件要解決的問題、傳達(dá)的信息或部署的工作任務(wù)，確保文件主題明確、重點(diǎn)突出。2.收集相關(guān)資料：起草文件前，應(yīng)廣泛收集與文件主題相關(guān)的政策法規(guī)、工作經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)資料等，為文件起草提供充分依據(jù)。3.擬定文件提綱：根據(jù)文件主題和內(nèi)容要求，擬定文件提綱，明確文件的結(jié)構(gòu)框架和各部分主要內(nèi)容。4.撰寫文件初稿：按照文件提綱，由專人負(fù)責(zé)撰寫文件初稿，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、條理清晰，語(yǔ)言表達(dá)符合公文規(guī)范。（二）部門審核1.文件起草完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性以及語(yǔ)言表達(dá)等方面。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面把關(guān)，確保文件符合本部門工作實(shí)際和學(xué)校整體要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與起草人員溝通修改，直至審核通過。（三）送審1.經(jīng)部門審核通過的文件，起草部門應(yīng)將文件送“兩辦”進(jìn)行審核。送審時(shí)應(yīng)提交文件紙質(zhì)稿一式兩份，并附上電子文檔。2.“兩辦”收到送審文件后，對(duì)文件的格式、內(nèi)容、程序等進(jìn)行全面審核。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與起草部門溝通，提出修改意見，起草部門應(yīng)根據(jù)意見進(jìn)行修改完善后再次送審。（四）會(huì)簽1.涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽文件由“兩辦”負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，明確會(huì)簽部門和會(huì)簽順序。2.會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行審核，并簽署意見。如無(wú)意見，應(yīng)注明“同意”；如有不同意見，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明理由。3.“兩辦”負(fù)責(zé)將會(huì)簽意見匯總整理，反饋給起草部門，起草部門應(yīng)根據(jù)會(huì)簽意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善。（五）簽發(fā)1.文件經(jīng)審核、會(huì)簽后，按照學(xué)校文件審批權(quán)限進(jìn)行簽發(fā)。以學(xué)校黨委名義發(fā)布的文件，由黨委書記簽發(fā)；以學(xué)校行政名義發(fā)布的文件，由校長(zhǎng)簽發(fā)；涉及學(xué)校重要工作部署、重大事項(xiàng)決策等文件，應(yīng)經(jīng)學(xué)校黨委常委會(huì)或校長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過后，由黨委書記或校長(zhǎng)簽發(fā)；以部門名義發(fā)布的文件，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以學(xué)院名義發(fā)布的文件，由學(xué)院黨委書記或院長(zhǎng)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審閱，簽署明確意見。如同意簽發(fā)，應(yīng)簽署“同意印發(fā)”字樣，并注明簽發(fā)日期；如不同意簽發(fā)，應(yīng)說(shuō)明理由，退回起草部門重新修改。（六）編號(hào)登記1.文件簽發(fā)后，由“兩辦”進(jìn)行編號(hào)登記。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，確保文件編號(hào)準(zhǔn)確、清晰，便于查詢和管理。2.登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級(jí)、緊急程度、主送單位、抄送單位、印發(fā)份數(shù)等。（七）排版印制1.“兩辦”根據(jù)文件登記信息，按照學(xué)校公文格式要求進(jìn)行排版。排版應(yīng)做到頁(yè)面布局合理、字體字號(hào)規(guī)范、格式統(tǒng)一美觀。2.排版完成后，交學(xué)校指定的印刷部門進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格控制文件質(zhì)量，確保字跡清晰、紙張質(zhì)量良好、裝訂整齊牢固。（八）分發(fā)歸檔1.文件印制完成后，由“兩辦”按照文件主送單位、抄送單位進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件能夠送達(dá)相關(guān)單位和人員手中。2.文件分發(fā)后，“兩辦”負(fù)責(zé)將文件原稿、修改稿、簽發(fā)稿、印制件等進(jìn)行整理歸檔。歸檔應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，便于查閱和利用。四、文件格式與編號(hào)（一）文件格式1.頁(yè)面設(shè)置：一般采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下、左、右各為2.5cm。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文一般用三號(hào)仿宋體，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體加粗，三級(jí)標(biāo)題用三號(hào)仿宋體加粗。3.行距：一般為固定值28磅。4.頁(yè)碼：位于頁(yè)面底端居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。5.落款：發(fā)文部門應(yīng)在文件右下角注明發(fā)文日期，并加蓋部門印章。聯(lián)合發(fā)文的，應(yīng)將各發(fā)文部門名稱按順序排列在文件右下角，加蓋各部門印章。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)由發(fā)文年份、發(fā)文順序號(hào)組成，年份用全稱，并用六角括號(hào)“〔〕”括入；順序號(hào)不編虛位，不加“第”字。例如：〔20XX〕XX號(hào)。2.學(xué)校黨委文件編號(hào)格式為：黨發(fā)〔XXXX〕XX號(hào)；學(xué)校行政文件編號(hào)格式為：校發(fā)〔XXXX〕XX號(hào)；部門文件編號(hào)格式為：部門代字〔XXXX〕XX號(hào)；學(xué)院文件編號(hào)格式為：院發(fā)〔XXXX〕XX號(hào)。五、文件密級(jí)與保密管理（一）密級(jí)劃分根據(jù)文件內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的程度，將文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。1.絕密級(jí)文件：是指涉及國(guó)家核心秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件。2.機(jī)密級(jí)文件：是指涉及國(guó)家重要秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。3.秘密級(jí)文件：是指涉及國(guó)家一般秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受一定損害的文件。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制知悉范圍：文件起草、審核、印發(fā)、傳遞、使用、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)嚴(yán)格限定知悉范圍，確保文件信息不被無(wú)關(guān)人員知曉。2.加強(qiáng)載體管理：涉密文件應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、專人保管、專柜存放等方式，防止文件丟失、被盜、被篡改。非涉密文件也應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。3.規(guī)范傳遞流程：涉密文件傳遞應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送達(dá)等符合保密要求的方式進(jìn)行，嚴(yán)禁通過普通郵政、快遞、互聯(lián)網(wǎng)等渠道傳遞。4.強(qiáng)化人員教育：加強(qiáng)對(duì)文件管理人員和接觸文件人員的保密教育，提高保密意識(shí)，明確保密責(zé)任，防止因人員疏忽導(dǎo)致文件泄密。六、文件廢止與修訂（一）文件廢止1.因國(guó)家法律法規(guī)、政策調(diào)整，或?qū)W校工作部署、管理體制發(fā)生變化，導(dǎo)致原文件內(nèi)容與現(xiàn)行規(guī)定不符或不再適用的，應(yīng)及時(shí)廢止。2.文件廢止由發(fā)文部門提出申請(qǐng)，經(jīng)“兩辦”審核后，報(bào)原發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。廢止文件應(yīng)在學(xué)校內(nèi)部發(fā)文公布，并在相關(guān)文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。（二）文件修訂1.文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題或需要進(jìn)一步完善的，發(fā)文部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂。2.文件修訂程序與發(fā)文程序相同，修訂后的文件應(yīng)重新編號(hào)、登記、印發(fā)，并注明修訂日期和修訂內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.“兩辦”負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校發(fā)文管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)文程序是否規(guī)范、文件質(zhì)量是否符合要求、文件執(zhí)行情況是否良好等。2.各部門、各學(xué)院應(yīng)積極配合“兩辦”的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)文件資料和工作情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將發(fā)文管理工作納入學(xué)校各部門、各學(xué)院年度工作考核內(nèi)容，