工地檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強工地檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、竣工驗收、后期維護及管理提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承建的各類工地檔案管理工作，包括但不限于建筑工程、市政工程、水利工程等項目。（三）管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善工地檔案管理制度、流程和標準。指導、監(jiān)督和檢查各項目工地檔案管理工作。負責工地檔案的集中收集、整理、歸檔、保管和利用工作。組織檔案管理培訓，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和技能。2.項目負責人職責對本項目工地檔案管理工作負總責，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進行。協(xié)調(diào)各部門和人員，落實檔案管理工作所需的資源和條件。定期檢查項目檔案管理工作進展情況，及時解決存在的問題。3.各部門職責負責本部門形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好項目檔案的整理、審核和驗收工作。在工作中積極支持和協(xié)助檔案管理工作，確保檔案的真實、完整。（四）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映工程建設(shè)的全過程和實際情況。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，確保檔案齊全完整。3.準確性原則：文件材料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在聯(lián)系和檔案形成規(guī)律，進行科學分類和整理。5.及時性原則：文件材料應及時收集、整理和歸檔，確保檔案的時效性。二、檔案的分類與編號（一）分類1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知、工程洽商記錄等。3.施工過程文件：施工日志、工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.工程質(zhì)量文件：質(zhì)量檢驗評定資料、質(zhì)量事故處理記錄等。5.安全與文明施工文件：安全生產(chǎn)許可證、安全專項方案、安全檢查記錄、文明施工措施費使用記錄等。6.工程進度文件：工程進度計劃、進度報表、工程進度照片等。7.工程造價文件：工程預算書、工程結(jié)算書、工程款支付憑證等。8.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。9.其他文件：與工程建設(shè)有關(guān)的會議紀要、來往函件、榮譽證書等。（二）編號1.檔案編號采用“項目名稱分類代碼順序號”的結(jié)構(gòu)。2.項目名稱：填寫具體的工程名稱。3.分類代碼：按照上述分類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示工程前期文件，“02”表示施工技術(shù)文件等。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應及時將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.收集的文件材料應原件為主，如因特殊原因無法提供原件的，應提供清晰的復印件，并注明原件存放處。（二）整理要求1.按照檔案分類標準，對收集的文件材料進行分類整理。2.同一類文件應按照時間順序排列，不同類文件之間應保持邏輯關(guān)系。3.每份文件應編制頁碼，并填寫文件目錄，目錄內(nèi)容應包括文件編號、文件題名、日期、頁號等。4.對破損或褪色的文件材料，應進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程前期文件應在項目立項后及時歸檔。2.施工過程中的文件材料應隨工程進度同步歸檔，每月底集中整理歸檔一次。3.工程竣工驗收后，應在一個月內(nèi)完成全部檔案的歸檔工作。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的文件材料移交項目負責人審核。2.項目負責人審核無誤后，填寫檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行檢查、核對，符合要求的予以歸檔，并在移交清單上簽字確認。五、檔案的保管（一）保管場所1.應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管方式1.檔案應分類存放，不同類別的檔案應分開保管。2.對重要的檔案應進行備份，備份可采用紙質(zhì)或電子形式，并存放在不同的地點。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.工程前期文件、竣工驗收文件等永久性保存。2.施工技術(shù)文件、施工過程文件、工程質(zhì)量文件、安全與文明施工文件、工程進度文件、工程造價文件等保存期限為工程竣工后不少于五年。3.其他文件保存期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于三年。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.工程建設(shè)相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要查閱檔案。（二）利用流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記上簽字確認。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)進行管理，未經(jīng)批準不得查閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，如因特殊原因需要外借的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期限不得超過規(guī)定時間，到期應及時歸還。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、檔案管理部門負責人批準后，予以銷毀。2.銷毀檔案應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報上級主管部門備案。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。八、檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化管理目標建立工地檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入到管理信息系統(tǒng)中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：利用管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息。3.檔案借閱管理：通過管理信息系統(tǒng)辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況。4.檔案統(tǒng)計分析：對檔案管理數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備安全可靠、操作簡便、功能完善等特點。2.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各項目工地檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各項目工地檔案管理