實名采集管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織的信息管理，規(guī)范實名采集行為，確保信息的真實性、準確性和完整性，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及實名采集工作的部門、崗位及人員，包括但不限于人力資源部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：實名采集工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保采集行為的合法性和正當性。2.真實準確原則：所采集的實名信息應(yīng)真實、準確反映相關(guān)人員的實際情況，不得虛假填報或故意隱瞞。3.安全保密原則：對采集到的實名信息要妥善保管，采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改或丟失。4.最小化原則：在滿足工作需要的前提下，盡量減少實名采集的范圍和內(nèi)容，避免過度采集個人信息。二、實名采集的范圍與內(nèi)容（一）人員基本信息1.個人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼等。2.聯(lián)系方式：手機號碼、電子郵箱等。3.家庭住址：現(xiàn)居住地址等。（二）崗位相關(guān)信息1.入職信息：入職時間、崗位名稱、崗位職責等。2.工作經(jīng)歷：過往工作單位、工作時間、擔任職務(wù)等。3.培訓記錄：參加的各類培訓課程、培訓時間、培訓成果等。（三）其他相關(guān)信息1.資質(zhì)證書：專業(yè)資格證書、技能證書等。2.獎懲記錄：公司/組織內(nèi)部及外部的獎懲情況。3.特殊情況說明：如殘疾情況、特殊工作需求等相關(guān)說明。三、實名采集的流程（一）信息收集準備1.明確采集需求：各部門根據(jù)工作實際需要，確定實名采集的具體信息內(nèi)容和范圍，并填寫《實名采集信息需求申請表》，詳細說明采集目的、信息內(nèi)容、采集對象、采集時間等。2.制定采集方案：信息技術(shù)部門根據(jù)各部門的需求，制定實名采集方案，明確采集方式（如線上采集、線下采集等）、采集渠道（如系統(tǒng)錄入、表格填寫等）、數(shù)據(jù)格式要求等，并確保采集方案符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。3.準備相關(guān)材料：根據(jù)采集方案，準備相應(yīng)的采集表格、宣傳資料等，確保采集過程的順利進行。（二）信息采集實施1.告知采集對象：通過適當方式向采集對象告知實名采集的目的、范圍、方式、用途及相關(guān)權(quán)利義務(wù)，確保采集對象知曉并同意采集其信息。告知方式可采用書面通知、電子郵件、系統(tǒng)提示等，同時要求采集對象簽署《實名信息采集同意書》。2.開展信息采集：按照采集方案確定的方式和渠道，組織相關(guān)人員進行信息采集工作。采集過程中，工作人員應(yīng)指導采集對象正確填寫信息，確保信息的準確性和完整性。對于線上采集，要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性；對于線下采集，要及時對采集到的信息進行整理和錄入。3.信息審核：采集完成后，由專人對采集到的實名信息進行審核。審核內(nèi)容包括信息的真實性、準確性、完整性以及是否符合采集要求等。對于審核不通過的信息，及時與采集對象溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。（三）信息存儲與管理1.存儲方式：審核通過的實名信息應(yīng)及時存儲到公司/組織指定的信息系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中。存儲方式應(yīng)確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性，同時要定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.權(quán)限管理：根據(jù)工作需要，對實名信息的訪問權(quán)限進行嚴格管理。設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限級別，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相關(guān)信息。同時，要記錄和審計信息訪問操作，以便追溯和查詢。3.數(shù)據(jù)維護：定期對存儲的實名信息進行維護和更新，確保信息的時效性和準確性。對于離職人員、信息變更等情況，要及時進行相應(yīng)的處理，保證數(shù)據(jù)的一致性。四、實名采集信息的使用與共享（一）使用原則1.合法使用原則：實名采集信息的使用必須符合法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定，不得用于非法目的或超出授權(quán)范圍使用。2.目的明確原則：信息使用應(yīng)基于明確的業(yè)務(wù)目的，與采集目的相一致，不得濫用信息。3.授權(quán)使用原則：未經(jīng)信息所有者授權(quán)，不得擅自使用其實名信息。（二）內(nèi)部使用1.人力資源管理：用于員工招聘、培訓、績效考核、薪酬管理、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等人力資源相關(guān)工作。2.業(yè)務(wù)運營：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在客戶服務(wù)、項目管理、業(yè)務(wù)拓展等方面使用實名信息，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。3.合規(guī)與風險管理：用于內(nèi)部審計、合規(guī)檢查、風險評估等工作，確保公司/組織運營符合法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)定。（三）外部共享1.合作伙伴共享：在與合作伙伴開展業(yè)務(wù)合作時，如供應(yīng)商、經(jīng)銷商、外包服務(wù)提供商等，根據(jù)合作協(xié)議和業(yè)務(wù)需要，在確保信息安全和合規(guī)的前提下，向其共享必要的實名信息。共享前，需與合作伙伴簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和信息安全責任。2.法律法規(guī)要求共享：根據(jù)法律法規(guī)的要求，如司法機關(guān)依法查詢、行政機關(guān)依法調(diào)取等，配合提供相關(guān)實名信息。在提供信息時，要嚴格按照法定程序進行，確保信息提供的合法性和準確性。五、安全保密措施（一）物理安全1.辦公場所安全：對存放實名信息的辦公場所采取必要的安全防范措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進入。2.存儲設(shè)備安全：對存儲實名信息的服務(wù)器、存儲介質(zhì)等設(shè)備進行定期維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。同時，對設(shè)備采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.網(wǎng)絡(luò)訪問控制：建立完善的網(wǎng)絡(luò)訪問控制機制，對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)進行隔離，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.數(shù)據(jù)傳輸安全：在實名信息傳輸過程中，采用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加密傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的保密性和完整性。（三）人員安全管理1.人員背景審查：對涉及實名信息管理的工作人員進行嚴格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全意識。2.安全培訓教育：定期對工作人員進行安全保密培訓教育，提高其安全意識和操作技能，使其熟悉實名信息管理的安全規(guī)定和流程。3.人員權(quán)限管理：根據(jù)工作人員的工作職責，合理分配信息訪問權(quán)限，嚴格限制其對實名信息的訪問范圍和操作權(quán)限。同時，定期對工作人員的權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限的合理性和合規(guī)性。（四）信息安全審計1.審計制度建立：建立健全實名信息安全審計制度，定期對實名信息的采集、存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)進行審計，檢查是否存在違規(guī)操作和安全隱患。2.審計記錄與分析：詳細記錄審計過程和結(jié)果，對審計發(fā)現(xiàn)的問題進行及時分析和處理，并采取相應(yīng)的改進措施，不斷完善信息安全管理體系。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機構(gòu)或崗位，負責對實名采集管理工作進行日常監(jiān)督檢查。定期對實名采集流程、信息使用情況、安全保密措施等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：積極接受政府監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，配合提供相關(guān)資料和信息，及時整改存在的問題，確保實名采集管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。（二）檢查內(nèi)容1.采集合規(guī)性檢查：檢查實名采集行為是否符合法律法規(guī)、公司/組織規(guī)定以及采集方案的要求，是否存在未經(jīng)授權(quán)采集、過度采集等違規(guī)行為。2.信息質(zhì)量檢查：對采集到的實名信息進行質(zhì)量檢查，包括信息的真實性、準確性、完整性等方面，確保信息能夠真實反映相關(guān)人員的實際情況。3.安全保密措施檢查：檢查安全保密措施的落實情況，如物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、人員安全管理等方面是否存在漏洞和風險，信息存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)是否符合安全保密要求。4.信息使用與共享檢查：檢查實名采集信息的使用和共享是否符合規(guī)定，是否存在未經(jīng)授權(quán)使用、超范圍共享等違規(guī)行為，信息使用和共享過程中的授權(quán)手續(xù)是否完備。（三）問題處理與整改1.問題發(fā)現(xiàn)與反饋：監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并反饋給相關(guān)責任部門和人員。責任部門和人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對問題進行分析和說明，并提出整改措施。2.整改落實：責任部門和人員應(yīng)按照整改措施認真進行整改，確保問題得到有效解決。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查部門提交整改報告，由監(jiān)督檢查部門進行復(fù)查，確認整改效果。3.責任追究：對于違反實名采集管理辦法的行為，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任部門和人員進行責任追究。責任追究方式包括警告、罰款、辭退等，同時要對違規(guī)行為造成的損失進行賠償。七