常熟檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強常熟地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效保護和利用檔案資源，為地區(qū)經濟社會發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于常熟市行政區(qū)域內各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。檔案工作在黨委和政府的統(tǒng)一領導下，實行分級負責、屬地管理，確保檔案管理工作的有序開展。2.集中管理原則。各單位應設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對本單位各類檔案進行集中統(tǒng)一管理。3.完整準確原則。檔案管理應確保檔案內容的真實、完整、準確，全面反映單位各項工作的歷史面貌。4.安全保密原則。加強檔案安全防護措施，確保檔案信息的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）定義本辦法所稱檔案，是指各單位在工作活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置1.常熟市檔案局是全市檔案工作的行政管理部門，負責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃并組織實施，監(jiān)督指導全市檔案工作。2.各單位應根據工作需要，設立獨立的檔案管理機構或指定專門的檔案管理部門，并配備相應的檔案管理人員。檔案管理機構應保持相對穩(wěn)定，確需調整的，應報同級檔案行政管理部門備案。（二）檔案管理機構職責1.檔案局職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，起草本市檔案工作的規(guī)范性文件并組織實施。制定全市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，組織開展檔案工作業(yè)務培訓和宣傳教育活動。監(jiān)督指導全市各級各類檔案機構的檔案業(yè)務工作，依法查處檔案違法行為。組織開展檔案理論研究和學術交流活動，推進檔案信息化建設。負責接收、征集、整理、保管和提供利用本市重要檔案資料，維護檔案的完整與安全。2.單位檔案管理機構職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，制定本單位檔案工作計劃并組織實施。負責收集、整理、歸檔本單位在各項工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整、準確。建立健全檔案管理制度，對檔案進行科學分類、編號、編目和保管，確保檔案的安全。積極開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。負責向同級檔案行政管理部門報送檔案工作統(tǒng)計報表，定期報告檔案管理工作情況。組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。為單位各項工作提供檔案信息服務，積極開發(fā)利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案的作用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應按照國家有關規(guī)定和本單位實際工作需要，確定檔案收集范圍，確保應歸檔的文件材料齊全完整。2.重點收集反映本單位主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務工作、基本建設項目、科研成果、資產產權變動、機構沿革、榮譽獎勵等方面的文件材料。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件材料，應按照保密規(guī)定進行收集和管理。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確地收集齊全。2.收集的文件材料應保持其真實性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對電子文件的收集，應遵循電子文件管理相關標準和規(guī)范，確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數(shù)據完整。（三）整理原則1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，對檔案進行分類、組合、排列和編目，使檔案整理系統(tǒng)化、規(guī)范化。（四）整理方法1.分類檔案分類應根據本單位檔案的實際情況，采用科學合理的分類方法。一般可按照年度、機構（問題）、保管期限等進行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據，將檔案分為不同年度類別。機構（問題）分類根據本單位內部機構設置或業(yè)務職能，將檔案分為不同的機構（問題）類別。保管期限分類按照檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。2.編號對分類后的檔案應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結合的方式。檔案編號應按照分類體系依次編排，便于檔案的查找和管理。3.編目檔案編目應包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限、密級等項目。編目應準確、清晰，便于檔案的檢索和利用。電子檔案應同時進行元數(shù)據著錄，確保電子檔案的可讀性和可理解性。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應遠離易燃、易爆物品倉庫和水源地，保持通風良好，溫度、濕度適宜。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保管設備1.檔案架（柜）應堅固耐用，符合檔案保管要求，能夠有效保護檔案。檔案架（柜）應排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.應配備必要的檔案裝具，如檔案盒、卷皮等，檔案裝具應符合國家有關標準和規(guī)范，確保檔案的安全存放。3.對于電子檔案，應配備專用的存儲設備，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據備份，確保電子檔案數(shù)據的安全。（三）檔案保管要求1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，標識清晰。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.定期對檔案進行清點核對，做到賬物相符，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并采取相應措施。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.對電子檔案應進行嚴格的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據備份等措施，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循依法、依規(guī)、安全、便捷的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。2.各單位應積極主動地為社會各界提供檔案信息服務，滿足社會對檔案利用的需求。（二）利用方式1.查閱單位內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理機構查閱。外單位人員查閱檔案的，應持有單位介紹信或相關證明材料，經檔案管理機構負責人審批后，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案的，還應經單位分管領導批準。檔案查閱應在檔案管理機構指定的場所進行，查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人和檔案管理機構負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱重要檔案的，還應經單位分管領導批準。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。3.出具證明單位或個人需要檔案管理機構出具檔案證明的，應填寫檔案證明申請表，說明證明用途和所需證明的檔案內容。檔案管理機構應根據檔案原件進行核實，如實出具檔案證明，并加蓋檔案管理機構印章。（三）利用登記1.檔案管理機構應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記。2.登記內容應包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、審批人等信息。3.檔案利用登記應及時、準確、完整，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.檔案鑒定工作應在檔案管理機構負責人的組織下，由檔案管理人員和相關業(yè)務人員共同參與進行。（二）鑒定標準1.根據國家有關規(guī)定和本單位檔案保管期限表，對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，應進行鑒定銷毀。鑒定銷毀檔案時，應重點審查檔案內容是否涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等。3.對涉及重要歷史事件、重大決策、重要業(yè)務工作等方面的檔案，應適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理機構定期對檔案進行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織檔案鑒定小組，對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組根據鑒定意見，編制檔案鑒定報告，明確需要銷毀的檔案清單。4.檔案鑒定報告應報單位分管領導審批，經批準后實施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.對批準銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.推進常熟地區(qū)檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。2.建立覆蓋全市各級各類檔案機構的檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和資源共享。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化對館藏重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。檔案數(shù)字化應遵循國家有關標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質量和安全性。2.檔案管理系統(tǒng)建設各單位應建立本單位的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案著錄、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。3.檔案信息資源共享平臺建設常熟市檔案局應建立全市檔案信息資源共享平臺，整合全市各級各類檔案機構的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和共享利用。檔案信息資源共享平臺應與各單位檔案管理系統(tǒng)進行對接，確保檔案信息的實時更新和互聯(lián)互通。（三）安全保障1.加強檔案信息化安全管理，建立健全檔案信息化安全制度，明確安全責任，確保檔案信息的安全。2.采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據加密、身份認證等安全技術措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保檔案信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.常熟市檔案局負責對全市各級各類檔案機構的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位應加強對本單位檔案管理工作的內部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理機構設置和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務工作開展情況。4.檔案信息化建設情況。5.檔案安全保密措施落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。常熟市檔案局定期對全市檔案管理工作進行全面檢查，各單位應定期開展本單位檔案管理工作自查。2.專項檢查。根據工作需要，對特定