士兵檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)士兵檔案管理，確保士兵檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確和安全，充分發(fā)揮士兵檔案在軍隊(duì)建設(shè)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊(duì)相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于現(xiàn)役士兵檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。士兵檔案由軍隊(duì)各級(jí)政治工作部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映士兵的經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取有效措施確保士兵檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則。在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷高效的服務(wù)。二、職責(zé)分工（一）軍隊(duì)各級(jí)政治工作部門職責(zé)1.總政治部負(fù)責(zé)全軍士兵檔案管理工作的規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督。2.軍區(qū)級(jí)單位政治工作部門負(fù)責(zé)本軍區(qū)范圍內(nèi)士兵檔案管理工作的組織實(shí)施和檢查指導(dǎo)。3.軍級(jí)單位政治工作部門負(fù)責(zé)本軍范圍內(nèi)士兵檔案管理工作的具體落實(shí)和日常管理。4.師、旅、團(tuán)級(jí)單位政治工作部門負(fù)責(zé)本單位士兵檔案的收集、整理、保管、查閱等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)士兵檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案資料的完整和安全。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，做好登記和記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并妥善處理。三、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括士兵入伍登記表、士兵登記表、軍銜晉升報(bào)告表等，記錄士兵的基本信息、入伍時(shí)間、服役經(jīng)歷等。（二）自傳材料士兵撰寫的反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等情況的材料。（三）鑒定、考核、考察材料包括士兵年度鑒定、立功受獎(jiǎng)審批表、干部選拔任用考察材料等，反映士兵的綜合素質(zhì)和工作表現(xiàn)。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)材料士兵的學(xué)歷證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等相關(guān)材料。（五）政審材料入伍政審表、政治歷史情況審查表等，證明士兵的政治背景和歷史清白。（六）黨團(tuán)材料入黨志愿書、入團(tuán)志愿書、黨員登記表等，記錄士兵的黨團(tuán)關(guān)系和政治面貌。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料各種獎(jiǎng)勵(lì)的證書、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀等，表彰士兵的突出貢獻(xiàn)和優(yōu)秀表現(xiàn)。（八）處分材料對(duì)士兵違紀(jì)違規(guī)行為作出的處分決定等材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料士兵的工資變動(dòng)情況、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表等相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料如士兵的健康體檢表、家庭情況登記表等。四、檔案收集與整理（一）收集1.士兵檔案材料形成部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將相關(guān)材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)材料缺失或不完整的，及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充收集。（二）整理1.按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案材料排列有序。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，便于查找和利用。3.剔除重復(fù)、無效的材料，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱士兵檔案的，必須填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位政治工作部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱士兵檔案的，必須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位政治工作部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)政治工作部門備案后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在借閱登記表上簽字。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.士兵退出現(xiàn)役、調(diào)動(dòng)工作、晉升職務(wù)等需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章。2.將檔案轉(zhuǎn)遞通知單和檔案一并交機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿?，并辦理交接手續(xù)。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)檔案內(nèi)容和轉(zhuǎn)遞通知單，并在回執(zhí)上簽字蓋章后寄回原檔案管理部門。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.逐步建立完善士兵檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。（二）信息化管理要求1.嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，采取加密、備份等措施，確保電子檔案的安全。2.授權(quán)使用電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。3.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)士兵檔案的數(shù)量、類別、變動(dòng)情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）分析1.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解士兵隊(duì)伍的基本情況、發(fā)展趨勢(shì)等。2.通過檔案分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體軍隊(duì)各級(jí)政治工作部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位士兵檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作是否規(guī)范。3.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案信息化管理情況。（三）問題處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的