客戶禮品管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司客戶禮品管理，確保禮品的選擇、采購、贈送、記錄等環(huán)節(jié)合法、合規(guī)、有序進行，增強客戶滿意度，提升公司形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)往來中涉及的客戶禮品管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保禮品管理活動合法合規(guī)。2.適度性原則：禮品的選擇和贈送應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、客戶重要程度等因素適度進行，避免過度或不當(dāng)贈送。3.針對性原則：禮品應(yīng)具有針對性，能夠體現(xiàn)公司對客戶的關(guān)注和尊重，與客戶需求和公司業(yè)務(wù)相契合。4.記錄與透明原則：對禮品的采購、贈送、使用等情況進行詳細記錄，確保管理過程透明可查。二、禮品預(yù)算管理（一）預(yù)算制定1.各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和客戶維護需求，在每年年初制定客戶禮品預(yù)算草案，明確禮品的種類、預(yù)計數(shù)量、預(yù)算金額等。2.預(yù)算草案經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至公司財務(wù)部門進行匯總和初步審核。3.財務(wù)部門結(jié)合公司年度財務(wù)狀況和整體戰(zhàn)略目標(biāo)，對各部門預(yù)算草案進行綜合平衡，形成公司年度客戶禮品預(yù)算方案，報公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.客戶禮品預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，各部門必須嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自突破預(yù)算額度。2.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)拓展或特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，相關(guān)部門應(yīng)提前提出書面申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對整體預(yù)算的影響，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司管理層批準(zhǔn)后方可調(diào)整。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財務(wù)部門負責(zé)對客戶禮品預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期（每季度）向公司管理層匯報預(yù)算執(zhí)行進度。2.各部門應(yīng)定期自查本部門禮品預(yù)算執(zhí)行情況，確保預(yù)算使用合理、合規(guī)。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時分析原因并采取措施進行糾正。三、禮品選擇與采購（一）禮品選擇標(biāo)準(zhǔn)1.品質(zhì)優(yōu)良：選擇質(zhì)量可靠、工藝精湛、具有一定品牌價值的禮品，確保禮品能夠體現(xiàn)公司的良好形象。2.適用性強：根據(jù)客戶的行業(yè)特點、興趣愛好、文化背景等因素，選擇具有針對性和實用性的禮品，避免贈送過于昂貴或不實用的禮品。3.合規(guī)合法：禮品的內(nèi)容和形式應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得涉及違法、違規(guī)、低俗、迷信等不良內(nèi)容。4.易于攜帶和保存：考慮客戶在接收和使用禮品過程中的便利性，選擇便于攜帶、易于保存的禮品。（二）禮品采購渠道1.集中采購：對于通用性較強、需求量較大的禮品，由公司采購部門通過招標(biāo)、詢價等方式進行集中采購，以獲取更優(yōu)惠的價格和更好的服務(wù)。2.定點采購：與一些信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量有保障的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，簽訂定點采購協(xié)議，確保禮品的穩(wěn)定供應(yīng)和質(zhì)量保證。3.自主采購：對于一些具有特殊要求或個性化需求的禮品，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，相關(guān)部門可自行采購，但應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購流程進行操作，并確保采購過程的合規(guī)性。（三）采購流程1.需求申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫禮品采購申請表，詳細說明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.采購審批：禮品采購申請表提交至公司采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的禮品采購，還需報公司總經(jīng)理審批。3.采購實施：采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，按照既定的采購渠道和采購方式進行采購。在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購過程合法合規(guī)。4.驗收與入庫：禮品采購到貨后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。四、禮品贈送管理（一）贈送時機1.重要節(jié)日：如春節(jié)、中秋節(jié)、圣誕節(jié)等，向客戶贈送節(jié)日禮品，表達公司的節(jié)日祝福。2.業(yè)務(wù)合作周年：在與客戶建立業(yè)務(wù)合作周年紀(jì)念日，贈送禮品，回顧合作歷程，增進客戶感情。3.客戶生日：為重要客戶送上生日祝福禮品，體現(xiàn)公司對客戶的關(guān)懷。4.重大業(yè)務(wù)成果：當(dāng)與客戶達成重大業(yè)務(wù)合作、取得重要項目成果等情況下，贈送禮品，感謝客戶的支持與合作。（二）贈送方式1.直接贈送：對于一些便于攜帶和交付的禮品，可由公司相關(guān)人員直接將禮品送到客戶手中，并向客戶表達公司的心意和祝福。2.郵寄贈送：對于一些不便于直接交付或客戶所在地較遠的情況，可通過郵政快遞等方式將禮品郵寄給客戶，并附上公司的問候信。3.活動贈送：結(jié)合公司舉辦的各類商務(wù)活動、客戶答謝會等，在活動現(xiàn)場向客戶贈送禮品，增強與客戶的互動和溝通。（三）贈送記錄1.每次禮品贈送前，負責(zé)贈送的人員應(yīng)填寫禮品贈送登記表，詳細記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、贈送對象、贈送時間、贈送方式等信息。2.禮品贈送登記表應(yīng)一式兩份，一份由贈送人員留存，一份交公司行政部門存檔。行政部門應(yīng)定期對禮品贈送登記表進行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計。五、禮品使用管理（一）禮品領(lǐng)用1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品時，應(yīng)填寫禮品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.禮品領(lǐng)用申請表提交至公司行政部門，行政部門根據(jù)庫存情況進行審核，審核通過后辦理禮品領(lǐng)用手續(xù)，并在禮品庫存臺賬中進行記錄。（二）禮品使用監(jiān)督1.行政部門負責(zé)對禮品的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保禮品按照規(guī)定的用途和方式使用，不得挪作他用。2.各部門應(yīng)定期向行政部門匯報禮品使用情況，如發(fā)現(xiàn)禮品使用過程中存在問題或異常情況，應(yīng)及時向行政部門報告并采取措施進行處理。（三）禮品核銷1.禮品使用完畢后，使用部門應(yīng)及時填寫禮品核銷申請表，附上禮品使用情況說明、相關(guān)證明材料等，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至公司行政部門。2.行政部門對禮品核銷申請表及相關(guān)材料進行審核，審核通過后辦理禮品核銷手續(xù)，并在禮品庫存臺賬中核銷相應(yīng)禮品記錄。六、禮品登記與盤點（一）禮品登記1.公司行政部門應(yīng)建立完善的禮品登記制度，對所有采購入庫的禮品進行詳細登記，包括禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、供應(yīng)商等信息。2.禮品登記應(yīng)采用電子臺賬和紙質(zhì)臺賬相結(jié)合的方式進行，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。（二）禮品盤點1.行政部門應(yīng)定期（每半年）對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應(yīng)由行政部門會同財務(wù)部門共同進行。2.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制禮品盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈盤虧情況及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧情況，應(yīng)及時查明原因并進行相應(yīng)處理。七、禮品管理的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對客戶禮品管理情況進行定期審計監(jiān)督，檢查禮品管理活動是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.審計部門應(yīng)重點關(guān)注禮品預(yù)算執(zhí)行情況、采購過程的合規(guī)性、贈送記錄的完整性、禮品使用的合理性等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供客戶禮品管理相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)高度重視，認真整改，并及時將整改情況反饋給相關(guān)外部機構(gòu)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自突破禮品預(yù)算額度的。2.禮品選擇不符合本辦法規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，如選擇違法、違規(guī)、低俗、迷信等不良內(nèi)容禮品的。3.在禮品采購過程中存在貪污受賄、謀取私利等違法違規(guī)行為的。4.未按照規(guī)定進行禮品贈送登記、領(lǐng)用、核銷等管理工作，導(dǎo)致禮品管理混亂的。5.擅自挪用禮品或改變禮品用途的。（二）處理措施1.對于違反本辦法的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、警告、罰款等處理措施。2.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)