對公郵箱管理辦法一、總則（一）目的為加強公司對公郵箱的管理，規(guī)范郵箱使用行為，確保公司信息安全與高效溝通，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在工作中使用的對公郵箱。（三）基本原則1.安全保密原則：確保郵箱信息的安全性和保密性，防止信息泄露。2.規(guī)范使用原則：嚴格按照規(guī)定的流程和方式使用郵箱，保證郵件內(nèi)容的規(guī)范性和準確性。3.高效溝通原則：充分發(fā)揮郵箱的溝通作用，提高工作效率，促進公司內(nèi)部及與外部合作伙伴的有效交流。二、郵箱賬號管理（一）賬號申請1.因工作需要使用對公郵箱的員工，應填寫《對公郵箱賬號申請表》，注明姓名、部門、崗位、申請郵箱用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至公司行政部門。3.行政部門根據(jù)公司郵箱資源情況進行審批，審批通過后為申請人開通郵箱賬號，并告知其賬號及初始密碼。（二）賬號使用1.員工應妥善保管自己的郵箱賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。2.若發(fā)現(xiàn)賬號存在異常登錄情況，應立即通知行政部門，并及時修改密碼。（三）賬號停用與注銷1.員工離職或崗位變動不再需要使用對公郵箱時，所在部門負責人應及時通知行政部門停用該賬號。2.行政部門在確認賬號停用需求后，對郵箱內(nèi)的重要信息進行備份（如有需要），然后注銷該賬號。三、郵箱使用規(guī)范（一）郵件主題1.郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件主要內(nèi)容，避免使用模糊或無意義的主題。2.主題應包含關(guān)鍵信息，如項目名稱、事項類別等，以便收件人快速了解郵件主旨。（二）郵件正文1.郵件正文應條理清晰，邏輯連貫。開頭應簡要說明發(fā)件目的，然后詳細闡述主要內(nèi)容，結(jié)尾可適當表達期望回復或下一步行動等。2.使用規(guī)范的語言文字，避免錯別字、語病和生僻詞匯，確保收件人能夠準確理解郵件內(nèi)容。3.涉及重要事項或復雜問題的郵件，應分段表述，必要時可使用序號、小標題等進行分層，增強可讀性。（三）郵件附件1.如有需要添加附件，應在正文中明確說明附件內(nèi)容，并確保附件命名準確、清晰，便于收件人識別。2.控制附件大小，避免因附件過大導致郵件發(fā)送失敗或接收方下載困難。對于較大的文件，可考慮通過云盤等方式共享，并在郵件中提供下載鏈接。3.確保附件內(nèi)容真實、合法、有效，不包含病毒、惡意軟件或其他有害信息。（四）郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件前，應仔細核對收件人郵箱地址，確保準確無誤。避免因地址錯誤導致郵件無法送達或誤發(fā)他人。2.根據(jù)郵件內(nèi)容和重要程度，合理選擇收件人。避免不必要的抄送和密送，以免造成收件人信息過載。3.對于重要郵件，建議在發(fā)送前進行預覽或檢查，確保郵件內(nèi)容完整、格式正確。（五）郵件回復1.收到郵件后，應及時回復。對于緊急事項，應在[具體時長]內(nèi)給予答復；對于一般事項，也應在合理時間內(nèi)回復，避免讓發(fā)件人久等。2.回復郵件時，應針對發(fā)件人的問題進行明確回應，如有需要可附上相關(guān)說明或補充信息。3.若郵件內(nèi)容涉及多個問題或需要進一步溝通，應逐一進行回復，確保條理清晰。四、信息安全管理（一）密碼安全1.員工應定期修改郵箱密碼，密碼應具備一定的強度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于[具體位數(shù)]。2.避免使用與個人信息相關(guān)的簡單密碼，如生日、電話號碼等，防止被他人輕易破解。（二）郵件內(nèi)容安全1.不得在郵件中傳播國家法律法規(guī)禁止的信息，如淫穢、暴力、恐怖、反動等內(nèi)容。2.嚴格遵守公司保密制度，對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等內(nèi)容的郵件，應采取加密、限制訪問等安全措施。3.不隨意轉(zhuǎn)發(fā)來源不明或未經(jīng)證實的郵件信息，避免造成不良影響或信息泄露。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.在使用郵箱過程中，注意防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件。不輕易點擊郵件中的不明鏈接或下載可疑附件，以免遭受詐騙或感染病毒。2.如發(fā)現(xiàn)郵箱存在異常行為，如頻繁收到不明郵件、自動發(fā)送郵件等，應立即斷開網(wǎng)絡(luò)連接，并通知行政部門進行處理。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責定期對員工對公郵箱的使用情況進行檢查，包括賬號使用規(guī)范、郵件內(nèi)容合規(guī)性等方面。2.各部門負責人應加強對本部門員工郵箱使用的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒并糾正。（二）違規(guī)處理1.對于違反本管理辦法的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處理。2.初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予口頭警告；多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，將給予書面警告、績效扣分直至解除勞動合同等處罰。3.因郵箱使用違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)員工應承擔相應的賠償